RPAの導入を検討している方の中にはこのように考えている方も多いかもしれません。
今回はRPAの特徴、メリットとデメリット、おすすめのRPAツールなどを紹介します。
RPAについて詳しく知りたい方はぜひ参考にしてください。
- RPAとは、定型作業を自動化するロボットのこと
- RPAは、データの集約・転記・チェックやファイルやデータの送信、インターネット上の情報収集などができる
- RPAはルーティン作業などの雑務を自動化できる一方で、費用がかかるなどのデメリットがある
- RPAを検討している方は、まずはおすすめRPA会社の資料を請求してみましょう！
こんな記事もおすすめ⬇︎
RPAツールで自動化できる業務とは？具体例や導入手順6つを徹底解説
目次
そもそもRPAとは何か？
RPAとはコンピューターを使用する業務を、ソフトウェア上のロボットが自動で行う仕組みを指す言葉です。
ルールエンジンや機械学習など認知技術を活用しているため、従来は人間だけが実施できると考えられてきた業務にも対応できます。
Robotic Process Automationの頭文字が名前の由来になっていることから分かるように定型的な業務を得意としており、事務作業の効率化に大きな力を発揮するツールです。
マウスやキーボードで行う作業や複数のアプリケーションを同時に操作する業務がロボットによって自動化されるため、正確性・迅速性どちらにも優れています。
仮想知的労働者とも呼ばれており、業務改善や人手不足の解消につながるツールとして注目を集めています。
RPAはどんな機能を持つツールなのか？
RPAの導入を検討するとき、具体的にどのような機能を持つのか分かりにくいと感じる方も多いでしょう。
ここでは、RPAが備える機能を3つにまとめて紹介します。
RPAの機能①データの集約・転記・チェック
RPAはデータを処理する能力に優れており、複数のデータファイルをひとつにまとめたり、入力したりするような作業を自動化できます。
また、様々なアプリケーションにデータの転記ができるのも嬉しいポイントです。
人間が作業する場合は入力のたびにミスの有無を確認する必要がありますが、RPAを利用すればその作業を省略できます。
それから、人間と違って見間違いや誤入力の心配がないため、入金消込や顧客データなどのチェックも得意分野です。
RPAの機能②ファイルやデータの送信
自動的にファイルやデータを送信できるのもRPAの特長です。
一定の期間を経たり、特定の条件を満たしたりしたときなど条件を課したうえで実行できます。
そのため、プロジェクトメンバー全員に対する最新データの報告や書類の未提出者に対する催促といった様々な用途に活用できます。
また、さきほど紹介したデータの集約機能と合わせて利用できるため、データ処理でエラーが発生した際にも自動報告できる仕組みの作成が可能です。
前日までの事業状況を確認できる複数のデータをまとめたうえで、始業前にプロジェクトメンバーにメールで送信することもできます。
RPAの機能③インターネットによる情報収集
インターネット上の情報を自動的に収集する機能も有しています。
ウェブブラウザを自動操作し、人間をはるかに上回るスピードでウェブサイトを巡回できます。
そのため、最新の動向もタイムリーに把握可能です。
株価の動向、競合商品の価格、クチコミの状況など幅広い情報の収集に役立ちます。
インターネットにあふれる情報のチェックを人間が行っていては膨大な時間がかかりますが、RPAなら自動化が可能です。
RPAとはビジネスにどんなメリットをもたらすツールなのか？
RPAを導入するとビジネスにどんな好影響をもたらすのか気になりますよね。
ここではRPAのメリットを3つのポイントから解説します。
自社に導入する必要があるか検討する際の参考にしてください。
RPAのメリット①人手不足を解消
少子高齢化に伴う人材不足は多くの企業にとって深刻な課題です。
しかし、RPAを導入すれば、人間の手で行っていた多くの業務を自動化できます。
プログラミングなど専門的な知識を必要としないケースが多く、汎用性が高いのも強みです。
また、ロボットであるRPAは人間と違って24時間365日稼働できます。
人間が行う業務量を減らせるため、人的コストの削減が可能です。
働き方改革にもつながるため、従業員のワークライフバランス改善にも貢献できます。
RPAのメリット②アプリ・システムの管理及び操作
RPAを使用すれば、煩雑であったアプリやシステムの管理や操作も不要になります。
