【2024年】RPAとは？導入メリットをわかりやすく紹介！主な機能や導入手順まで徹底的に説明

上記のように考えている方は、この記事がおすすめです。

RPAはデータ入力や情報の転載など、定量化しやすい単純作業の自動化ができるとして、導入を検討している企業は多いです。

一方で、RPAの仕組みや具体的なメリット、自社に本当に必要なのかが分からず導入に踏み切れないケースも多いでしょう。

そのためこの記事では、「RPAの特徴から機能、選び方のポイント」まで詳しく解説していきます。

RPAとは

RPAとは、パソコン上で行う業務をソフトウェアロボットを活用して自動化することを指します。

RPAツールでは、主にデータの入力や転載、ファイルの複製や共有など比較的定量化させやすい業務を自動化してくれます。

定量化しやすい業務は、日々の業務においてルーティン化している方も多いですが、RPAを活用すれば全て自動化できるため、時間的リソースに余裕が持てます。

より重要度の高い業務に適切な時間を割けるため、生産性が上がるでしょう。

この項目では、RPAの基本的な情報や特徴を以下の内容に沿って詳しく解説していきます。

RPAが求められている背景

RPAが求められている主な背景は、以下の通りです。

上記にもあるように、現在日本では少子高齢化により深刻な人手不足が続いています。

2030年にはIT人材が約60万人ほど不足するとも言われています。

一方で、RPAは複雑なプログラミング知識は不要で、比較的誰でも使いこなせる利便性から近年導入されています。

また、働き方改革にて、できるだけ少ない労働力で最大限生産性を上げるよう、政府の方針が定められている点も、RPAが導入される背景でしょう。

RPAの仕組み

RPAは、ソフトウェアロボットに自動化させたい業務を記録させ、業務の効率化を図ります。

まずはパソコン上で自動化させたい業務をソフトウェアに記録させる必要がありますが、作業プロセスはフローチャート化されているため分かりやすいです。

フローチャートに対して、自動化したい業務に応じてドラック＆ドロップの簡単操作で編集していきます。

ロボットの編集が完了したら、後は稼働するスケジュール設定を済ませるだけです。

設定した時間になると、RPAに記録した業務を編集したフローチャート通りに自動的に作業してくれるようになります。

RPAの活用例

RPAの活用例としては、主に以下のようなものが挙げられます。

上記の通り、RPAでは単純作業である程度定量化しやすい業務に対して、活用されるケースが多いです。

複雑な業務をRPAで自動化するのは難しいですが、わざわざ人間が行わなくても良い単純作業を自動化することで、本来時間を割くべき業務に適切な時間が割り振れます。

特にデータ入力や特定のデータを元に作成するレポートなどは、RPAによる自動化に適しており、現場レベルの従業員から経営陣まで恩恵が受けられるでしょう。

RPAとAIの違い

結論から言うと、RPAとAIの違いは判断の方法です。

RPAは人間が指定した基準に基づいて判断し、決まった行動を確実に遂行してくれますが、AIでは膨大なデータを元に自身で判断し行動してくれます。

データを元に学習し、運用する度に判断力が賢くなる機能が搭載されたAIもあるため、RPAとは判断の方法が異なります。

一方で、RPAは自身で判断することはないものの、人間が入力した記録に基づいて正確な実行がされるため、仕組み化しやすい業務の自動化には最適です。

AIにおいては、人間が判断するべき領域においても、ある程度任せられる点が強みですね。

このように、RPAとAIは似た側面を持ち合わせていますが、採用すべき環境や業務が異なるでしょう。

RPAとVBAの違い

VBAはExcelのマクロが該当しますが、RPAとの違いは自動化できるアプリケーションにあります。

RPAはツールにもよりますが、基本的にはどのアプリケーションにおいても自動化が可能で、高度なプログラミング知識がなくても扱える利便性があります。

一方で、VBAではExcelやWordなどをはじめ、Office製のアプリケーションにおいて自動化が可能となり、運用するには高度なプログラミング技術が必要となります。

