タイムカードがない会社は違法？残業代などを管理できるおすすめ勤怠管理システムを紹介

タイムカードにより、始業時刻・終業時刻等を紙で書き込んでいる会社も多く、職場や執務エリアの入口に設置されている場合がほとんどでしょう。

しかし、従業員が少ないからとタイムカードを設置していないと、正確な従業員の労働時間の管理が出来ない事態も想定されます。

タイムカードを設置していないために、社内でトラブルが起こることもあり得るので、何らかの勤怠管理システムの導入は検討するべきです。

この記事では、タイムカードの必要性と、会社が従業員の労働時間を管理する方法、おすすめの勤怠管理システム、勤怠管理システムを導入するメリットや注意点等について解説します。

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タイムカードがない会社は違法なのか？

こちらでは、その違法性や政府の定めたガイドラインについて解説します。

結論では違法と言えない

政府はあくまで、タイムカード等による客観的な記録をもと、労働時間を適正に管理するよう求めています。

つまり、仮にタイムカードを使用していなくても違法ではありません。

ということは、各従業員の自己申告制にしても構わないということです。

ただし、政府は使用者に従業員が不利とならないよう配慮すべきガイドラインを作成しています。

以下ではそのガイドラインについて詳しく解説します。

使用者が講ずべき措置に関するガイドライン

2017年1月に政府は、使用者が講ずるべき措置の内容を次のように定めました。

出典：https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudoukijun/roudouzikan/070614-2.html

自己申告制を導入しても、会社側には従業員が不利とならない措置を要求しています。

管理しやすく、かつ正確な労働時間の算定のため、勤怠管理システムを導入するのが最も有効な方法と言えるでしょう。

タイムカードの必要性とは？

こちらでは、タイムカードとは何か、タイムカードの必要性について解説します。

タイムカードとは

タイムカードとは、日にち・時間を計測するタイムレコーダーへ、タイムカードを差し入れ、打刻する仕組みの勤怠管理方法です。

紙製のタイムレコーダーを使用している会社は多いことでしょう。

しかし、会社の中にはタイムカードを使用しないところも存在します。

以下ではそんなタイムカードがない会社についてみていきましょう。

いろいろな方法で労働時間は割り出せる

タイムカードを使用していなくても、以下のデータ等から従業員の実際の労働時間は割り出せます。

また、従業員全員から、出勤の有無を記録する出勤管理簿(出勤簿)に記入してもらう方法もあります。

いずれにせよ従業員の不利にはならない方法で労働時間は割り出せるため、絶対にタイムカードが必要となるわけではないでしょう。

タイムカードはやはり必要

上記からこれらの方法で従業員の実際の労働時間は割り出せることはわかりました。

しかし、会社側は各従業員の始業・終業時刻をしっかりと確認・記録しなければいけません。

つまり、会社は労働時間管理票等で従業員の労働時間を適正に把握、管理する必要が出てきます。

このような管理は非常に面倒で、時間と労力を割きます。

そのため、客観的な記録の残るタイムカード等を最初から活用した方が効率的です。

タイムカードがない会社で起こるトラブルとは？

こちらでは、タイムカードがないと起こり得るトラブルについて解説します。

タイムカードのない会社が行った悪質な労働時間管理

こちらでは、実際に会社側が行っていた悪質な従業員の労働時間管理法を取り上げます。

残業手当

タイムカードを使用していないA社でも、従業員の時間外労働が発生した場合、残業申請書に記入させ、申請時間について残業手当を支払っていました。

しかし、実際の残業時間とかなりかけ離れた過少の残業時間を申請させ、適正な金額を支払っていませんでした。

労働時間は騙しきれない

しかし、前述したように入退社の際のセキュリティ設定・解除の時間、事業のパソコン等の起動・シャットダウンの時刻等で、従業員の実際の労働時間は判明します。

A社の労働時間管理方法は、その後に大きな問題となりました。

タイムカードがあっても悪質な労働時間管理の実例

実はタイムカードがあっても、会社側がその出退勤システムを悪用し、残業時間を過少に申告させていた等の実例もあります。

労働時間を適正に管理しないと大きなトラブルに

タイムカードを使用していない、かつ、以下のような場合は逆に会社側へ深刻な事態へ発展する場合もあります。

タイムカードを使わなかったことで会社に労働時間の記録が無ければ、会社側には明確な労働の証拠がないということになります。

そのため、従業員と残業等の件で争い事になった場合、裁判では従業員の言い分どおりに認められる事態もありえます。

過去の裁判例(日本コンベンションサービス事件)では、労働時間の適正な把握・管理を怠った会社側の主張が退けられ、従業員の主張した残業時間の半分が実際の労働時間と認定されました。

