日々700件の仕訳があれば、6時間近くが費やされる

―泉さんは、「経理部門ではDXが進んでいない」と指摘しています。それはなぜですか。

　まずは、経営者がバックオフィス、特に経理の業務内容を深く理解できていないことが多いと感じています。そして、もしも請求書だけでなく、納品書からリアルタイムに電子化できれば、単純作業にかける時間をどれだけ減らせるかをイメージできていないことも理由に挙げられると考えます。たとえ、自社の経理部門がDXを目指していたとしても、取引先となる中堅・中小企業のバックオフィス業務そのものではまだまだ電子化が進んでおらず、それがゆえ、「取引先に対して電子化のお願いができない」と経営者が考えているのではないでしょうか。結果、DXが進まない企業は、お客様や従業員への利益よりも、取引先との現状を維持するために紙のやり取りを無意識に優先してしまっているわけですね。そのために、たとえば商品の納入に伴う経理業務では日々、取引先が発行する納品書を、紙やFAXで受け取るような古い商習慣が根強く残ってしまうのだと思われます。

―デジタル化を行うに当たってのポイントはなんでしょう。

　ポイントは3つあります。1つ目は、納品書と請求書をともにデジタル化することです。かりに請求書だけをデジタル化しても、日々、取引先から紙の納品書が送られてくれば、その情報をシステムに手入力する手間や、入力ミスのリスクは残ります。

　2つ目は、情報を正確にデジタル化できること。いくらデジタル化によって業務時間を短縮できても、その過程で正確性が担保されなければ、真の業務効率化とは言えません。

　3つ目は、現状で使用しているシステムや決裁フローを変える必要がないこと。後続の「支払い業務」においては、すでに多くの企業がさまざまなシステムを導入し、各社それぞれの決裁フローのなかで運用しています。そうしたシステムやフローを変更する必要が生じれば、そこへさらに手間やコストがかかってしまいます。

　そこで当社では、これらのポイントを押さえたデジタル化支援の仕組みを提供することにしました。それが、当社が独自開発したマネープラットフォーム『oneplat』内の「納品書・請求書クラウドサービス」です。

「精度100％」のデジタル化で、業務効率と正確性をともに向上

―どのような仕組みでデジタル化を実現するのですか。

　このサービスを導入した「買い手」側の事業者はまず、すべての取引先に『oneplat』のアカウントを発行します。すると、「売り手」側の事業者である取引先から、日々の納品書が『oneplat』のクラウド内にデジタルデータとして届くようになります。買い手事業者は、届いた商品やサービスを検品し、納品書の内容と合っていればパソコンやアプリで承認を行うだけ。締め日を迎えると、これまで承認した納品データをもとに自動的に請求書データが作成され、支払い業務につなげられる仕組みです。導入企業は、納品書データに対して「承認」または「非承認」をタップするだけなので、日々の仕訳作業はわずか数分で済ませられます。さらには、ペーパレス化によってリモートワークを促すことで、人件費や交通費、オフィス賃料の削減にもつなげられるでしょう。また、売り手事業者も、納品書や請求書の作成、郵送にかかるコストを削減できるので、導入メリットは導入企業のみならず、取引先にまで及びます。

　先ほど、デジタル化を実現するための３つのポイントを述べましたが、『oneplat』はそのすべてを押さえた点に、独自性を有しています。

―「3つのポイント」は、どのように具現化されているのでしょう。

　1つ目の「納品書と請求書を同時にデジタル化できる」点について、『oneplat』では、買い手事業者が承認した納品書データをもとに、売り手事業者が請求書データを自動で発行できます。これにより、双方においてデータ入力の手間を無くせます。

　2つ目の「情報を正確にデジタル化できる」点に関しては、『oneplat』では納品書の情報をリアルタイムかつ精度100％で電子化することが可能。ここでいう精度100％とは、「OCRのスキャンのように機器やシステムの読み取り精度によって誤ったデジタルデータが生成されることがない」という意味です。

　3つ目の「現状のシステムや決裁フローを変える必要がない」というポイントに関しては、デジタル化された納品書や請求書を会計システムなど、さまざまな業務システムに自動連係することで実現します。発行されるデータはもちろん、電子帳簿保存法やインボイス制度に対応しています。また、現場での一次承認、経理本部での二次承認といったように、柔軟な権限設定も可能です。これにより、導入企業は現状のシステムや業務フローを大幅に見直すことなく、経理の仕訳入力や、紙での書類のやり取り、書類保管から解放されることになるのです。

スピーディな日次決算で、経営判断の精度を高めよ

―経理業務を効率化したいと考える経営者にアドバイスをお願いします。

　先に述べたように、経理業務のデジタル化は、単なる業務効率化の取り組みではありません。『oneplat』の導入によって、商品の納入に関する日々の取引はリアルタイムで会計システムに入力できるようになります。これは言い換えると、会社の財務状況をリアルタイムに可視化し、スピーディな日次決算の実現につなげられるということです。そうなれば、企業は財務面で発生するさまざまな動きを日次ベースで捉えられるようになり、ひいては経営判断の精度を高めることができるのです。

　『oneplat』では、「納品書・請求書クラウドサービス」のほかに、当社が買い手事業者の支払いを立て替えるサービスも提供しています。これは、企業における業務コストの削減とキャッシュフローの最大化に貢献するものです。フィンテックによってDXを推進し、自社の経営力を強化したいと考える経営者のみなさんは、ぜひお気軽にご連絡ください。