SFAとはSalesforce Automation（セールスフォース・オートメーション）の略称で、営業活動の自動化を指します。
近年、営業においては顧客とのコミュニケーションや情報収集など、多岐にわたる作業が必要とされるようになりました。
そこで、SFAツールを活用することで、営業担当者が行う日々の作業を効率化し、生産性を向上させることができます。
本記事では、SFAについて詳しく解説します。
- SFAの料金には『初期費用』『月額使用料』『カスタマイズ料』などがある
- 中でもコストがかかるのが初期費用なので、最初のSFA選びは重要
- 初期費用は数万円〜数十万円と幅があるため要注意
- 最もコスパよくSFAを導入するなら『複数社比較』がおすすめ
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SFAとは？機能やメリットなど基礎知識を解説！おすすめのツールもご紹介
目次
SFAとは？顧客管理・案件管理など営業活動を管理できるツール
作業効率を最大化するために営業担当者の活動を可視化するツールです。
顧客情報見込みなどの営業情報はもちろん、営業ノウハウ等の営業管理項目をチーム全体で共有できます。
これによって経験の浅い若手担当者ともノウハウを共有し他者のスキル向上を支援します。
SFAとは①顧客管理
顧客情報を確認することで、現在の進行状況や進捗状況、次に取るべき戦略など、必要な情報を迅速に把握できます。
また、これに基づいて次の行動計画を策定することが可能です。
名刺情報、企業情報、案件情報、スケジュール、ToDo、商談履歴、売上推移、クレーム情報、導入商品など、顧客に関する様々な情報を一覧できます。
営業担当だけでなく、顧客に関わる他の部門の担当者も顧客情報画面から状況を把握し、情報共有がスムーズに行うことが可能です。
本項では、SFAの顧客管理システムに関する一般的な機能や特徴をいくつか紹介します。
顧客情報の管理
SFAの顧客管理システムでは、顧客情報を中心にデータベースを構築し、顧客の属性や履歴、ニーズや嗜好などを網羅的に管理できます。
また、顧客情報を検索したり、顧客の状況や進捗状況を把握したりすることも容易です。
予定の管理
SFAの顧客管理システムでは、営業担当者が予定をスケジュールし、顧客との面談や商談などのタスクを管理できます。
さらに、予定を同期することで、チーム全体でのスケジューリングを効率的に行うこともできます。
コミュニケーションの支援
SFAの顧客管理システムでは、営業担当者が顧客とのコミュニケーションを円滑に行うための支援を行えます。
メールの自動送信や自動返信、テンプレートの利用、SMSの送信、チャットの機能などがあります。
営業プロセスの自動化
SFAの顧客管理システムでは、営業プロセスを自動化できます。
見込み客の段階や顧客のニーズに応じたアクションの設定や自動的なフォローアップなどがあります。
レポートの作成
SFAの顧客管理システムでは、営業担当者が自分自身の活動や成果を可視化するためのレポートを作成できます。
また、チームの状況や成果を分析するためのレポートを作成することも可能です。
案件管理
個々の案件について、顧客情報や営業担当者、客先担当者、商品、代理店、見積もり、売上金額など、必要な情報を関連づけて管理できます。
また、必要に応じて、表示項目を自由に設定することも可能です。
このシステムを利用することで、営業担当者は個々の案件に関する情報を一元的に管理できます。
具体的には、案件に関する顧客情報、営業担当者、客先担当者、商品、代理店、見積もり、売上金額などを紐づけて管理することが可能です。
このシステムは、営業活動の進捗管理昨日もあり、営業担当者は、案件がどの段階にあるか、次にどのようなアクションを起こすべきかなど、情報をリアルタイムに共有できます。
これにより、営業担当者は、優先度の高い案件に対応することができ、営業活動の生産性は高まります。
さらに、このシステムは、分析機能を備えており、営業活動の成果を定量的に分析することが可能です。
営業担当者は、売上金額や商談成約率、顧客満足度など、さまざまな指標を確認し、営業戦略の改善に役立ちます。
プロセス管理
プロセス管理は、営業プロセスの改善や自動化を実現するためのツールの一つであり、
企業が営業活動を効率的に管理できます。