その結果、会社側へ、その分の残業代を支払うよう命じた判決となっています。

タイムカードが無い、タイムカード等を悪用する行為は、会社側の言い分を裏付ける客観的証拠として認められません。

この様に、会社側は従業員の信頼、顧客の信頼すらも失う、大きなリスクを抱えることになるのです。

タイムカードの問題点

タイムカードにはどんな問題点があるの？

タイムカードは扱いが簡単で、誰でも簡単に集計作業は出来ます。

しかし、そのため会社側が悪用し残業時間を過少申告させる等、不正行為が後を絶ちません。

また、主に次のデメリットも存在します。

業務工程が多い

タイムカードは紙の用紙です。

集計の際はタイムカードの用紙を回収しなければいけません。

また、このタイムカードに打刻された情報を給与計算へ反映するには、更に手作業でエクセルへ入力する必要があります。

従業員が数人程度なら苦にならない作業でしょう。

しかし、会社が成長し従業員も増加すれば、業務へかなり手間が掛かることでしょう。

打刻漏れ・不正打刻が発生

会社側の悪質な不正では無く、従業員側の不正を防止できない可能性もあります。

人間ですので、何らかの理由で打刻を忘れてしまうことはあります。

この場合は後から手書きで記入、または忘れた理由を申告する作業が行われるはずです。

しかし、この特徴を悪用して、遅刻した際に他の人から打刻をしてもらう、わざと忘れたふりをして不正申告するといったこともできてしまいます。

従業員が少人数の場合は見つけやすくても、従業員が多ければ発覚しないリスクは出てきます。

集計時のミス

タイムカードの回収・集計は人の手で行われますので、やはりミスは避けられません。

また、手入力による集計を行う以上、データの改ざんも簡単にできてしまいます。

このようなタイムカードの特徴を悪用した実例は前述の通りです。

これでは、単なる不注意でミスした場合も、客観的な証拠としての信頼性が低くなってしまいます。

努力がふいにされた従業員の心は離れ、会社を辞める者も多くなることでしょう。

法改正後の柔軟な対応が難しい

労働に関する法律は、今後改正される可能性があります。

現状ですら、残業時間の削減・有給休暇の消化の義務付けに合わせた対応が難しいタイムカードも多いことでしょう。

この様にタイムカードでは、法改正に合わせた新たな基準・変更された基準への対応が難しく、別のシステムを使用しなければ管理が難しいです。

タイムカードがない会社が労働時間を管理する方法

こちらでは、適正に労働時間を管理する方法について解説します。

勤怠管理は紙で打刻するだけではない

現在でも紙のタイムカードで打刻する会社は多いはずです。

しかし、タイムカードのない会社は、何も紙のタイムカードで労働時間の適正な把握・管理する必要などありません。

最近では紙のタイムカードより、非常に正確で不正を防止する出退勤管理方法として「勤怠管理システム」が提供されています。

勤怠管理システムとは

勤怠管理システムとは、

• 従業員の始業時間、終業時間の記録
• 法定労働時間を超えていないか労働時間の管理
• 給与計算のために残業時間
• 遅刻・早退・欠勤情報

主に上記4つの情報を集計するのに便利なシステムです。

勤怠管理システムを導入すれば、管理の手間や手作業のミスそして不正を防止し、適正な労働時間の管理、全体的な業務効率の向上が期待できます。

打刻方法は多彩

勤怠管理システムでの打刻方法は、従来からの書類の手書き、タイムカードを使用する限られた方法ではありません。

具体的には、

• パソコンによる打刻
• スマートフォン打刻
• 指静脈認証機器打刻
• チャットツール連携での打刻

上記のような多彩な打刻方法を選べます。

また、打刻場所がGPSでわかるシステムもあり、管理者側・従業員側が共に不正のできない工夫を施されています。

タイムカードがない会社が勤怠管理システムを導入するメリット

それではタイムカードがない会社が勤怠管理システムを導入すべき理由を簡単にご紹介します。

手間を減らし生産性UP

勤怠管理システムでは、スマートフォンやタブレット、ICカード・ボタン操作等で出退勤時間の打刻ができます。

そのため手書き・手入力の必要がなく、その工程を大幅にスリム化できます。

毎日、自社で発生する勤怠実績の記録がとても手軽に行えます。

先ほど問題となった残業時間は、システムが自動で集計してくれまので、わざわざ人間で集計する必要もなくなります。

工程が減ればそれに必要となる人員を抑制でき、作業へ掛かる時間・コストが削減できます。

正確な勤怠管理の実現

本システムを導入すれば、有給休暇・残業時間等はシステムが自動で集計してくれます。

そのため、手作業による集計ミスが防止でき、正確な勤怠管理が実現します。