ホワイトカラーが担当する定例的な業務は複数のアプリやシステムを扱う場合が多く、複雑な操作やミスのチェックなどにも神経を使います。
社外と連携するシステムを操作するときは、特に注意を払わなくてはなりません。
しかし、RPAは社内・社外のシステムとも連携できるため、SFAやERPへのデータ入力や金融機関のWebバンキングの操作なども可能です。
RPAのメリット③業務のクオリティ向上
RPAは設定したルールに従って稼働します。
ロボットである以上、人間のような人為ミスは起こりません。
正確な作業を実施できるため、オペレーションミスを減らせます。
そのうえ、常に一定品質のクオリティを確保できます。
当然、人間が作業するよりも高速です。
その結果、戦略立案や分析など重要な業務に人的リソースを割ける体制を築けるため、生産性アップも見込めます。
従業員にとってもやりがいのある仕事が増加するため、モチベーションの向上も期待できます。
RPA導入のデメリットはあるのか？導入すべきでないケースを解説
RPAを導入すると、業務に不都合が生じる場合もあります。
ここでは3つのデメリットを紹介します。
必ず目を通して、自社の課題を解決するためにはRPAの導入が適切かどうか確認してください。
RPAのデメリット①非定型作業は苦手
RPAはデータ処理や情報収集などの定型的な作業を得意としていますが、非定型業務は苦手です。
そのため、事例ごとに個別の判断を要する業務やルールの変更が頻繁に起きる業務とは相性が悪く、ロボットが停止してしまうケースもあります。
しかし、近年ではAIとの連携によって非定型的な作業に対応できる事例も見られるようになりました。
導入を検討する際は自社の業務内容を洗い出し、適切な導入方法を熟慮しましょう。
RPAのデメリット②費用がかかる
当然ですが、RPAにはコストがかかります。
導入時にはデスクトップ型なら0〜50万円、クラウド型なら30〜50万円程度です。
サーバー型なら10万〜数千万円かかる場合もケースもあります。
また、初期費用はもちろんランニングコストも必要です。
RPAの導入はコストダウンにもつながりますが、それ以上に費用がかかってしまう場合もあります。
RPAを導入する際には、予算についても入念に話し合いましょう。
RPAのデメリット③スキルを備えた人材が少ない
RPAを使用した経験のある方が少ないことも問題点です。
RPAはプログラミングよりは難易度は低いものの、業務の効率性を向上させるためには一定の知識が必要です。
また、知識がないまま不必要なロボットを複数作ってしまうと、サーバーに負担をかけてしまう恐れがあります。
自社にカスタマイズやメンテナンスを行える人材がいない場合は、社内教育も必須です。
社内のITリテラシーの状況を踏まえ、教育の方法や計画も考慮しながら導入作業を進める必要があります。
RPAの導入時に気を付けるべきポイント
実際にRPAを導入しようとするときのほうが、導入を検討している段階よりも慎重な判断を求められる局面が多いでしょう。
ここでは、導入時に気を付けるべきポイントについて解説します。
RPA導入に失敗をしないためにも、ぜひ一読してください。
- RPAの導入に関する注意点①どのくらいの効果を得られるか
- RPAの導入に関する注意点②トライアルによる十分な事前検証が可能か
- RPAの導入に関する注意点③人的リソースは十分か
- RPAの導入に関する注意点④サポート体制は充実しているか
RPAの導入に関する注意点①どのくらいの効果を得られるか
業務の自動化にはどれくらいの効果があるのか、必ず事前検証しましょう。
大切なのは、定型的なルーティンワークの量や処理工程を事前に明確化しておくことです。
RPA導入後の状況を想定しやすくなります。
また、削減できる工数やコストの試算も重要です。
業務の流れを細分化しておくと、料金比較をする際の判断材料になります。
RPAの導入に関する注意点②トライアルによる十分な事前検証が可能か
RPAツールの多くは無料トライアルを実施しているため、実際に使用して使用感を確かめられます。
導入するツールを絞り込んだあと、必ず無料トライアルを使用しましょう。
ただし、ツールによって無料の使用期間は異なります。
2か月ほど使用できるケースもある一方、1週間しか使用できない場合もあります。
また、英語のみ対応のツール存在します。
事前に各ツールの条件を把握して、十分な検証を行えるかチェックしましょう。
RPAの導入に関する注意点③人的リソースは十分か