以下プロセス管理のポイントについて説明していきます。
プロセスの可視化
SFAのプロセス管理では、営業プロセスを可視化できます。
具体的には、営業活動のフローを図示化し、各ステップで必要な情報やアクションを明確にすることにより
営業担当者は、どのステップにあるのか、何をすべきかを把握しやすくなります。
ワークフローの自動化
SFAのプロセス管理では、ワークフローの自動化が可能です。
具体的には、自動的にタスクを割り当てたり、アラートを送信したりすることができ、
営業担当者が行うべきアクションに応じて、自動的に次のステップに進むように設定できます。
これにより、タスクの漏れや重複を防ぎ、営業活動の生産性を高められます。
アクションのトラッキング
SFAのプロセス管理では、営業担当者のアクションをトラッキングが可能です。
具体的には、アクションの実行状況や実績、進捗状況などを記録、進行中の案件に関する情報をリアルタイムで共有、
営業担当者がどの案件に対してどのようなアクションを実行しているのかなどを確認し、適切なフォローアップを行えます。
予実管理
SFAにおける予実管理とは、予算や目標を設定し、実績を把握しながら、
営業活動の進捗を把握し、改善点を見つけていくことです。
予算・目標の設定
SFAを導入する際には、まず営業活動に必要な予算や目標を設定します。
これには、売上目標、営業コスト、営業活動のKPI（Key Performance Indicator）などが含まれます。
これらの目標は、営業戦略やビジネス戦略に基づいて設定されます。
営業活動の管理
SFAを活用することで、営業活動を効率的に管理可能です。
商談の進捗状況や見積書の作成状況などをSFA上で確認でき、これにより営業担当者の業務負荷を軽減し、
営業活動の進捗状況をリアルタイムに把握できます。
実績の把握
SFAを用いることで、営業活動の実績を把握できます。
顧客からの注文や売上高などが実績にあたります。これらの実績をSFA上で管理することで、予実管理を行えます。
分析・改善
SFA上で把握した実績や営業活動の進捗状況をもとに、分析を行い改善点を見つけていきます。
営業担当者の活動内容や顧客ニーズに合わせた営業戦略の改善に役立ち、予算や目標と実績の比較分析によって目標達成度を把握し、改善策を発案できます。
また、SFA上でのレポート作成機能を使うことで、売上高や注文数などの実績データをグラフ化し、視覚的に把握することができ、営業の現状を正確に把握し、改善につなげることが可能です。
予実管理の精度向上
SFAを活用することで、営業活動における予実管理の精度を向上します。
SFAに情報を入力することで、予算や目標との差異や実績の進捗状況をリアルタイムに把握でき、
手作業によるヒューマンエラーを防止できます。
また、自動的に予実管理のレポートが生成されるため、営業担当者はより正確で迅速な分析が可能です。
このようにSFAを活用することで、営業戦略の改善や目標達成度の向上につながります。
SFAの費用相場はいくら？2万円あれば十分導入できる
SFAの費用相場は、導入する企業の業種や規模、導入する機能の種類や数、
導入方法によって異なりますが、一般的な費用の相場について解説していきます。
SFAの費用相場①初期費用
SFAの導入には、コンサルティングが必要な場合があります。
導入前の業務プロセスのヒアリングや、ユーザーのトレーニング、システム連携の設定などを行うためです。
コンサルティング費用は、ベンダーによって異なりますが、数万円から数十万円程度が相場です。
SFAの費用相場②月額費用
SFAツールのライセンス費用は、ベンダーによって異なりますが、月額課金の場合は、数千円が相場です。
また、一度に大量にライセンスを購入する場合は、割引が適用される場合があります。
SFAの費用相場③カスタマイズ費用
導入するSFAツールによっては、カスタマイズが必要な場合があります。
営業担当者が利用しやすいように画面のレイアウトを変更する場合や、特定の業務プロセスに合わせて機能をカスタマイズする場合などがあります。
カスタマイズ費用は、ベンダーによって異なりますが、数十万円から数百万円程度が相場です。
人気SFAツールおすすめ5選【2023年最新版】初めての導入におすすめなツールを厳選
現在、様々なSFA(営業支援ツール・営業支援システム)がありますが、
