このようなお悩みはありませんか？
タイムカードは導入がしやすいため多くの企業で導入されている勤怠管理方法の1つです。
しかし打刻自体は労働者にゆだねられているため、トラブルに発展することもあります。
そこで本記事ではタイムカードのトラブルでよくある「押し忘れ」に焦点を当てて、対処法について解説します！
また、対処の上での注意点やそもそもの押し忘れを防ぐ方法もご紹介！
ぜひ最後までお読みください。
- タイムカードを押し忘れたら、上長の許可を取り修正しよう
- タイムカードを押し忘れたからといって欠勤扱いは違法なので注意！
- タイムカードの押し忘れの予防にはリマインダーや環境の改善が効果的！
- タイムカードより確実な勤怠管理システムの導入も手段の1つ
- おすすめの勤怠管理システムは「freee勤怠管理Plus」！
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目次
タイムカードを押し忘れたらどうするの？
それではまず始めに、タイムカードを押し忘れたときの対処法について紹介します。
タイムカードを押し忘れた場合は基本的に手書きで修正することも可能です。
ただし、手書きで修正する場合は事前に上長の許可を得て、必ず自分で修正する必要があります。
同僚や部下に修正をお願いすることは認められていないことに注意しましょう。
また、これは出張や外回り営業からの直帰の場合でも同様です。
上長がその労働者がその時間に働いていたと認めた場合にのみ、手書きで修正したタイムカードも認められます。
くれぐれも上長に許可を取ることは忘れないようにしましょう。
タイムカードの押し忘れに対処するときの注意点
上記ではタイムカードを押し忘れたときの対処法について紹介しました。
しかし、押し忘れたタイムカードを修正するときはいくつかの注意点があります。
1つずつ見ていきましょう。
タイムカードの押し忘れを欠勤扱いすることは違法
まず始めに注意点として挙げたいのは、「タイムカードの押し忘れを欠勤扱いすると違法」なことです。
確かにタイムカード上では働いていなくても、実際労働者は働いています。
そのためタイムカードの押し忘れを理由に欠勤扱いすることは違法です。
ただし、労働者の同意の上なら就業規則として減給の罰を設定することができます。
減給については「一回の額が平均賃金の一日分の半額を超え、総額が一賃金支払期における賃金の総額の十分の一を超えてはならない」という原則に従いましょう。
出典:労働基準法第91条
必ず自分で修正する
「必ず自分で修正することも」タイムカードの押し忘れに対処する上での注意点の1つです。
上記でも簡単に紹介しましたが、タイムカードは自ら現認することにより確認し、記録する必要があります。
そのため、タイムカードを押し忘れたからといって同僚や部下に修正を頼むことが無いようにしましょう。
また、他人に自分のタイムカードを修正させると誤差が出る可能性も否定できず、不安が残りますよね。
従業員らが主体性をもって勤怠を管理することにより、勤怠についてのトラブルがあってもスムーズに解決できるでしょう。
上長の許可を得る
押し忘れたタイムカードを自分で修正する前に「上長の許可を得る」ことも忘れないでください。
もし上長の許可なしにタイムカードを修正し放題だと、勤怠や給与の面でトラブルに発展することは容易に想像できますよね。
こういった事態を避けるためにも、タイムカードの修正を行う際はまず上長の許可を得ることを義務付けましょう。
上長の許可を得ることを義務付けることで不正な修正を防げますし、それ以上に万が一トラブルに発展してもスムーズに対処できます。
また、このようにタイムカードの修正に手間がかかることを周知させることで、タイムカードの押し忘れの予防にも効果があるでしょう。
修正内容の正当性を確認する
押し忘れたタイムカードの修正に関しての最後の注意点は、「修正内容の正当性を確認する」ことです。
これは主に管理職側の人間が注意すべき事項です。
労働者の勤怠は企業がしっかりと把握することが法律で定められています。
そのため、修正後のタイムカードの情報が正当なものなのかを確認する必要があります。
正当性の確認は、この時に修正を行った労働者の周囲の人間に正当かどうかを確認できると良いでしょう。
この事実確認は、もし正当性が確認できなければ修正を不承認にするなど不正に対しての効果的な対策にもなります。
タイムカードが必要な理由
確かに押し忘れ等のトラブルを防ぐためには、大本であるタイムカードを廃止すれば良いですよね。
もちろんご存じの通り、タイムカード以外の方法で労働者の勤怠を管理している企業は多くあります。
企業側は労働者の正確な勤怠を管理する必要がありますが、実はその管理方法はタイムカードに限定されていません。
ただし、勤怠の管理には多くの条件があります。
そのため数々の条件をクリアしたタイムカードを労働者の勤怠管理に採用する企業は多いです。