つまり、一般企業において現場レベルで活用する場合は、RPAの方が汎用性が高く運用しやすいと言えます。

業務の自動化という点においては共通しますが、適用できるアプリケーションの範囲がRPAとVBAでは違いがあるでしょう。

RPAのクラスとは

RPAは、自動化できるレベルにより3つのクラスに分かれています。

この項目では、RPAの3つのクラスについて詳しく解説していきます。

RPA

クラス1は従来型のRPAが該当します。

自動化できる業務は単純作業で定量化しやすい業務なため、入力作業や検証作業、レポート作成などが適しています。

複雑な業務やロボット自体に判断能力がないため、自動化できる業務はある程度限定されますが、高度な知識は不要で現場レベルでの運用もしやすいです。

一方で、他2つのクラスとは違いAIは搭載されていないため、自動化の精度や確度は設定する人間に一任されます。

初期設定が間違っている場合、間違った手順で作業が繰り返される可能性があるため運用時にはダブルチェックなどを導入し、ヒューマンエラー防止が必要でしょう。

EPA

クラス2はEPAと呼ばれるツールが該当します。

EPAとは、AIと連携しながらデータ解析が可能なため、定量化されていない業務においても自動化できるようになっています。

RPAでは定量化された単純作業のみ自動化が可能であったため、EPAは上位クラスと言えます。

主に画像解析や音声解析などに活用される場合が多く、RPAでは対応しきれなかった業務までカバーしてくれます。

RPAと比べて仕組みややや複雑化しますが、より自動化できる業務範囲が増えるため、注力すべき業務に集中できるでしょう。

CA

クラス3にはCAと呼ばれるツールが該当します。

CAとは、高度なAIと連携したデータ解析を行えるため、EPA以上の性能を誇ります。

高度なAIによりロボット自体が判断力を持つため、ほとんどの業務プロセスの自動化が可能となります。

定量化しやすい業務でなくても自動化できる点が、他2つのクラスよりも勝っている点でしょう。

またEPA以上に自動化できる業務範囲が増えるだけでなく、AI分析を活用して経営戦略にまで活用できるため、単なる業務効率化ツールの枠を超えているとも言えます。

RPAに比べると仕組みがやや複雑なため、上手く運用するためにはある程度の知識が求められますが、それ以上に多くの導入効果が得られるでしょう。

RPAの主な機能

この項目では、RPAの主な機能を以下に沿ってご紹介します。

作業ロボット作成機能

作業ロボット作成機能はRPAの中でも最も基本的な機能で、定量化した業務を自動化するためのロボットを作成していきます。

RPAでは難しいプログラム知識がなくても作成できる場合が多く、画像認識やオブジェクト認識、座標認識などにより簡単にロボット作成が可能です。

直感的な操作でロボットが作成できるため、RPAの導入ハードルを下げている機能と言えるでしょう。

ロボット編集機能

ロボット編集機能では、自動化を適用しているツールやWebサイトに仕様変更があり、バージョンアップに対応し修正していきます。

部分的に修正したい箇所だけを実行する場合や、ロボット作成時に生成されるフローチャートを活用して行う場合などがあります。

プログラミングによる編集も可能なため、ITリテラシーのある方からそうでない方まで対応したロボット編集機能が搭載されています。

ロボットの実行機能

ロボットの実行機能では、ロボットをどのように実行していくかを設定します。

方法としてはタイムスケジューリング、特定の動作で実行するトリガーなどによりRPAの実行基準を定めていきます。

自動化したい業務により実行設定を変えていくことで、無駄なく効率良く運用できるため、作成したロボットを最大限有効活用するためにも重要となる機能でしょう。

RPAの得意分野と苦手分野

この項目では、RPAの得意分野と苦手分野をそれぞれご紹介します。

得意分野

RPAの主な得意分野は以下の通りです。

RPAでは上記の通り、定量化しやすい単純作業が得意分野です。

既存データを他アプリケーションへ転載したり、メール送信やワークフローの実行、顧客データのチェックなどが自動化できるため、日々の業務負担が軽減するでしょう。

苦手分野

RPAの苦手分野はハッキリしており、定量化しにくく変更が多い業務です。

RPAはデータ入力や登録など、あくまで複雑な判断が不要で、あまり変更点のない業務に対して自動化が行えます。

一方で、最近ではRPAをAIと連動させて、定量化されていない業務においてもカバーしたり、データ分析により経営戦略にまで役立てるタイプもリリースされています。

