働き方改革やフレックス制、テレワークの普及により、従業員の勤怠管理に頭を悩ませている人は多いのではないでしょうか。
この悩みを解決する手段として、勤怠管理システムを導入する企業が増えています。
しかし、導入したけれど失敗だったと感じている企業も少なくないようです。
そこで、この記事では勤怠管理システムで失敗しないための選び方や事例、おすすめの勤怠管理システムを紹介します。
勤怠管理システムを導入するのであれば「導入してよかった!」という状態にしたいですよね。
ぜひこのまま読み進めて、参考にしてみてください。
- 勤怠管理システム導入で成功するには無料トライアルが必須!
- 比較検討に時間をかけると失敗の確率が低くなる
- 業務の効率化で選ぶならfreee人事労務
- 一元管理してコストを下げたいならジンジャー(jinjer)勤怠
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目次
勤怠管理システムの導入が失敗してしまう理由
勤怠管理システムは業務の効率化につながる便利なものですが、導入すれば必ず効率化するわけではありません。
システムが自社にあっていなかったり、うまく運用できず、あまり効果を感じられなかった、といった失敗に終わる可能性もあります。
その理由を見ていきましょう。
自社にあまり合っていない
勤怠システムの失敗例に多いのは、自社の企業規模にあっていないケースです。
これは、従業員数や必要な機能と勤怠管理システムが見合っていないことでおこります。
たとえば、企業規模が大きくない場合は、多機能なものよりも操作性が優先になるでしょう。
もしかしたら、タイムカードやエクセルを使った管理のままでもいいかもしれません。
特に業務の負担に感じていないのに勤怠管理システムを導入した結果、運用で手間取って導入のメリットを感じられないのはよくある失敗のパターンです。
反対に、コストを抑えたいという理由で自社の企業規模に合わないシステムを導入した結果、効率化に繋がらなかったパターンもあります。
不足している機能をマンパワーや別の何かで補うのであればそもそも導入しなくてよかったと思いますよね。
勤怠システムを導入する際は、解決したい課題が何なのかを明確にして自社にあったシステムを選ぶようにしましょう。
機能が低い
勤怠システムを選ぶときに1番に避けなければならないことは、機能不足です。
勤怠に関するルールや、労働時間の考え方、残業管理方法は会社によって全然違います。
自社では当たり前だと思っていることが、実は一般的ではなかったということはよくあります。
勤怠システムの標準でついている機能だと思っていたら実はついていなくて困ったケースは少なくありません。
そうなると、対処するのに手作業が発生したり、別のシステムを使うことになり、コストがかかって業務の効率化もできません。
勤怠システムが対応できずに導入が失敗だった事例には下記のようなものがあります。
- 1日に休憩が複数回ある勤務に対応していなかった
- 夜勤など日をまたいでの勤務がある場合にエラーになった
- 会社独自の休暇制度(リフレッシュ休暇など)のときの操作ができなかった
- 変形労働時間制、裁量労働制に十分に対応していなかった
勤怠管理システムは法改正に合わせてアップデートしていきますので全く対応できないことはないはずです。
なので、上記の例は、システムが対応できなかったというよりは操作や設定が複雑すぎて現場で運用できなかったというのが実態でしょう。
このような事態を避けるために、少し面倒かもしれませんが、自社の勤怠ルールをリストアップして、対応できるか丁寧にチェックすることをおすすめします。
そうすれば機能不足による失敗を回避できるでしょう。
使いにくい
勤怠管理システムは全従業員が使うものなので、管理者だけでなく従業員が使いやすいシステムであることはとても重要です。
たとえば、打刻は毎日のことなのでストレスに感じないようにすることはシステムの導入の成功に必須の要素です。
また、残業などの申請がしやすいか、パスワードの変更がしやすいか、エラーが出た時の対処はむずかしくないか、なども確認しておきましょう。
従業員にとって使いにくい、わかりにくいシステムを選んでしまうと、管理者に負担がかかってしまいます。
勤怠管理システムを選ぶときはなるべくシンプルで直感的に使えるものを選ぶとよいでしょう。
連携性が低い
勤怠管理システムは、給与計算システムや人事管理システムなど関連するシステムと連携することで業務を大幅に効率化できます。
他のシステムとの連携ができなかったり、操作がスムーズにいかないと、かえって手間が増えたと感じるかもしれません。
