【2024年最新】サブスクリプション請求書発行を効率化する方法｜大変な理由や注意点も紹介

サブスクリプションとは、商品やサービスを購入するのではなく、一定期間利用できる権利に対して料金を支払うビジネスモデルです。

一般的な「動画配信サービス」や「音楽配信サービス」などサブスクリプションビジネスは近年、急速に拡大しています。

その一方で、サブスクリプションはその料金体系により、請求管理が大変だというデメリットが存在します。

今回の記事では、サブスクリプションの請求書がなぜ大変なのかといった課題から効率的に請求管理を行う方法やポイントを解説します。

請求管理に困っている経理担当の方や、サブスクリプションビジネスの展開を考えている方は、ぜひ最後までご覧ください！

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サブスクリプションとは

サブスクリプションは定額を払うことで利用できるコンテンツやサービスです。

サブスクリプションの特徴

日本ではサブスクリプションを略して、「サブスク」と呼ばれることも多く、顧客が月1回など料金を支払って受けるサービスを指します。

類似するモデルがいくつかあり、定額制/月額制やリカーリングと混同されがちです。

以下の表でサブスクリプションと他のビジネスモデルを比較していきましょう。

サブスクリプションビジネスにはゴールがなく、顧客ニーズに合わせて商品を改善し続けていくこと顧客ニーズに合わせて商品を改善し続けていくことが大きな特徴です。

サブスクリプションのメリット

サブスクリプションには事業者側にも利用者側にも、様々なメリットがあります。

導入・利用のしやすさからサブスクリプションビジネスの市場規模は右肩上がりになっており、今後さらなる成長が見込まれています。

サブスクリプションのデメリット

サブスクリプションビジネスにはメリットが多い反面、デメリットも存在します。

サブスクリプションビジネスを導入・利用する際はデメリットに注意することも大切です。

サブスクリプション請求書発行が大変な理由

サブスクリプションの請求書は発行が大変だと言われている理由は主に3つあります。

課金体系が複雑

サブスクリプションビジネスでは多くの場合、基本利用料+オプションといった体系が使われています。

オプションにはサービスを更に便利に利用するための追加機能などが挙げられ、従量課金や特定の月に加算されるなど料金体系も異なるでしょう。

そのため、オプションが増えるほど複雑化していきます。

また、月の途中で契約した場合、日割り計算をしなくてはならない場合もあり、請求金額の計算はとても大変な作業になっています。

顧客によって料金がバラバラになるため、とても数人ではできない作業です。

請求書の発行は毎月

通常の受注の場合は、料金を支払うのが最初だけのため受注1件に対して請求は1回で済みます。

しかし、「利用」に対して支払いが発生するサブスクリプションでは、顧客が解約しない限り毎月請求書の発行が必要になります。

そのため、契約台帳から顧客を検索して、「現状の契約内容」で請求書を発行する手間が必要です。

顧客によっては半年分や一年分を一括など支払いサイクルが異なる場合や、締め日が15日か、月末かなども管理も必要です。

請求のタイミングを誤らないようにするためのチェックが、大変な手間になるでしょう。

契約内容の変更がある

サブスクリプションビジネスでは毎月の請求額が同じとは限りません。

顧客ごとのサービスの利用状況や、契約内容の変更によって請求を計算し直す必要があるのです。

当月の請求書の金額を把握するためには、契約の変更履歴を確認して計算するという手間がかかります。

顧客とのトラブルに発展しないよう請求には気を使う必要がありますが、企業規模が大きくなるほど請求書の発行にかかる手間も増えるでしょう。

サブスクリプション請求書発行を効率化する方法

サブスクリプション請求書発行を効率化するために、おすすめしたい方法が2つあります。

請求書発行システムの導入

サブスクリプション請求書発行を効率化する方法として、請求書発行システムを導入することが挙げられます。

請求書発行システムを導入することで、サブスクリプションの複雑な料金計算も自動で行うことができます。

それだけではなく、契約内容や契約開始日を登録することで請求締め処理が楽になり、請求漏れなどのミスを削減することも可能です。

システムによって様々な機能があり、サブスクリプション請求書発行において大きな効率化を図れるでしょう。

請求書発行を外注する

サブスクリプション請求書発行を効率化する方法としてもう一つ挙げられるのが、請求書発行業務を外注することです。

請求書発行システムは自社で行いますが、請求書発行そのものを外注することで請求に関する業務の負担がなくなります。

請求業務に携わっていた多くの人材を他の業務に充てられるため、生産性の向上にも繋がるでしょう。

また、請求書発行業務の負担軽減することで、残業代など人件費削減にもなります。

請求書発行システムとは

請求書発行システムについて詳しく解説していきます。

請求書発行システムの機能

【請求書発行システムの主な機能】

• 請求書の作成
• 請求書の送付・郵送
• 書類の保存・管理
• 他システムとの連携
• 自動入金消込

請求書発行システムの主な機能としては上記の物が挙げられますが、システムによって機能は様々です。

対応している料金体系や、サポート体制・セキュリティ機能も異なるため自社に合ったソフトの導入が必要になります。

請求書発行システム導入のメリット

請求書発行システムの主なメリットは3つ挙げられます。

請求書発行システムを導入することで、これまで大変な手間がかかっていた請求管理が楽になります。

請求日を間違えるなどのヒューマンエラーも減少し、顧客とのトラブルも発生しにくくなるでしょう。