RPAは原則として定量化されていない業務は苦手分野ですが、高機能なタイプを選定すれば、問題なくカバーできるでしょう。

RPAの導入メリット

この項目では、RPAの導入メリットを以下の内容に沿ってご紹介します。

従業員満足度の向上

RPAは、従業員満足度の向上する導入メリットがあります。

RPAではデータの入力やテキストのコピー＆ペーストなど、単純作業の自動化が可能です。

これらの単純作業は現場レベルの従業員にも負担となる場合が多いですが、RPAの導入により自動化することで、時間的リソースが生み出せます。

時間的リソースが生まれることで従業員それぞれが、自身が最も注力すべき業務に適切な時間が割けるようになります。

そのため、より仕事に注力できるだけでなく、適切に成果が発揮され評価も受けやすくなるため、業務への満足度が向上していきます。

満足度が向上すると離職率の低下や生産アップに繋がるため、自社にとっても大きなメリットとなるでしょう。

人的コストの削減

RPAでは、人的コストが削減できる導入メリットがあります。

RPAは機械的な労働者とも呼ばれますが、本来人間の労働者が必要な業務を代替してくれるため、雇うべき従業員数が最小限に抑えられます。

また、RPAによる不要な業務を全て一任させることで、従業員の仕事に対する満足度が上がり、離職率が下がります。

会社にとって新規人材の発見と育成では、教育コストも含め多くの時間と労力が必要となります。

業務への満足度が低く離職率が高い場合、常に人的コストに悩まされてしまいます。

しかし、RPAを導入すると無駄な作業を従業員に任せる必要がないため、人的コストを抑えて、会社全体の成長に繋げられるでしょう。

業務の精度改善

RPAでは、業務の精度改善が見込める導入メリットがあります。

1日の業務において、単純作業が続くと集中力は低下しやすく、精度も下がってしまう傾向にあります。

ですが、RPAを導入すると24時間365日体制で定量化できる業務を自動化してくれるため、単純作業が続くことはなくなり、仕事の精度も保たれやすくなります。

また、RPAに任せられる業務が増えるとそれだけ時間をかけて、精度が求められる業務に向き合える点も魅力です。

このように、RPAを導入すると自動化による単純な業務効率化だけでなく、時間の捻出と業務のクオリティ担保効果も期待できるでしょう。

24時間体制で稼働できる

RPAでは、24時間体制で稼働できる導入メリットがあります。

RPAは設定したプログラム通りにロボットが24時間365日体制で稼働するため、業務のスピードアップだけでなく、スケジュールの短縮にも役立ちます。

RPAを上手く活用できれば、人件費を大幅に削減しつつ業務の完了、納品までのスケジュールを大幅に短くできるため、会社全体の売上アップに貢献してくれるでしょう。

重要度の高い業務に集中できる

RPAでは、重要度の高い業務に集中できる導入メリットがあります。

RPAでは、設定したワークフローに合わせて単純作業を自動化できるため、日々のデータ入力やファイル共有などに割いていた時間が不要になります。

そのため、より重要度の高い業務に時間を割き集中できるため、今まで以上に仕事の成果が出しやすくなります。

高度な判断が必要な人間が行うべき業務に集中できる点も、RPAの魅力でしょう。

現場単位の業務から導入できる

RPAでは、現場単位の業務から導入できる導入メリットがあります。

RPAは専門知識が不要で誰でも導入できるため、専門的な知識のない現場レベル業務でも問題なく運用できます。

また、パソコン1台から導入できるタイプやアカウント単位で導入できるタイプなど、必要最低限な規模感で採用できる点も魅力ですね。

RPAの導入デメリット

この項目では、RPAの導入デメリットを以下に沿って詳しく解説していきます。

コストが高い

RPAでは、導入コストが高いデメリットがあります。

RPAは単純作業を自動化し業務効率化が期待できますが、初期費用や月額料金など導入費用が必要となります。

比較的手ごろな価格で導入できるクラウド型であれば、数万円ほどで導入可能ですが、デスクトップ型は数十万円、サーバー型の場合は数百万円以上の導入費用が求められます。

もちろんサービスによる価格は異なりますが、少なくとも企業内にて本格運用するには数万円以上の導入コストが求められます。

そのため、RPAを導入する際には自社に見合った機能が、無理のない金額で提供されているかという視点が重要になるでしょう。

経験者が少ない

RPAでは、経験者が少ないデメリットがあります。