また、各従業員の勤怠実績をファイルへ出力する機能があるので、給与計算ソフトと組み合わせれば給与計算も正確に行えます。

おすすめの給与計算ソフトについてはコチラの記事でも紹介しています。ぜひお読みください。

関連記事⇒https://k-tsushin.jp/topics/fi-salary-calculation/

不正な打刻を防止

勤怠管理システムならば、出退勤時刻をシステムの時間に基づく正確な時刻で記録されます。

そのため、打刻機の操作による不正、人為的な記録ミスの心配もありません。

さらに、勤怠管理システムではWeb上で打刻を行います。

これなら不正なIPアドレスからの打刻、他人に打刻してもらうといった不正の心配もありません。

なお、営業で外回りをしている従業員の打刻は、GPSで位置情報が確認できます。

この機能があるので会社から遠く離れていても、いい加減な打刻をすればすぐに不正が発覚します。

法改正後の柔軟な対応ができる

勤怠管理システムはクラウド等で提供され、法改正がある場合はそれに従い、新基準へのカスタマイズが簡単にできます。

新基準のプログラムをダウンロードすればタイムカードのような手間もありません。

勤怠管理システムを導入する際の注意点

こちらでは、勤怠管理システムを導入する際の主な3つの注意点を紹介します。

タイプごとに長所・短所あり

勤怠管理システムでは、各製品によって様々な導入形式が用意されています。

基本的に用意されている導入形式は以下の3つです。

クラウド型

クラウド型は、データやソフトウェアをネットワーク経由で、サービスとして利用者に提供する勤怠管理システムです。

勤怠管理システムでは主流となっているタイプです。

初期費用は全く不要か非常に安く、導入スピードの早さ、アクセスの手軽さがメリットです。

しかし、月額手数料は解約するまで払い続ける必要があり、セキュリティは提供会社頼みとなる点に要注意です。

オンプレミス型

オンプレミス型は、サーバー・ソフトウェアなどの情報システムを、自社が管理している施設の構内に、機器を設置して運用する勤怠管理システムです。

オンプレミス型は、自社に合わせたカスタマイズ、そして自社で十分なセキュリティ対策を取れる点がメリットです。

しかし、初期費用がかなり高額となり、導入までにやや時間がかかる点は要注意です。

パッケージ型

パッケージ型は、オンプレミス環境を利用した勤怠管理システムです。

社内システムにパッケージ型の勤怠管理システムを導入するので、外部ネットワークから情報が漏れる不安は軽減されます。

ただし、こちらは社内のシステムがダウンすれば利用できなくなります。

また、システムを更新する必要があるので、月額費用が掛かるケースもあります。

慣れるまで時間がかかる？

勤怠管理システムは、オンラインで主に使用します。

操作自体は簡単な紙のタイムカード、表計算ソフトとは大きく異なる点に注意しましょう。

若い従業員なら勤怠管理システムへすぐ慣れるかもしれませんが、ベテラン従業員ほど最初は使い慣れない可能性もあります。

各従業員で使いこなせる期間に差の出てくる場合が想定されます。

そこで、システム導入の際に研修をするとか、勉強会を開いて、知識・操作の共有を行うことも大切です。

導入して自社に合わない場合もある

紙のタイムカードは操作はとてもシンプルで、機能が自社に合う・合わないということもあまり無いはずです。

一方、勤怠管理システムは製品によって多様な機能を使用でき、それを評価して導入する会社は多いことでしょう。

しかし、自社のニーズに合う勤怠管理システムと思って導入したら、全然合わなかったというケースもゼロとは言えません。

これでは勤怠管理システムにかけた費用がもったいないです。

そのため、無料のプランでいったん導入してみて、基本的な機能を操作しつつ自社で導入してもOKかNGかよく検討してみましょう。

また、無料のプランのない製品でも、無料トライアル期間(例:10日や1ヶ月程度)を設けている製品も提供されています。

その期間内に特定部署で利用してもらい、操作に問題は無いか、導入すれば自社の役に立つかをヒアリングして、本格的に導入するか否かを決めるのも有効な方法です。

タイムカードがない会社におすすめの勤怠管理システム

こちらでは、おすすめの勤怠管理システムを5つ紹介しましょう。

多機能で特定の業種へも対応「ジョブカン勤怠管理」

出典：https://jobcan.ne.jp/

「株式会社DONUTS」が提供する、無料・有料の勤怠管理システムです。

勤怠管理以外の機能が非常に充実しており、数多くの外国語で表示することができ、医療現場のような特定の業種が管理しやすい機能も揃っています。

ジョブカン勤怠管理の基本機能

基本機能は次の通りです。

料金(税込)