社内にエンジニアなど専門的なスキルを有した人間がそろっているかも重要なポイントです。
RPAを導入するにはカスタマイズやメンテナンスなどプログラミングを用いる機会もあります。
もしも、社内に適切な人材がいない場合、比較的操作が易しいツールの導入を考慮すべきです。
それから、導入時にあまりITっぽさや専門的な雰囲気を出さないのも重要です。
現場部門が、RPAを自分事として捉えなくなってしまう可能性もあります。
RPAの導入に関する注意点④サポート体制は充実しているか
サポート体制の手厚さも、重視すべきポイントです。
特に初めてRPAを導入するケースでは、操作時の不明点や想定外のトラブルが生じた際の解決策に対する回答をあらかじめ用意しておいたほうがいいでしょう。
定期的なメンテナンスや機能改善に対応できる体制づくりも不可欠です。
疑問に答えてくれるヘルプデスクや、人材育成の支援制度などがあると有益です。
導入後の他ツールへの乗り換えは、コストも時間も大幅にロスします。
事前にベンダーや販売店に問い合わせ、支援メニューを事前にチェックしておくことをおすすめします。
RPAの種類
RPAは提供形式の違いを基準として、デスクトップ型・サーバー型・クラウド型に分類されます。
それぞれの特徴を簡潔に紹介しますので、メリットとデメリットを把握したい方は確認してください。
RPAの種類①デスクトップ型
デスクトップ型は社員が使用するパソコンにアプリケーションをインストールして使用するRPAです。
クライアント型とも呼ばれます。
メリットとしては、パソコン1台から導入できる手軽さが挙げられます。
小さな企業規模でも導入しやすく、他のパソコンと連携しないため情報漏洩のリスクも少なめです。
しかし、端末単位で稼働するため、全体的な管理・統制を要する大規模な運用を検討している場合は別のタイプが適しています。
まず小さな規模から初めて大きな規模へと移行を検討する場合は、シームレスな移行が可能なツールを採用しましょう。
RPAの種類②サーバー型
自社のサーバーに設置されるのが、サーバー型RPAです。
複数のロボットを稼働させ、複数のシステムや業務を横展開しながら一括管理できます。
全てのロボットが統一されたルールに基づいて働くため、野良ロボットの発生やブラックボックス化の心配も不要です。
ただし、利用頻度が上がると社員が使用しているパソコンへの負荷がかかり作業ができなくなったり、社員のマウスやキーボード操作が影響してRPAが誤作動を起こしたりする場合があります。
また、価格設定も製品によって異なります。
将来的に利用規模を拡大する可能性がある場合はコスト面も配慮しましょう。
RPAの種類③クラウド型
クラウド型はインターネットを使用して、クラウド上に構築されたRPAを利用する方法です。
パソコンやサーバーへのインストールが不要で、インターネット接続環境があればすぐに利用できます。
インフラの構築や保守運用をしなくて済むため、コストも割安です。
ただし、インターネットに接続する以上、不正アクセスやサイバー攻撃のリスクが伴います。
また、クラウドを通して利用するため、自動化できるのはWebブラウザで行える作業に限定されます。
RPAと他ツールの違い
RPAの特性はイメージできても、他ツールと違いが分からない方も多いでしょう。
ここではマクロ、AI、botとの違いを説明します。
他ツールと対比すれば、RPAへの独自性に対する理解も深まります。
RPAと他のツールの違い①マクロ
マクロの自動化対象はエクセルかマイクロソフトのOfficeソフトウェアに限定されます。
しかし、RPAはWebブラウザや企業の基幹システムなど、幅広い範囲で操作を自動化できます。
また、RPAはプログラミングの専門知識がなくとも、ある程度は操作可能です。
その一方でマクロはプログラミングの知識を要します。
現場の担当者向けに実装するのであれば、RPAの方が適切です。
RPAと他のツールの違い②AI
AIは判断ベースですが、RPAはルールベースで稼働します。
RPAは定められた決まりに従って、自動的に業務を処理可能です。
そのため、定型的な業務をミスなくこなす業務に長けていますが、判断を要する局面では人間の力を要します。
一方、AIの強みは自分で判断できることです。
コンピューター内に蓄積された膨大なデータに基づいて、人間の判断力を一定程度の水準でトレースできます。
RPAと他のツールの違い③bot
RPAとbotは定型的な処理を自動的に繰り返すという点において共通していますが、RPAはプログラマーやエンジニアなどの専門家でなくても操作できます。