勤怠管理システムを導入する際は、自社で使っている他のシステムと連携できるか、また、その方法まで具体的に調べておきましょう。
勤怠管理システムの必要性
勤怠管理システムはここ数年でどんどん需要が高まっています。
ここでは、勤怠管理システムが必要な理由、背景を解説します。
そもそも勤怠管理システムとは
勤怠管理には2つの大きな目的があります。
1つは、従来のタイムカードと同じように「労働時間の記録」、もう1つは「記録した時間を管理する」です。
そして、勤怠管理システムはその両方を同時に、かつ効率的にできるシステムです。
労働時間の記録はスマホやICカード、指紋認証などさまざまな手段で手軽にできますし、
記録した情報の管理も勤怠管理システム内で完結できます。
勤怠管理の2つの目的を完結でき、さらに業務を効率化できるので、勤怠管理システムの需要が高まっているのです。
勤怠管理は法律で定められている義務
従業員の勤怠管理は労働基準法で定められているため、労働者が1人でもいれば必ずしなければなりません。
具体的には、労働時間の把握、労働時間を記した書類の保管などです。
さらに、働き方改革関連法案が可決したことで、残業時間の管理、有給休暇の義務化など管理すべきことが細かく複雑になっています。
より深い専門知識を理解し、実務に落とし込む担当者を育てるのは容易ではありませんし、時間がかかります。
そして、そのようなスキルを持った人を複数人そろえるのは中小企業ではむずかしいでしょう。
勤怠管理システムならシステムアラート機能やチェック機能で専門知識がなくても法律通りに勤怠管理ができます。
管理の義務と、管理項目の増加、複雑化に対応できるという点で勤怠管理システムを導入する企業が増えている理由、背景です。
勤怠管理システムの導入を成功させるには
勤怠管理システムの導入は全従業員にかかわる大事なことであり、それなりのコストになるので成功させたいですよね。
勤怠管理システムの導入で課題の解決や業務効率化を実現するにはいくつかポイントがあるので紹介します。
このポイントさえ押さえておけば、勤怠管理システムの導入の失敗は避けられるでしょう。
試用期間を活用する
勤怠管理システムの失敗は「事前の確認不足」が1番の原因だといわれています。
クラウド型の勤怠管理システムはたいていの場合、無料トライアル期間がありますので、しっかり活用することをおすすめします。
無料トライアルを試していなかったり、試したものの、細かい部分の確認をしていなかった場合に失敗につながることが多いようです。
勤怠管理システムを導入する際は必ず無料トライアルを試しましょう。
事前に社内のニーズを吸い上げる
勤怠管理システムの導入で成功するためには、社内のニーズを把握し解消できるシステムを選ぶことが必要不可欠です。
導入するシステムに求めるものは何かを丁寧にヒアリングすることは事前準備として必須であると考えておきましょう。
そして、この時に大事なのはなるべく幅広く声を吸い上げることです。
具体的には、管理者、人事担当者、外勤、正社員、アルバイト、事務、営業、テレワーク、変形労働制などいろんな働き方の人の声を聞くことです。
ニーズを聞いておけば、どのシステムを導入するのか悩んだときに最良の選択ができるでしょう。
比較検討に時間をかける
勤怠管理システムを導入するときは複数のシステムの無料トライアルを試し、比較検討しましょう。
どのシステムが自社に合っているかは1つのシステムを試しただけではわかりません。
複数のシステムを使うことでどちらのほうが自社に合っているのか判断できます。
また、広告やHPに書いてある特徴や機能はシステムのごく一部なので、全体を知るためにはサービスのパンフレットの熟読も必要です。
導入前にもっと調べておけばよかったという失敗談は少なくありません。
導入の時期を決めてから逆算して十分な検討時間をとるようにしておくとよいでしょう。
失敗例から学ぶ!勤怠管理システムを選ぶポイント
勤怠管理システムの導入失敗例をご紹介しましたが、事前に準備することである程度は回避できます。
ここからは、勤怠管理システムを選ぶときにチェックしておくべきポイントを紹介します。
このポイントを理解しておけば、たくさんある勤怠管理システムの中からある程度、自社に合いそうなものを絞れるでしょう。
導入形態で選ぶ
勤怠管理システムには種類があり、大きく次の3つに分けられます。
それぞれで特徴が異なるので自社に最も合ったものを探してみましょう。
レコーダーと集計システム併用型
タイムレコーダーなどで労働時間を打刻し、集計システムで集計するタイプの勤怠管理システムです。
もっとも導入しやすいタイプではありますが、記録されたデータにミスがないかを担当者が行う必要があります。