また、タイムカードは誰でもひと目で使い方もわかるうえ、導入費用も控えめな今でもメジャーな勤怠管理の方法です。
そもそもタイムカードの押し忘れを防ぐには
それでは次にタイムカードの押し忘れを防ぐために有効な方法を紹介します。
タイムカードの押し忘れを防ぐことによって、従業員・管理者ともに負担を減らせるのでぜひ実践してみてください。
リマインダーを設定する
タイムカードの押し忘れを防ぐ方法の1つ目として、まずリマインダーの設定を試してみましょう。
リマインダーの設定はスマートフォンやパソコンの機能で試してみるのがおすすめです。
また、デスクの上にメモ用紙で自分にリマインドするなども有効です。
できれば両方の方法を併用しながら確実に打刻できるように心がけましょう。
打刻機の位置など環境の改善
意外にも思われるかもしれませんが、打刻機の位置など環境の改善を行ってみるのも有効です。
例えば扉とデスクの位置が近いのに、デスクから打刻機までが遠いとタイムカードの押し忘れは起きやすいです。
出勤前に1度荷物を置き、その後タイムカードを押し忘れたまま業務を始めてしまう場合もあります。
そのため、できる限りデスクと打刻機の距離は遠くなりすぎないようにしましょう。
また、部屋が広く打刻機が遠くなってしまう人が多くなってしまう場合は2台目の導入も1つの手段です。
できる限りタイムカードの打刻に対するハードルを低くすることで、タイムカードの押し忘れを防ぐことができるでしょう。
打刻を報告する仕組みづくりを行う
打刻を報告する仕組みづくりを行うことも、タイムカードの押し忘れを防ぐ方法の1つです。
例えば出勤時にしたタイムカードの打刻を上長に確認してもらう等が有効です。
もしくはタイムカードの保管場所を上長の机の近くに設置するなども効果的でしょう。
タイムカードの押し忘れは確認する人間が多いほど予防することができます。
まずはタイムカードに関わる人数を増やしてみるところから始めてみましょう。
勤怠管理システムを導入する
ここまではできる限り低コストでタイムカードの押し忘れを防ぐ方法について紹介してきました。
最後に紹介するのは、「勤怠管理システムを導入する」ことです。
社内で利用しているタイムカードを廃止し、勤怠管理システムを導入することでより確実な勤怠管理が行えます。
勤怠管理システムとはタイムカードで行える従業員の勤怠情報をクラウド上で全て管理できるシステムです。
勤怠管理システムはパソコンの起動や入室と紐づけて出退勤時間の打刻ができます。
そのためタイムカードの押し忘れのようなことはほとんど起きることはありません。
また、打刻が何らかの理由でできていない従業員がいる場合は自動アラートで知らせてくれます。
もちろんクラウド上で情報を管理できるため、いろいろなシステムとの連携を図ることも可能です。
さらに管理業務も大幅に効率化できるので、これまでより快適な勤怠管理が行えるようになるでしょう。
これまで以上の精度で従業員の勤怠を管理し、管理業務も効率化したいとお考えの方は勤怠管理システムの導入がおすすめです。
勤怠管理システムを選ぶポイント
それでは勤怠管理システムを選ぶポイントについて紹介します。
勤怠管理システムはタイムカードのように設置・保管場所も必要なく、業務の効率化も期待できます。
そんな勤怠管理システムの導入をお考えの方はぜひ参考にしてください。
コストパフォーマンス
勤怠管理システムを選ぶポイントとして、まずはコストパフォーマンスが挙げられます。
タイムカードは比較的に安価で運用できるため、それを理由にタイムカードを利用しているかもしれません。
もちろん勤怠管理システムの利用によって、タイムカード以上の効果も期待できます。
しかし、お金をかけてまでやる価値があるシステムなのかどうかを事前に見ておきましょう。
多くの勤怠管理システムは月額制を採用しているため、現在の自社の状態と利用料を比較してみるのがおすすめです。
機能は十分か
機能が十分かどうかも導入する勤怠管理システムを選ぶうえで重要です。
勤怠管理システムを導入したにもかかわらず、あとあと機能不足に苦しんでしまっては本末転倒ですよね。
そこで勤怠管理システムの導入を決定した場合は、どんな機能が必要かを事前に吸い上げておきましょう。
事前に必要な機能を明確にしておくことによって、選ぶ段階である程度導入するシステムを絞りこむことができます。
できる限り導入の目的を明確にして、どんな機能が必要なのかをはっきりとさせておくことが重要です。
使いやすいか
導入する勤怠管理システムを選ぶ最後のポイントは「使いやすいかどうか」です。
もし機能が十分な勤怠管理システムを導入できたとしても使いにくいと宝の持ち腐れですよね。
また、従業員にちゃんと使ってもらうためにも使いやすさは重要になってきます。
そこで導入する勤怠管理システムをある程度絞り込めれば「無料試用期間」を試してみましょう。
多くの勤怠管理システムでは導入の前に無料試用期間があることが多いです。
無料試用期間を活用して本当に自社で使うべきシステムなのかを検証してみましょう。