しかし、botにはプログラミングの知識が不可欠です。
RPAは普段行っている定型的な作業や手順をコマンドに沿って記憶させれば機能します。
そのうえ、比較的操作しやすいため導入のハードルは低めです。
しかし、botの作業内容を修正するためには、プログラミングの変更が必須です。
RPA導入時の手順例
RPAを導入するとき、どんな点に気を付ければいいのかイメージするのが難しいですよね。
ここでは手順の一例を紹介しますので、自社に導入する際の参考にしてください。
- RPA導入の手順①導入目的の整理
- RPA導入の手順②小さな規模で導入し、評価
- RPA導入の手順③部署間の調整と無料トライアルの利用
- RPA導入の手順④本格導入開始
RPA導入の手順①導入目的の整理
まず最初にRPA導入の目的を整理しましょう。
現状の課題は何か、それはRPAの導入によって改善できるのかなど判断基準の明確化が必要です。
どのようなツールを導入すればいいのか、どの程度の規模で導入すればいいのか、コストに見合うだけの成果が得られるのかなど導入後の姿が想定しやすくなるからです。
方向性設定の段階でミスを犯すと、後々取り返しのつかないエラーになる可能性もあります。
土台を固めるためにも、目的整理は慎重に行いましょう。
RPA導入の手順②小さな規模で導入し、評価
続いて、パソコン1台程度の小さな規模でRPAを導入しましょう。
このステップでの目標には、社員が単純作業にかける工数削減だけでなく、雑務から解放されてコア業務に注力できると実感してもらうことも含まれます。
その後、RPA導入の評価を行い、残業時間の推移などのデータはもちろん、費用対効果だけでは計測できない満足度の変化も確認します。
もし、RPAツールの高評価を耳にした社員が体験を希望した場合はぜひツールに触ってもらいましょう。
RPA導入の手順③部署間の調整と無料トライアルの利用
RPAの導入が決定したら、部署間の調整を行います。
メリットだけでなくデメリット含め、試験的に導入した結果に基づいて話し合いを進めましょう。
実際に導入するツールを1、2個まで絞り込めたら、無料トライアルを実施します。
現場の担当者たちにツールを使用してもらい、使い勝手がいいか確認しましょう。
ツールによってはテキストが多かったり、英語表記だったりします。
自社の社員に合致する製品か見極めるのが重要です。
RPA導入の手順④本格導入開始
トライアルの結果に問題がなければ、本格導入を開始します。
その際、特定の人だけが操作できる状態になってしまうのを防ぐため、運用方法を策定します。
また、ベンダーが提供する学習用の動画、マニュアル、Q&Aなどを活用して社内でRPAが有効活用されるよう工夫しましょう。
それから、システム保守を実施する必要もあります。
周辺システムの僅かな仕様変更が稼働に影響を及ぼす可能性があるため、定期的に実施ができる体制の構築を推奨します。
おすすめのRPAツール10選｜特徴・費用比較
どのツールを導入すればいいのか判断に迷っている方も多いでしょう。
ここではおすすめのRPAツール10選を紹介します。
- batton
- JobAuto
- RaQubo
- WinActor
- EzRobot
- UiPath
- Blue Prism
- RooPA
- Verint RPA
- DAiKO OCR with AI inside
batton
出典：https://lp.batton.cloud/2022-0301
初めてRPAを導入するケースに向いているのがbattonです。
日本で一番シンプルカンタンなRPAを目指して開発されているのが特長です。
スマホと同じような感覚で動かせるため、簡単に自動化ロボットが作れます。
そのため、約97％のユーザーが継続利用しています。
1ライセンスだけで社内のPCに無制限に導入できるのも魅力です。
人事、営業、経営をはじめ多種多様な業務に対応できる仕様になっており、あらゆるシチュエーションで活躍します。
JobAuto
出典：https://jobauto.jp/
JobAutoはパソコンで行うあらゆる業務を自動化できます。
グーグルクロームやインターネットエクスプローラーなどのブラウザだけでなく、オフィス製品の自動化も実施できます。
様々な企業が利用しているソフトやシステムに活用できるため、幅広い企業におすすめです。
また、コストパフォーマンスにも優れています。