集計業務だけをシステムでやることになるので業務の効率化はあまり望めないでしょう。
オンプレミス型
オンプレ型は自社サーバーでシステムを運用するタイプの勤怠管理システムです。
労働時間の記録、集計、管理、保管まで一括でできます。
サーバーとソフトウェアを最初にそろえる必要があるので、初期費用がかかりますが併用タイプよりも業務効率はよくなります。
クラウド型
クラウド型はネット上で労働時間を記録、集計、管理、保管まで行える勤怠管理システムです。
オンプレ型と比較して初期費用を抑えられる反面、月額または年額でコストがかかります。
ネット環境があれば利用できることがメリットで、法改正に合わせたアップデートをシステム側でやってくれるのも嬉しいポイントです。
どのシステムも便利な面と使いづらい面があるのでよく検討しましょう。
規模感で選ぶ
勤怠管理システムを選ぶうえで、企業規模や、従業員数はとても重要です。
企業規模によって必要な機能やかけられるコストは変わりますし、効率化したい業務の範囲も変わるからです。
勤怠管理システムのHPに掲載されている導入企業の事例などを参考に、自社と似ている企業規模、業種、業態のシステムから検討していくとよいでしょう。
費用感で選ぶ
勤怠管理システムの費用はしっかり確認しましょう。
クラウド型の場合は、最初に発生するシステム導入費と、月額でかかるコストがあります。
月額のコストはシステムを使い続ける限り発生するので、なるべく抑えたいところですが、価格を優先するのはおすすめできません。
コストは安いけど必要な機能がついていなければ意味がないからです。
また、コストはシステム利用料だけでなく、担当者が集計作業にかかる時間や人件費なども含めて検討する必要があります。
物理的コストだけでなく、担当者の時間と労力を考えるという点では、「費用対効果」という認識でとらえるとよいでしょう。
そこまでしっかり考えておけば、導入後にこんなはずじゃなかったという事態は避けられるのではないでしょうか。
高機能なものを選ぶ
なるべくなら機能が多いもの、複雑なものでも対応できる勤怠システムを選びましょう。
そうすれば事業の拡大に伴って従業員が増えたり、新しい雇用形態を採用するときでもスムーズに対応できるからです。
高機能だとコストも高くなる傾向があるので、たくさんある機能の中から必要な機能だけを選べる勤怠管理システムを選ぶのもおすすめです。
打刻方法で選ぶ
勤怠システムごとに打刻方法や使える端末は異なります。
店舗や事業所であればスマホやICカード、生体認証で十分かもしれませんが、テレワークや出張がある場合はそうはいきません。
不正の防止や、正確な労働時間の管理をするために位置情報が確認できる打刻方法があるシステムがおすすめです。
どのような打刻方法が必要なのかは企業によって違うので、自社のワークスタイルにベストなものを選びましょう。
おすすめの勤怠管理システム10選
代表的な勤怠管理システムを紹介します。
規模感、費用感、打刻方法や、対応している業務形態、価格などの基本情報をお伝えします。
freee人事労務
出典:https://www.freee.co.jp/hr/
会計ソフトで有名なfreeeシリーズ製品の人事労務版で、中小企業の導入実績が豊富な勤怠管理システムです。
打刻から給与計算まで一括で処理できるシステムで、転記などの手作業が一切いらないのがポイントです。
残業や届出に対してアラート機能がついているので抜けモレがすぐわかるのも嬉しいポイントです。
他のfreeeシリーズとの連携ができるので、すでにfreeeシリーズの製品を使っている場合、操作や画面など違和感なく使えるでしょう。
位置情報の取得ができるので、出張が多い職種やテレワークなどの不正防止や正しい労働時間管理をしたい企業におすすめです。
freee人事労務 | |
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導入形態 | クラウド型 |
企業規模 | 中小企業 |
価格 | 初期費用0円、1社あたりの料金1980円~/月 |
打刻方法 | 共有端末打刻、ICカード打刻機、ICカードリーダー、指紋・静脈認証など |
機能・特徴 | 勤怠管理や給与計算など労務業務を一元管理 |
ジンジャー(jinjer)勤怠
出典:https://hcm-jinjer.com/kintai/
ジンジャー(jinjer)勤怠は中小企業におすすめの勤怠管理システムです。
利用コストが安く、クラウド型で導入しやすいため、従業員数1~500人くらいの企業の導入事例が豊富です。