初期費用・サポート費用0円です。

無料プラン・有料プランがあります。

出勤管理、シフト管理、休暇・申請管理、工数管理(単独利用不可)の4機能を自由にカスタマイズできます。

料金・規模感

月額最低利用料金は2,000円～です。

また、大規模(500名目安くらい)な会社の場合は別途、見積りが必要です。

従業員数は数人なので素早く導入したい「勤務ろぐFree」

出典：https://galleryapp.org/workinglog/

「株式会社GalleryApp」が提供する完全無料の勤怠管理ツールです。

Android対応のアプリを入れるだけで気軽に使用できます。

勤務ろぐFreeの基本機能

勤怠ろぐFreeはAndroidスマートフォン専用です。

従業員が数名程度ならスマートフォンを貸与しても良いでしょう。

勤務時間パターンの設定、出勤・退勤を簡単操作で管理できて、月別で一覧表示も可能です。

また、欠勤・有給・代休の消化数を管理し、残業・深夜勤務の状況も把握できます。

基本機能は十分用意され、小規模な会社に最適です。

料金・規模感

全機能完全無料

従業員数は少ないが不正を徹底防止「スマレジ・タイムカード」

出典：https://timecard.smaregi.jp/

「株式会社スマレジ」が提供する、無料・有料の勤怠管理システムです。

打刻方法はユニークな写真撮影認証・笑顔認証機能があり、本人になりすまして出勤等を行う不正が防止できます。

ユーザー数が月30名以内で、無料プランを使用できます。

スマレジ・タイムカードの基本機能

基本的な機能は次の通りです。

料金・規模感

無料プランはもちろん、様々な機能が用意されている有料プランも提供されています。

従業員数は多いがコストを抑えたい「IEYASU」

出典：https://www.ieyasu.co/

「IEYASU株式会社」が提供する、無料でも使える勤怠管理システムです。

利用する従業員が何人であっても、コストをなるべく抑えたい会社に最適です。

また、クラウドでシステムが提供されるため、導入までに時間はさほど掛かりません。

タイムカードが無く、慌てて従業員の勤怠管理システムを検討している経営者も安心です。

IEYASUの基本機能

基本的な機能は次の通りです。

料金・規模感

無料プランはもちろん、様々な機能が用意されている有料プランも提供されています。

正確な顔認証で勤怠管理を徹底したい「Taskal Time-Card」

出典：https://www.ttc.cloud/

「株式会社アイシーソフト」が提供する、有料の勤怠管理システムです。

超高速で正確な顔認証勤怠管理が実現できます。

従業員が一斉出勤、一斉退勤する際、スムーズな勤怠管理を行えます。

Taskal Time-Cardの基本機能

基本機能は次の通りです。

料金・規模感

初期費用は無料です。

無料プラン・有料プランに分かれています。

勤怠管理システムの導入でよくある質問

それでは最後に勤怠管理システムの導入にあたってよくある質問をご紹介したいと思います。

ここまでで勤怠管理システムについて詳しくご紹介してきましたが、最後の疑問の解消へと役立ててください。

勤怠管理システムを選ぶときのポイント

勤怠管理システムを選ぶときのポイントは主に以下の5つです。

この中で特に忘れがちであり、特に重視すべきなのは無料トライアル期間があるかどうかです。

基本的には勤怠管理システムの導入にはお金と時間がかかります。

そんな中、いきなり導入を決めてしまうのはリスキーですよね。

そのためまずは無料トライアル期間を活用して使用感を確かめましょう。

具体的には従業員側だけでなく管理者側の使用感も確かめておくことでより効果的な運用が目指せます。

ぜひ参考にしてください。

導入にはどれくらいの時間がかかるのか

導入には基本的に1カ月ほどかかるとみてよいでしょう。

勤怠管理システムの導入には、クラウド型であってもサポート担当との面談や説明会が必要になったりします。

そのため勤怠管理システムの導入にはそれなりに時間がかかると考えていた方が良いでしょう。

また、買い切り型で自分で最後まで導入しなければならない場合はもっと時間がかかるとみてよいでしょう。

急ぎで勤怠管理システムを導入したいとお考えの方は注意が必要ですね。

タイムカードがない会社のまとめ

労働基準法では、使用者に従業員の労働時間の管理を義務づけています。

とはいえ、タイムカードがないからといきなり違法として罰するようなことはありません。

そうであっても、労働時間の管理を適正に行うならばタイムカード等で記録する作業はやはり重要です。

現在では、便利な勤怠管理システムが提供されているので、パソコンやスマートフォン、ICカード等を通して、出退勤の管理・記録ができます。

勤怠管理システムの導入を進め、煩雑な処理や管理に関するプロセスをスリム化し、正確な従業員の労働時間の管理・記録に努めましょう。