請求書発行システム導入のデメリット

請求書発行システムの主なデメリットは2つあります。

システムの運用時に社員への説明やその後、操作に慣れる必要があるでしょう。

また、請求書発行システムの導入にあたって、導入コストや月額の利用料がかかることが挙げられます。

ただし、請求書発行業務の負担軽減や、人件費の削減を踏まえるとトータル的にコスト削減に繋がる可能性があります。

請求書発行システムを選ぶ方法

請求書発行システムを選ぶ際、最も大切なのは自社に合ったシステムを選ぶことです。

比較するポイントは以下のような点が挙げられます。

サブスクリプション請求書を発行するために検討していても、対応していない料金体系があるなど合っていないシステムでは意味がありません。

コストパフォーマンスやシステム導入時のサポートなどしっかりと比較検討しましょう。

おすすめ請求書発行システムの比較表

おすすめの請求書発行システム4つを表にまとめました。

おすすめ請求書発行システム4選

おすすめの請求書発行システムを4つご紹介します。

KIMERA/TOWN株式会社

KIMERAはTOWN株式会社が提供するサブスクリプションビジネス向けの請求書発行システムです。

未入金アラート機能や年間一括払いを分割計上できるなど、サブスクリプションビジネスの展開をしている企業におすすめの機能が多数備わっています。

法改正にも自動対応しており、サポートは電話で行えます。

ソアスク/株式会社テラスカイ

ソアスクは株式会社テラスカイが提供するサブスクリプションビジネス向けの請求書発行システムです。

サブスクリプションビジネス専門の「販売管理」機能をクラウド上利用でき、見積もりから請求書発行まで行えます。

柔軟な価格管理や他システムとの連携も可能です。

請求管理ロボ/株式会社ROBOT PAYMWNT

請求管理ロボは株式会社ROBOT PAYMWNTが提供する継続的な請求に強みを持つ請求書発行システムです。

導入件数は500社以上を誇り、クラウド上で利用できるサービスになっています。

利便性が高く、初回の登録したデータに基づき、その後自動で請求書の発行を行うことができます。

BtoBプラットフォーム請求書/株式会社インフォマート

BtoBプラットフォーム請求書は株式会社インフォマートが提供する国内で代表的な請求書発行システムです。

利用企業は70万社以上にもなり、連携できるシステムも豊富にあります。

入金消込や請求書の自動発行など基本機能だけではなく、請求書の発行と受け取り両方の機能が充実しています。

請求書発行システムの導入事例

請求書発行システムを実際に導入した企業の成功例を紹介します。

株式会社セキュア

株式会社セキュアは生体認証による入退室管理や、監視カメラシステムなどによるソリューションを提供する企業です。

請求書発行システム導入前は請求書の発送業務に伴い、出社が必須となっていました。

そのため、契約件数が増えるほど請求業務が大きな負担になっていたそうです。

請求書発行システムを導入したことで、請求書の郵送代行や電子承認機能により負担が激減しました。

請求業務時間も50%以上削減されました。

株式会社Bloom Act

株式会社Bloom ActはBtoB向け商談システム「B-Room」とBtoC向け接客システム「ROOMS」を運営する企業です。

請求書発行システム導入以前は毎月請求内容や金額を編集する業務をExcelで行っていたため、ヒューマンエラーが発生していました。

手間を削減し、人的なミスを減少させるために請求書発行システムを導入したそうです。

導入後の効果として、請求書と見積書が作りやすくなり、自動計算によって時間短縮に繋がりました。

具体的には、請求書作成で40%、入金消込で60%ほど業務時間の削減に繋がったそうです。

サブスクリプション請求書発行を外注するにあたって

サブスクリプション請求書発行を外注する際のポイントをご紹介します。

請求書発行を外注するメリット

請求書発行を外注するメリットは主に3つあります。

請求書発行システムとは異なり、請求業務そのものを外注することでこれまでの負担が激減します。

人件費の削減や、人員の配置を変更できることで業務の効率化にも大きく繋がるでしょう。

請求書発行を外注するデメリット

請求書発行を外注する主なデメリットは2つあります。

請求業務を外注するということは、従業員が請求業務に関わるノウハウを身に着ける機会が失われてしまいます。

ノウハウを自社に引き継ぐためには、外注する業務範囲を調整することを検討してみて下さい。

また、外注に切り替える際に混乱が生じる可能性があります。

外注サービスに慣れるまでは従業員への気配りが必要になるでしょう。

請求書発行を外注する時の注意点

請求書発行を外注する際に注意しなくてはいけないことは、情報漏洩や外注先のシステム障がいです。

外注するということはデータを外部に持ち出すことになり、外注先のミスやセキュリティの不備などが合った場合、情報漏洩のリスクが伴います。

外注していたからと言って自社の責任ではないとは言えません。

外注先のシステムや信頼性は必ず確認すべきでしょう。

代表的なサブスクリプションビジネスの成功例

近年、様々な業界で拡大しているサブスクリプションビジネスの代表的な例を紹介します。

その他にも、食品宅配事業や自動車レンタル事業など幅広く展開され、今後、さらなる拡大が予想されています。

サブスクリプション請求書発行のまとめ

サブスクリプションビジネスは顧客ニーズに沿ったサービスを提供することが必要です。

請求書発行は大きな手間がかかりますが、より顧客満足度を高めるためには必ず必要になります。

請求書発行システムの導入や外注はメリットも多くありますが、何よりも自社に合った方法を検討することが大切です。

デメリットにも注意して、業務の効率化を目指していきましょう。