残業の超過、出退勤の打刻モレなどがアラームで通知されるので、労務管理のリスクを減らすのに役立ちます。
打刻方法の種類も多く、アプリ対応、シフト作成などの機能も充実しているので管理や作業にかかるコストを削減したい方は検討してみるといいでしょう。
ジンジャー(jinjer)勤怠 | |
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導入形態 | クラウド型 |
企業規模 | 中小企業 |
価格 | 1人につき400円/月 |
打刻方法 | PC、スマートフォン、タブレット、ICカード、顔認証デバイス |
機能・特徴 | 勤怠管理の手間を削減。シンプルな業務を実現 |
KING OF TIME
出典:https://www.kingoftime.jp/
KING OF TIMEは18年以上の運用実績があり、利用者数は240万人を超える勤怠管理システムです。
パソコンが苦手な人でも簡単に操作ができるシステム設計、構成になっているので、全従業員がストレスフリーで使えます。
管理者と従業員の間での残業や早退、欠勤の申請と承認もシンプルで、離れた複数の拠点であってもリアルタイムで状況が管理できるのが嬉しいポイントです。
主にサービス業、飲食業、小売業、医療・介護などの業種で活用されています。
KING OF TIME | |
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導入形態 | クラウド型 |
企業規模 | 大企業 |
価格 | 従業員1人につき月々300円 |
打刻方法 | 16種類 PC/タブレット打刻、モバイルGPS打刻、ICカード打刻、指静脈打刻、指紋打刻、指ハイブリッド認証打刻、顔認証、カメレオンコード認証、入退室管理システム連動打刻など |
機能・特徴 | PCとインターネットだけで勤怠管理ができる |
ジョブカン勤怠管理
出典:https://jobcan.ne.jp/
ジョブカンは豊富な機能を備えている勤怠管理システムです。
たくさんある機能の中から自社に必要な機能だけをピックアップして利用できるので、コストの無駄を防げます。
また、ジョブカンの他のシリーズを使えばより業務の効率化がはかれるでしょう。
機能は豊富なのにシンプルな操作でいいところも人気の理由で、直感的に使い始められるシステムを探している場合は検討してみてください。
ジョブカン勤怠管理 | |
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導入形態 | クラウド型 |
企業規模 | 中小企業 |
価格 | 月額200円/ID~、初期費用なし |
打刻方法 | 5種類 PC/タブレット打刻、モバイルGPS打刻、ICカード打刻、指静脈打刻、LINE/SLACK打刻 |
機能・特徴 | 「必要な機能だけ」を、自由に組み合わせ可能 |
マネーフォワード クラウド勤怠
出典:https://biz.moneyforward.com/attendance/feature/recorder/
マネーフォワードは会計ソフトで有名な株式会社マネーフォワードが提供している勤怠管理システムです。
勤怠データを集計して給与計算ソフトと連携できるので、業務効率を一気に進めたい方におすすめです。
働き方改革による「残業時間の上限規制」「有給休暇の取得、時期指定の遵守」などのすべての関連法案に対応しています。
チェック機能を使えば担当者が1人1人確認しなくても状況の把握ができるので、バックオフィス業務全体の効率化をしたい場合は検討してみてはいかがでしょうか。
マネーフォワード クラウド勤怠 | |
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導入形態 | クラウド型 |
企業規模 | 大企業 |
価格 | 月額基本料金+300円/ID(基本料金は会計や請求書発行のシステム利用料を含めて2,980円~) |
打刻方法 | Web打刻、タブレットモ打刻、スマートフォン打刻、ICカード打刻 |
機能・特徴 | さまざまな就業ルールでの勤怠管理が可能 |
Touch On Time
出典:https://www.kintaisystem.com/
Touch On Timeは市場シェアNO.1の勤怠管理システムで、導入企業数は42,000社以上、245万人以上のユーザーが利用しています。
打刻方法が豊富なので従業員にとって利便性が高く、勤怠状況はリアルタイムで集計、管理できるので管理者にとっても使いやすいシステムです。
勤怠管理だけでなく、人件費の概算を出力したり、人員のコントロールもできる機能を使えば業務の効率化もできるでしょう。