本項では代表的な5社のツールについて説明していきます。
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SFAツールおすすめ：JUST.SFA
JUST.SFAは「ノンプログラミングSFA」であり、組織の変更や施策方針の変更に迅速かつ柔軟に対応できることが大きなメリットです。
また、改修やカスタマイズによって発生するコストを削減しながら、より使いやすく効率的なシステムに変更することが可能です。
従来のSFAは、変化の度に改修のコストがかかり、対応できず使われなくりますが、
JUST.SFAなら、改修費がかからないので、環境の変化にも対応でき、自発的に使い続けられます。
セールスフォース（Salesforce）
セールスフォースは世界で圧倒的なシェアを誇るSFAです。
拡張性が特徴の高機能SFAで売り上げの分析・予測から各営業担当者の進歩状況のレポートまで細やかに営業部門を可視化します。
システム運用を定着させるための支援も充実しています。
FlexCRM
FlexCRMは低価格で高機能なCRM/SFA/業務管理クラウドサービスです。
初期導入費用は無料で月額の運用費用もリーズナブルなプランを用意しています。
また、業種や業態別のテンプレートを用意しています。
エクセルファイルや名刺管理ソフト等のデータから顧客データベースを簡単に構築でき、
メンテナンス、カスタマイズ費用もかからないので非常にリーズナブルに利用できます。
FreeSFA
FreeSFAは訪問と架電に特化したオープンソースの営業支援システムです。
機能はシンプルですが、訪問予定を地図で確認したり、顧客への架電履歴を残せます。
FreeSFAは次のような特徴があります。
顧客情報をチームで共有・コンタクト履歴の入力・外出先でも入力可能・目標達成状況をひと目で確認・無料でダウンロード・自由にカスタマイズ可能です。
Senses（センシーズ）
出典：https://product-senses.mazrica.com/
「Senses」とは、「株式会社マツリカ」が提供するクラウド型のSFAです。
名刺データや商談情報などの顧客情報はもちろん、メールの送信やレポート作成などの営業管理業務を効率的に行えます。
また、業務の引継ぎなども従来のSFAに比べて簡単です。
SFAの選び方は？導入前の準備まで解説
SFAの導入や選定は、現代のビジネスにおいて非常に重要な課題の1つです。
顧客情報の管理や営業活動の可視化、業務効率の向上など、SFAの導入により多くのメリットが得られます。
しかし、多数のSFAが存在する中で、どのような基準で選定を行えば良いのか、また導入前にどのような準備が必要なのか、
といった疑問はみなさん生じるでしょう。
本項では、SFAの導入・選定に関する基礎知識から、具体的な選定方法まで、解説していきます。
SFAの選び方①使いやすさ
営業支援システム（SFA）を導入する場合、使いやすさは非常に重要な要素の1つです。
営業担当者が日々の業務に取り組む際に、使いやすくて効率的なツールでなければなりません。
SFAの使いやすさを評価するためには、以下の点をチェックすることが大切です。
ユーザーインターフェース
SFAの使いやすさを判断する上で、最も重要な要素はユーザーインターフェース（UI）です。
直感的で分かりやすく、使い方が簡単で、ユーザーが必要な情報や機能に素早くアクセスできるように、UIが設計されているかどうかも確認しましょう。
モバイル対応性
現代のビジネス環境では、外出先での営業活動が増えているため、SFAがモバイル対応しているかどうかも重要なポイントです。
スマートフォンやタブレット端末でも、使いやすく効率的に業務を行えるかは使いやすさに大きな影響を与えます。
カスタマイズ性
SFAには標準的な機能が備わっていますが、自社独自のビジネスプロセスに合わせたカスタマイズができるかどうかはとても大切です。
自社のビジネスに最適な機能や画面を設定できるかどうかをチェックしておきましょう。
サポート体制
営業支援システム（SFA）を導入する際には、導入後のサポート体制も重要な要素の1つです。
SFAは営業担当者の日々の業務を支援するツールであり、使い方が分からなかったり、トラブルが起きた場合にはすぐに対応できるサポート体制でなければなりません。