初期費用も無料で、サーバー機能や仮想環境の活用などを課金なしで実施できるのも特長です。
トラブルが起きたときにも無償サポートでスピーディに解決してくれます。
RaQubo
ユーザー目線で設計された製品なのがRaQuboの強みです。
そのため、分厚いマニュアルに目を通す必要はありません。
プログラミングやRPAの専門知識がなくても直感的にシナリオ設定できます。
画面も見やすく、現場担当者に使いやすい設計です。
初期費用は0円で月額費用も8万円に設定されており、コストも割安です。
無償POC支援、個別Webトレーニング、ツールサポート窓口などサポート機能も充実しています。
WinActor
出典：https://winactor.com/
WinActorはパソコン1台で始められる、負担の大きい処理業務も自動化可能なRPAツールです。
純国産のため、日本企業特有の業務条件においても十分に性能を発揮できます。
日本企業の業務に合致したサンプルシナリオ・ライブラリが1000個以上用意されています。
マニュアルやサポート体制も全て日本語対応しているのも強みです。
ツールに精通した技術者による勉強会も開かれているため、スキルアップを図りながら運用できます。
EzRobot
出典：https://ezrobot.biz/
Ezrobotは一般事務の方でも扱える操作性の高さを特長としています。
パソコン1台から導入可能な利便性もメリットで、小売業から製造業まで幅広い業種で活用できます。
ライセンス発行の対象がユーザーではなくパソコンになっているの特色です。
経験豊富なスタッフによるサポート体制を敷いています。
質問回数も無制限で、速やかに回答してくれます。
高度な拡張機能も用意されているため、精度の高い業務にも活用可能です。
UiPath
出典：https://www.uipath.com/ja
UiPathはニューヨークに本社を構える世界的なRPAソフトウェアベンダーUiPath社が手掛けたRPAツールです。
デスクトップ上の事務作業はもちろん、Webのデータ取得や様々なシステムとの連携など多岐に渡る作業を自動化できます。
監視、測定、予測を通してRPAツールの導入効果を観測できる分析機能も実装されています。
また、AIと連携できるため、複雑な意思決定も可能です。
Blue Prism
出典：https://www.blueprism.com/japan/
Blue Prismは大企業向けに開発されたRPAツールのため、管理機能やセキュリティの面で優れています。
知名度も高く、国内で多くの導入実績があるのはもちろん、グローバルシェアでも1位を獲得しています。
日本語のトレーニングテキストが用意されているため、社内のITリテラシーが低い場合も安心です。
Blue Prism Communityというユーザー同士でのコニュニティーの場も設置されており、ユーザー同士でアイデアや使用例などを共有できます。
RooPA
出典：https://roopa.jp/rpa/
RooPAはAI-OCRと連携できるのが特長で、優れた精度の読み取り機能を有しています。
会計システムにおいても自動転記･集計が可能で、簡単な操作だけで業務を効率化できます。
セキュリティにAIを活用しているためセキュリティの脆弱性診断やデバイス全体の脅威ハンティングも優秀で、コスト以上のパフォーマンスを発揮します。
Verint RPA
出典：https://www.sdn.co.jp/products/network/opti/rpa.html
Verint RPAには業務全体の自動化と部分的な自動化の2種類の導入方法があるため、必要に応じて適切なサービスを選べます。
状況の変化に合わせてロボット数を自動的にコントロールできるため、人間が働きやすい環境を保てるのも特長です。
また、画像認識や文字認識を行うアルゴリズムを備えているのも注目したいポイントです。
ロボットが記憶できる内容が広がるため、トレーニングにかける手間も省けます。
DAiKO OCR with AI inside
出典：https://www.daikodenshi.jp/solution/ai_iot/daiko_ocr/
DAiKO OCR with AI insideは手書きの書類を読み取れるのが特長です。
AIを活用したディープラーニングや住所DBなどを用いた補正によって高い識字率を達成しており、業務の効率化に貢献できます。
画面が分かりやすく直感的な操作が可能です。
年中無休で設定や操作を遠隔サポートするサービスが提供されているため、情シス部門が存在しない会社でも運用できます。