複雑な勤務形態でも対応可能な柔軟性と業種を問わない汎用性が特徴です。
勤務形態が複雑だったり、変形労働時間制を取り入れている場合は選択肢の1つにしておくとよいでしょう。
Touch On Time | |
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導入形態 | クラウド型 |
企業規模 | 大企業 |
価格 | 月額300円/ID、初期費用なし |
打刻方法 | タイムレコーダー、指静脈認証、ICカード、PC打刻、Web打刻、スマートフォン打刻 |
機能・特徴 | 拠点ごとの就業ルールに合わせて設定できる |
kincone
出典:https://www.kincone.com/
kinconeは勤怠と交通費を同時に読み取る機能がついた勤怠管理システムです。
具体的には、交通系ICカードをタッチするだけで、交通費の経路と金額がクラウドに自動入力される仕組みになっています。
この機能を使えば交通費精算にかかる時間と労力を大幅に削減できます。
iOS端末やAndroid端末があれば導入できるため、導入コストも最小限になっているのも嬉しいポイントです。
勤怠管理と交通費精算を効率化したい方はkinconeを試してみるとよいでしょう。
kincone | |
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導入形態 | クラウド型 |
企業規模 | 中小企業 |
価格 | 月額費用200円/ユーザー、初期費用0円 |
打刻方法 | 4種類 ブラウザ打刻、アプリから打刻、チャットで打刻、ICカードの打刻 |
機能・特徴 | SlackやChatwork、Googleカレンダーなど外部連携が幅広い |
バイバイ タイムカード
出典:https://www.byebye-timecard.net/
バイバイ タイムカードは従業員数が1000人以上を超える大企業から支持されている勤怠管理システムです。
「ATMでお金がおろせるくらいの操作スキル」を目指して開発されたシステムは徹底して現場目線になっています。
パソコンやスマホその他の端末などのIT機器に強くないサービス業や製造系の現場でも使いやすいと評判です。
もっとも特徴的なのは、QRコードをレーザープリンターで印刷するだけで打刻用のカードを作れるので作成や回収に時間や労力がかからないところです。
コンサルタントによる徹底したヒアリングのもと、カスタマイズされたサンプルシステムを使って使用感を確認できるので安心して導入できるでしょう。
バイバイ タイムカード | |
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導入形態 | クラウド型 |
企業規模 | 大企業 |
価格 | 月額約300円/ID~、初期費用別途 |
打刻方法 | スマホ、iPad、パソコン、QRコード、ICカード、指静脈などの多種多様な打刻方法(タイムレコーダー) |
機能・特徴 | スマホ/iPad/PCなど、さまざまな打刻方法を選択できる |
CLOUZA
出典:https://clouza.jp/
CLOUZAはスマホやタブレットをタイムレコーダーとして使える勤怠管理システムで、シンプルでわかりやすい操作が追及されています。
初めて導入する企業やこれまでの勤怠管理システムが複雑で使いにくかったと感じている企業におすすめです。
操作だけでなく、集計や出力もシンプルな操作を追及しているので、システムの使い方がわからないといった悩みを減らせるでしょう。
プライバシーマークも取得しているのでセキュリティ面でも安心して使えます。
CLOUZA | |
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導入形態 | クラウド型 |
企業規模 | 中小企業 |
価格 | 月額200円/ID~(年次有給休暇管理の利用は+100円/ID)、初期費用なし |
打刻方法 | 4種類 Webタイムレコーダー打刻(全員打刻)、Webタイムレコーダー打刻(個人打刻)、アプリタイムレコーダー打刻、ICカードの打刻 |
機能・特徴 | スマホ・タブレット・PCがタイムレコーダーになる |
HRMOS勤怠 by IEYASU
出典:https://hrmos.co/kintai/勤怠管理システムの導入成功事例
HRMOSは無料プランが充実した勤怠管理システムで、データの保存期間の制限や広告の表示はありますが、利用人数や利用期間は無制限です。