SFAの導入をサポートする体制には、以下のようなものがあります。
導入前のサポート
SFAを導入する前に、どのようなSFAが自社に最適かを判断するために、
SFA提供業者からのカウンセリングやデモンストレーションが受けられる場合があります。
提供業者の専門スタッフが自社の業務内容や課題をヒアリングし、最適なSFAの選定や導入方法についてアドバイスを行ってくれます。
導入時のサポート
SFAを導入する際には、システムの導入作業やデータ移行、カスタマイズなどが必要です。
提供業者が専門スタッフを派遣し、適切な導入作業を行うことができる場合があります。
また、導入後のトラブルシューティングや操作方法の説明など、導入時に必要なサポートを提供してくれる業者もあります。
継続的なサポート
SFAの導入後も、継続的なサポートが必要です。
SFAのバージョンアップやシステムの障害発生時のサポート、
ユーザーからの問い合わせに対応するヘルプデスクなどが挙げられます。提供業者がこれらのサポートを提供している場合は、安心してSFAを導入できます。
オンラインサポート
提供業者がオンライン上でのサポートを提供する場合が多いです。
チャットやメールでの問い合わせ対応や、専用のFAQ（よくある質問）ページなどがあります。
オンラインサポートを提供している業者は、迅速かつスムーズなサポートが可能であり、時間や場所を問わずに利用できます。
カスタマイズ
営業支援システム（SFA）の導入において、カスタマイズ性は非常に重要な要素の1つです。
カスタマイズとは、自社の業務やニーズに合わせて、システムの機能や画面のレイアウトなどを変更・設定することです。
SFAのカスタマイズ性が高い場合、自社の業務プロセスやワークフローに合わせたカスタマイズが可能になり、業務の効率化や生産性の向上が期待できます。
以下に、SFAの導入をカスタマイズ性で選ぶ際に注目すべきポイントをいくつか紹介します。
業務プロセスのワークフローに合わせたカスタマイズ
SFAは、営業担当者の業務を支援するためのシステムであり、営業活動のワークフローに合わせたカスタマイズが必要です。
商談情報の登録フローを自社の営業プロセスに合わせて変更することができるか、
また、営業活動の進捗状況を可視化するダッシュボード画面をカスタマイズできるかなどが重要なポイントとなります。
レポーティング機能のカスタマイズ
SFAは、営業活動の進捗状況や成果を可視化するレポーティング機能がありますが、
自社の業務に合わせたレポーティング機能がない場合、効率的な業務の分析や改善が困難になります。
SFAのレポーティング機能が、自社の業務に合わせてカスタマイズ可能かどうかも、導入時に注目するべきポイントとなります。
外部システムとの連携
SFAは、CRMやERPなどの外部システムとの連携が可能なことが多いです。
自社が既に利用しているシステムとの連携ができるかどうかも、導入前に確認するべきポイントです。
外部システムとの連携ができることで、業務プロセスの自動化が進み、業務の効率化や生産性の向上が期待できます。
カスタマイズに必要な技術や知識の有無
SFAのカスタマイズには、システム開発やプログラミングの知識が必要になることがあります。
自社でこれらの技術や知識を持っている場合は、SFAのカスタマイズ性が高いシステムを選ぶことで、
自社のニーズに合わせたカスタマイズが可能になります。
一方、技術や知識を持っていない場合は、SFA提供元のカスタマイズサポートを受けることが重要です。
カスタマイズの拡張性
SFAを導入する際には、現在の業務プロセスやニーズだけでなく、
将来的に業務が変化した場合にも対応できるかどうかも重要なポイントです。
SFAがカスタマイズ可能であれば、業務の変化に合わせてシステムを拡張することができ、
長期的にシステムの価値を発揮できます。
SFA導入のメリットとは？データを可視化して営業効率アップ！
SFAの導入によるメリットは多岐にわたりますが、本項では一般的なメリットに関して説明していきます。
SFAのメリット①営業活動の可視化
営業担当者が行っている営業活動の状況や進捗状況を把握できることです。
商談ステージや進捗状況、アポイントメントの予定、訪問先の情報などが可視化され、管理者やチーム内の他のメンバーが把握できます。