RPAは難しいプログラミング知識が不要ではありますが、ある程度専門的な知識などが必要となります。

しかし、RPAに関する知識を持つ従業員が全くいない場合、導入しただけでは上手く運用できずに持て余してしまいます。

解説動画や書籍、RPAツールの提供会社による研修やサポートなどを受ける必要性が出てくるため、本格運用までに時間と労力が必要となります。

そのため、RPAを導入する前にはまずは自社にプログラム関連の知識がある従業員がいるかどうか、確認しておく必要があります。

場合によっては知識を持つ従業員を中心に、サポートチームの編成やマニュアル作成を行うと良いでしょう。

修正体制が必要

RPAでは、修正体制が必要であるデメリットがあります。

RPAは基本的に設定されたルールに基づいて稼働していきますが、設定された事柄以外の想定外な現象が起こった場合、稼働が停止してしまいます。

その際には、RPAを正しく稼働させるために修正作業が必要となります。

そのため、想定外な事が起こらないよう設定する点、修正が必要になった際に迅速に対応できるよう、修正体制を整える必要があります。

可能であれば、RPAの知識に長けた人材を配置しておくと、修正コストが削減できるため、運用においてリソースが確保できた際に検討すると良いでしょう。

業務停止のリスクがある

RPAでは、業務停止リスクのデメリットがあります。

RPAはワークフローを設定しその通りに基本的には動きますが、システム障害やエラーなどにより業務が停止してしまうリスクがあります。

また、RPAのキャパシティを超えるような業務を実行した場合も、システムダウンが起こる可能性があります。

そのため、RPAを運用する際はキャパシティに余裕があり、システム復興に対して対策を整えた環境で運用する必要があるでしょう。

業務がブラックボックス化する可能性がある

RPAでは、業務がブラックボックス化するデメリットがあります。

RPAは設定した通りに自動で業務をこなしてくれるため、設定者が異動もしくは退職した場合でも問題なく運用できます。

しかし、適切な引継ぎが行われなかった場合、作業内容や手順などが不明瞭となり、ブラックボックス化してしまう可能性があります。

そのため、ブラックボックス化する前に業務のマニュアル化を行い、業務内容の可視化を徹底すると良いでしょう。

間違った作業を継続させてしまう可能性がある

RPAでは、間違った作業を継続させてしまうデメリットがあります。

RPAは設定されたプログラムに沿って、正確に業務をこなしますが、指示が間違っている場合は間違った業務を繰り返し実行してしまいます。

間違った指示で自動化しないためには、まずは指示自体に問題がないかテストを行い、運用後も定期的にメンテナンスを行う必要があるでしょう。

RPAを選ぶ際のポイント

この項目では、RPAを選ぶ際のポイントを以下の内容に沿ってご紹介します。

社内の知識レベルを確認

RPAにを選ぶ際、社内の知識レベルを確認すると良いでしょう。

RPAは深いプログラム知識がなくても運用できますが、自社にIT知識の高い従業員がいる場合、選べるツールの幅は広くなります。

専門知識がある従業員が居れば、メンテナンスやカスタマイズが自由に行えるため、より自社にマッチした形でRPAが導入できます。

一方で、IT知識のある従業員が居ない場合は、より知識不要で使えるRPAを選ぶ必要性が生じます。

そのため、まずは自社のITレベルを正しく把握しておくと良いでしょう。

導入による費用対効果の確認

RPAを選ぶ際、導入による費用対効果の確認すると良いでしょう。

RPAは提供サービスにより機能やサポートの充実度、費用など様々違いがあります。

一方で、多機能なタイプが必ずしも優れている訳ではなく、自社に不要な機能が多数搭載されている場合はオーバースペックになり、費用対効果は悪くなります。

そのため、まずは小規模や無料お試し期間を利用して試験運用を行い、機能と価格のバランスを検討すると良いでしょう。

導入形態

RPAを選ぶ際、導入形態を確認しておきましょう。

RPAに限らず昨今のソフトウェアでは、クラウド型とオンプレミス型があります。

オンプレミス型や自社パソコンやサーバーにインストールするため、カスタマイズ性は高いですが、初期費用が高く導入パソコン以外では利用できない傾向があります。

一方で、クラウド型は運営側が用意したサーバーにアクセスして利用するため、導入パソコン以外でも問題なく利用できます。

また、初期費用と月額料金が安い傾向があるため、小規模導入やできるだけ費用を抑えて導入したいと考えている場合は、クラウド型がおすすめです。

無料トライアルの有無