打刻方法もスマホ・PC・タブレット打刻、ICカード打刻に加え、Slack・LINE打刻なども使えて便利です。
無料プランと有料プランがあり、有料プランにすると広告表示がなくなり、データの保存期間の制限も解除されます。
また、有給休暇の管理機能、残業アラート機能などは有料プランにしないと使えないので注意しましょう。
まずは無料プランで使い始めて、本格的に使いたいとなったら有料プランに変更できるのが1番の特徴です。
HRMOS勤怠 by IEYASU | |
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導入形態 | クラウド型 |
企業規模 | 中小企業 |
価格 | 無料、初期費用なし ※有料プランは月額3,800円(39名まで)〜 |
打刻方法 | 13種類 QRコード打刻、iPhone打刻、指静脈認証打刻、パソコン打刻、ICカード打刻、携帯電話打刻 等 |
機能・特徴 | 初期費用は、「無料プラン」「有料プラン」どちらであっても 0円 |
勤怠管理システムの導入で成功した事例を紹介しています。
導入前の課題や、導入後の変化、導入までの道のりなどを参考にしてみてください。
freee人事労務を導入して9日かかっていた給与計算が3日に!|株式会社パワーハウス
出典:https://www.freee.co.jp/cases/powerhouse/
株式会社パワーハウスは2021年に創業30周年を迎えたソフトウェア開発や運用、保守などを行う会社です。
勤怠管理システムの導入前に使われていたのは、なんと創業時からあるエクセルの勤怠管理表でした。
月末になると各部署からメールでデータが届き、その数は300通もあったため給与情報をまとめるのに3人がかりで3日間かかっていたそうです。
そこからfreee人事労務を導入して1人で2日あれば終わるほど業務が効率化されました。
導入にあたっては、他社製品を比較検討したうえで、freee人事労務に決めたそうです。
決め手となったのは、勤怠管理だけでなく、給与計算、経費精算の機能が1つのサービスにまとまっていたからとのこと。
導入開始から最初の4カ月がセッティング作業、そのあとの1カ月で試運転、不具合を修正してから本格始動しました。
freee人事労務を使う前は、従業員を増やすと管理者も増やさなければならない状態だったのが、今はその必要はなくなったそうです。
勤怠管理、給与計算業務に時間と労力がかかっていたり、マンパワーで対処している企業は参考にしてみてください。
出典:https://www.freee.co.jp/cases/powerhouse/
ジンジャー(jinjer)勤怠を導入して情報を一元管理で効率化!|株式会社ヒューマンフォーラム
出典:https://hcm-jinjer.com/results/results-88710/
株式会社ヒューマンフォーラムは35拠点を持つサービス業の会社です。
ジンジャー(jinjer)勤怠を導入する前はバラバラのシステムを使っていたため、システム間の情報共有が課題でした。
また、人事情報は紙ベースだったため、人事異動があったら1からデータを集めなければならなかったり、残業時間管理に苦労していたようです。
ジンジャー(jinjer)勤怠を導入したことで、各システムからダウンロードしたり、アップロードする時間がなくなり、常に最新の情報を確認できるようになりました。
数ある勤怠管理システムを試した結果ジンジャー(jinjer)勤怠を導入したのですが、決め手は情報の履歴を残せることと、情報一元管理でした。
そして、費用対効果が高かったこともあげています。
勤怠管理システムを導入する前とした後のコストを比較したとき、ジンジャー(jinjer)勤怠は以前よりもコストを抑えられたのが決め手になったようです。
複数のシステムを使っていたり、システム間の連携に時間がかかっている企業は、ジンジャー(jinjer)勤怠でシミュレーションしてはいかがでしょうか。
出典:https://hcm-jinjer.com/results/results-88710/
勤怠管理システムの失敗例のまとめ
勤怠管理システム導入の失敗事例から、成功するためにするべきこと、勤怠管理システムの選び方について見てきました。
システムは1度取り入れると他のシステムに移行するのはとても大変で、手間もかかります。
勤怠システムの導入を成功させるためにもっとも大事なことは、無料トライアルを積極的に活用することです。
少し手間で面倒だと感じても時間をとって比較検討して導入すれば、業務を効率化させられるでしょう。
この記事を参考に自社にピッタリの勤怠管理システムを見つけてください。