営業活動の可視化によって、社内の営業活動の状況を正確に把握することができ、チーム内のコミュニケーションが円滑になる、効率的なマネジメントが可能になります。
チームで情報共有化
SFAを使用することで、営業チームはリアルタイムで情報を共有できます。
チームメンバーが商談を進める際に、進捗状況や次のステップについての情報をリアルタイムで共有することにより、チーム全体で協力し、より迅速かつ効果的な営業活動を行えます。
無駄を削減
SFAは営業活動に必要なデータや情報を一元管理し、営業担当者が情報を収集するために無駄な時間や手間を省けます。
顧客情報や商談履歴、見積書の作成など、紙ベースで管理していた場合は、情報を収集するために膨大な時間がかかり、取りこぼしやエラーも発生しやすくなります。
しかし、SFAを導入することで、これらの業務をツール上で一元管理することができ、正確かつ迅速な情報収集が可能です。
SFA導入のデメリット①初期設定が面倒
SFAの導入には、初期設定が必要です。初期設定は、営業プロセスの理解や業務フローの設計、マスターデータの設定など、非常に手間がかかる作業となります。
特に、SFAはカスタマイズ性が高いため、企業独自の営業プロセスやデータ管理のルールに合わせて設定しなければなりません。
初期設定を誤ると、後になって大幅なシステム変更が必要になる場合があります。
また、設定が複雑であるため、システム導入者やシステム管理者のスキルが必要です。
初期設定に時間と手間をかけることで、運用効率の向上や業務の正確性、
データの信頼性を高めることができますが、初期設定が面倒であるため、SFAの導入を躊躇する企業も少なくありません。
入力時間が増える
SFAの導入によって入力時間が増える可能性もあります。
その理由としては、SFAの入力フォームが多種多様であるため、入力する項目数や入力方法が複雑になるからです。
また、システムによって入力された情報が正確である必要があるため、入力ミスや漏れを防ぐために入力時間が増えてしまうことがあります。
システムに入力する情報量が増えるため、導入前には手動で入力していなかった情報まで入力する必要があるので、結果的に入力時間が増加することが考えられます。
効果が現れるのに時間がかかる
SFAはその効果が現れるまでには時間がかかることがあります。
まず、SFAの導入にあたり、既存のデータの移行や設定変更などの作業が必要になり、これには一定の時間がかかります。
また、社内の営業プロセスや文化に合わせたカスタマイズやトレーニングも必要になるため、そのための時間も必要です。
さらに、SFAの効果が現れるためには、営業担当者がシステムを使いこなし、正しく活用しなければなりません。
そのためには十分なトレーニングやサポートが必要であり、それを提供するためにも時間が必要になります。
SFAの相場に関するよくある質問
最後に、SFAの料金に関する疑問を解消しましょう。
この章では、SFAの料金に関するよくある質問を解説します。
- SFAは料金で性能差はある？
- 費用を考えるとどこまでカスタマイズすべきか迷う。
- 既存のSFAより安いですよと営業されます。本当に切り替えたほうがお得なのでしょうか？
SFAは料金で性能差はある？
SFAの料金で性能差はあります。
SFAの料金設定については、どの程度の量のデータを管理分析するのか、
どこまでカスタマイズするのかなどにより、大きく月額利用料は異なります。
費用を考えるとどこまでカスタマイズすべき？
基本的にはSFA販売員のサポートがありますが、最終的には自身で決める必要があります。
まずは、お試しという感覚で必要最低限の機能が利用できれば問題ありません。必要に応じて機能追加も可能です。
既存のSFAより安いですよと営業されます。本当に切り替えたほうがお得なのでしょうか？
ケースバイケースと言えるでしょう。
既存のSFAを使いこなせていない場合には、費用面でコスパのよいシステムへの切り替えがお得でしょう。
しかし、切り替える前に、本当に使いこなせていないのか、使い方や運用方法をサポートに問い合わせてみてからでも遅くはないでしょう。
SFAの相場はいくら？まとめ
以上、SFAの基本的な事項について解説しました。
SFAは導入することで営業活動の効率化や売上アップに大きく貢献してくれます。
ぜひ、この記事を参考にして、自社に最適なSFAツールを選定し、会社の売り上げアップにチャレンジしてみてください。