RPAを選ぶ際、無料トライアルの有無を確認しておきましょう。

RPAに限らずですが、新しいツールを導入するにあたり、いきなり全社に導入してしまうと、対応が煩雑になり上手く運用できない場合が多いです。

そのため、まずは無料トライアルや特定部署での小規模導入などを行い、試験運用するとツールが定着しやすいです。

無料トライアルや部署単位での導入が難しいRPAツールもあるため、まずはこれらに対応しているか確認しましょう。

サポートの手厚さ

RPAを選ぶ際、サポートの手厚さを確認すると良いでしょう。

RPAは難しいプログラミング知識がなくても運用できるため、導入ハードルの低さは1つの特徴です。

とはいえ、運用していく中で不明点や思わぬエラー、トラブルが発生する場合もあります。

その際に導入したツールの運営元が、あまりサポート体制が整っていないとトラブル解決に時間がかかり、解決のために別途費用が発生する可能性もあります。

そのため、RPAを選ぶ際はサポートの対応時間、使い方や操作方法のマニュアルなど手厚いサポート体制があるかを確認しておくと良いでしょう。

RPAの失敗しないための導入手順

この項目では、以下の内容に沿ってRPAの失敗しないための導入手順をご紹介します。

RPAの要件詰め

まずはRPAを導入するにあたり、要件を詰めていきます。

RPAは導入しただけで業務効率が期待できるツールではなく、自社に対して適切な形で運用する必要があります。

そのためにも、RPAによりどういった業務を自動化したいのか、導入にあたり費用はどれくらいかかるのか、どれほどのスペックが必要なのかなどを固めていきます。

また、RPAの定着において従業員に導入目的を伝え理解してもらう点も、失敗しないためには重要な要素です。

これらの要件をツール選定前に確認し共有しておくと、自社にマッチしたRPAが選定しやすくなり、無駄なく導入できるでしょう。

RPAの選定

定まった要件を元に、自社に導入するRPAツールを選定していきます。

選定する際は要件を満たす機能が搭載されているか、自社において無理のない料金設定なのか、導入形態は適しているのかなどを確認していきます。

一方で、ツールの仕様や料金については、サービス提供会社へ問い合わせなければ分からない場合が多いです。

そのため、まずは自社にマッチしそうなRPAツールををいくつかピックアップして、それぞれ見積もりや仕様などを確認すると良いでしょう。

1社では相場比較や仕様比較ができないため、複数社への問い合わせがおすすめです。

小規模導入で試験運用

ツールの選定が完了したら、小規模導入で試験運用しましょう。

導入するツールが決まった後に、いきなり部門全体で導入してしまうと、予期せぬトラブルが起き、定着までに時間がかかる可能性があります。

また、利用規模が多いとそれだけ費用もかかってしまうため、まずは選定したツールが自社の理想通りの仕様かどうか、機能が過不足なく搭載されているかを小規模で確認すべきです。

小規模で使用感の確認から運用まで行い、本格導入にあたりネックとなり得る箇所をピックアップし、フォロー体制を整えておくと定着しやすいでしょう。

RPAツールによっては、無料トライアルを提供している場合もあるため、費用をかけずにテストしたい方にはおすすめです。

RPA本格を本格的に運用

小規模導入にてある程度成果が得られた場合は、本格的に運用をスタートさせます。

RPAを初めて使う従業員が多い場合は、使い勝手が理解できるまで時間がかかるため、定着までは余裕を持って運用していくと良いです。

特に最初の内は、RPAツールの提供会社が展開している解説動画やマニュアル、研修などを活用して自社全体でRPAへの理解度を深めていきましょう。

場合によっては、自社でサポートチームを編成して、操作が分からない際の問い合わせ窓口となり、定着しやすい環境を整えておくと良いです。

従業員がスムーズに利用できる環境作りが定着には必要なため、工夫しながらRPAを本格運用していきましょう。

RPAでルーティン業務を自動化し効率化を図ろう

RPAは単純作業を自動化することでリソースを確保し、より重要度の高い業務に集中できるため会社全体の生産性アップに繋がります。

ルーティン業務に欠けるコストが最小限になるため、従業員が仕事へ没頭しやすく満足度も高まります。

一方で、RPAは搭載機能や価格、サポート体制などもバラバラなため自社に最適なツールを選ぶ必要があります。

そのためにはまず、自社でRPAを導入する目的を明確にして社内に共有したうえで、それを満たすツールを選定すれば、ルーティン業務を自動化して効率アップできるでしょう。