導入事例：RPAとはビジネスにどのような貢献ができるのか
担当者としては、やはり他社の事例を知りたくなりますよね。
最後にRPAの導入事例を紹介します。
自社の業務にRPAを取り入れる際の具体的なイメージを掴む手掛かりになるはずです。
- RPAツールの事例①西武ガス情報システム
- RPAツールの事例②慈恵大学
- RPAツールの事例③日本生命保険
- RPAツールの事例④三菱UFJ銀行
- RPAツールの事例⑤ユニリーバ・ジャパン・カスタマーマーケティング
- RPAツールの事例⑥つくば市
RPAツールの事例①西武ガス情報システム
西武ガス情報システムはシステムやICTインフラのコンサルティングなど幅広いサービスを展開しています。
課題になっていたのは経理の人的ミスと残業時間の増加です。
データをExcelで管理していたことが原因となっていました。
そこでRPAを用いて会計システムへの入力と確認を自動化させたところ、所要時間を4時間から5分まで削減しました。
入力や保存などの簡単な作業をスタッフが行う必要がなくなり、残業時間の減少にも貢献しています。
RPAツールの事例②慈恵大学
学校法人慈恵大学は東京慈恵会医科大学をはじめとした医療系の教育機関とその附属病院を運営しています。
事務作業の多さが運営上の課題となっており、医師も事務作業を担当している状況でした。
しかし、RPAを導入したところ事務作業が減少し、所要時間を約1/10に圧縮しました。
医師が担当する事務作業も減り、病院で提供する医療の質向上も支えています。
RPAツールの事例③日本生命保険
日本生命保険は明治時代に創業した、歴史ある大手保険会社です。
請求書データをシステムに入力する作業に膨大な時間を要し、ミスも頻発している状況が、事務作業の課題になっていました。
そのため、保険金の請求書に記載されている証券記号番号の入力に伴う作業の自動化をRPAによって試みました。
そして、状況は改善します。
以前は1件につき数分かかっていた作業が約20秒で処理できるようになり、ミスも起こらなくなっています。
RPAツールの事例④三菱UFJ銀行
三菱UFJ銀行は三菱UFJフィナンシャル・グループに属する銀行です。
問題視されていたのは、1時間おきに社内システムからデータを取得し、内容を精査してからExcelにコピーする事務作業です。
担当者に大きな負担を強いていましたが、コストの面からITシステムの導入も難しいと考えられていました。
しかし、比較的コストの低いRPAを導入によって、業務時間の削減を達成します。
その結果、他の事務作業にもRPAが採用され、パイロット運用として実施された20種類の事務作業において事務時間が大幅に減少しています。
RPAツールの事例⑤ユニリーバ・ジャパン・カスタマーマーケティング
ユニリーバ・ジャパン・カスタマーマーケティングは世界最大級の消費財メーカーユニリーバの日本法人で、ホームケアのマーケティング・営業やカスタマーサービスなどを行っています。
ブランドのサイトを訪れたユーザーを自社運営の比較ポータルサイトを介して販売パートナーのECサイトに誘導する方法を検討していましたが、膨大なタスクが実施の妨げになっていました。
そのため、ブランドのサイトに製品価格を比べられるポータルサイトを新設すると同時に、RPAを用いてインターネットの様々なチャネルで販売されている自社製品関連の情報を取得できるように設計しました。
その結果、販売パートナーの売り上げ向上につながりました。
RPAツールの事例⑥つくば市
つくば市は茨城県南部に位置する自治体です。
RPA導入のための研究・実験過程をレポートとして一般に公開しているのが特徴で、他の自治体や民間企業におけるRPA導入における有益な資料となっています。
市民税課の5業務と市民窓口課における異動届受理通知業務にRPAを導入した結果、市民税課では年間約336時間の、市民窓口課では年間71時間の業務時間削減を達成しました。
RPAとは業務の効率化をサポートするツールである
RPAの特徴、メリットとデメリット、おすすめのRPAツールなどを紹介しました。
RPAは高度な判断が不要な事務作業をソフトウェアロボットに任せることで、業務の効率化をサポートするツールです。
ただし、ツール選びを慎重に行わないとコストが高くなってしまったり、自社の業務とのミスマッチを起こす可能性もあります。
入念な下調べをしたうえで業務改善につながるツールを選ぶようにしましょう。