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タイムカードに代わっておすすめな勤怠管理システム5選
それでは最後におすすめの勤怠管理システムについて紹介します。
勤怠管理システムは上記でも触れたように、従業員の勤怠管理を高精度、高効率で行えるシステムです。
勤怠管理システムが少しでも気になった方は本記事を勤怠管理システムの導入に役立てていただけると幸いです。
人事労務を効率化したい方はコチラの記事がおすすめです。
SaaSをまとめる本サイトおすすめの労務管理システム
ジョブカン勤怠
出典：https://jobcan.ne.jp/
ジョブカン勤怠は株式会社DONUTSが提供する勤怠管理システムです。
ジョブカン勤怠の特徴としては、最短で即日運用が可能なことが挙げられます。
一般的に勤怠管理システムの導入には数週間～数ヶ月かかるため、できる限り早く導入したいという方におすすめです。
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freee勤怠管理Plus
出典：https://www.freee.co.jp/lp/hr/time-tracking-plus/
freee勤怠管理Plusはfreee株式会社が提供する勤怠管理システムです。
同社は人事労務システムも提供しているため、そのノウハウを活かした製品となっています。
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出典：https://hcm-jinjer.com/kintai/
ジンジャー(jinjer)勤怠はjinjer株式会社が提供する勤怠管理サービスです。
ジンジャー(jinjer)勤怠は使いやすく、また安心の導入サポートもあるため多くの企業で導入されています。
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KING OF TIME
出典：https://www.kingoftime.jp/
KING OF TIMEは株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供する勤怠管理システムです。
2022年の富士キメラ総研調べによると利用者数は240万人に昇り、市場シェアNo.1を獲得しています。
またNo,1は市場シェアだけでなく、顔認証や静脈認証など打刻方法の豊富さも業界No.1です。
もちろんサポートやセキュリティ面においても抜かりはなく、誰でも使えるわかりやすいシステムも選ばれる理由の1つです。
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KING OF TIMEの利用料金
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|---|---|
| 月額料金 | 300円/ユーザー |
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HRMOS勤怠
出典：https://hrmos.co/kintai/
HRMOS勤怠は株式会社ビスリーチが提供する勤怠管理システムです。
ベンチャー・中小企業を中心に累計4万社の利用実績があり、初めてのDX施策としても安心して導入できます。
HRMOS勤怠の1番の特徴は無料プランがある事です。
一部の機能制限こそありますが、勤怠管理システムを初期費用・月額料金ともに0円で利用できるのは大きな利点ですよね。
また、同社はタレントマネジメントシステムシステムや採用管理システムも提供しています。
採用⇒勤怠管理＆タレントマネジメントまでを一気通貫して行えるため、人事業務周辺を固めたい企業の方におすすめです。
- リアルタイムでの勤怠管理
- 申請・承認などのワークフロー機能
- 各種レポートやデータ出力が可能
- 有給休暇や残業時間のアラート機能
- 多様な働き方に対応
HRMOS勤怠の利用料金
| 初期費用 | 0円 |
|---|---|
| 月額料金 | 月額3,800円~ |
| 無料試用期間 | アリ |
タイムカードの押し忘れについてのまとめ
本記事ではタイムカードを押し忘れたときの対処法やその予防策について解説しました。
タイムカードを押し忘れたときは上長に確認し、手書きで修正をすることが可能です。
また、使いやすい位置に打刻機を設置しリマインダーを設定することでタイムカードの押し忘れを予防することができます。
もしくはタイムカードの代わりとして勤怠管理システムを導入することで、より効率よく勤怠管理を行うことがも可能です。
勤怠管理システムを利用することで打刻忘れもほとんど防ぐこともできるため、まずは無料の資料請求から始めてみてはいかがでしょうか。
最後までお読みいただきありがとうございました。
