ワークフローとは何かを徹底解説｜明確に設定しておくと業務効率を改善できる!!

ワークフローをしっかり管理すると、業務効率は間違いなく改善されます。

しかし、ワークフローはそもそも何かと考える人もいるでしょう。

本記事では、ワークフローの意味やメリット・効果などを徹底解説しています。

ワークフローとは何かが具体的に分かる内容になっているので、ワークフローについてイメージしやすくなることでしょう。

ワークフローとは？

そもそもワークフローとは何なのかについてご説明します。

ワークフローの意味

ワークフローとはWork（仕事）とFlow（流れ）を組み合わせた言葉で、業務についての一連のやり取りの流れのことです。

主に、ワークフローを図やドキュメントにまとめて、業務にミスが出ないようにするという意味が込められています。

例えば、予算申請の業務が発生したとした場合、下記のワークフローが考えられます。

このように、誰がどのような処理、判断をするのかといった流れをワークフローと呼びます。

組織で働くうえで、複数人が絡んだ業務は必然的に発生します。

ルールや慣習によってあらかじめ決められた流れに沿って処理することで、業務効率をUPさせることが狙いです。

ワークフロー作成の効果

ワークフローを作成しておくと、業務の流れを見える化することができて業務効率を改善する効果があります。

ワークフローを作成しておくと、業務のルールや慣習をあらかじめ決めておくことが可能です。

申請手順や、誰からの承認を得る必要があるのかといった、企業の意志決定を支える大切な工程です。

ワークフローがきちんと機能していれば、不要な作業を排除できるので、業務効率をUPさせることができます。

誤った判断を減らすこともできますし、業務のスピード感を損なわず作業をすることが可能です。

アナログ(紙)でワークフローを管理する問題点

申請や承認、決済など、ワークフローはいくつもの業務過程の上に成り立っています。

古い慣習がある会社だと、ワークフローを紙などで管理しているケースがほとんどです。

紙で申請や承認を進めていく場合には、下記のような問題が出てきます。

ワークフローを紙で管理すると、多くのデメリットがあります。

しかし、ワークフローシステムを導入すると、上記の問題の解決に大いに役立てることが可能です。

ワークフローシステムがあれば、紙の申請書は必要ありません。

ワークフローシステム上で必要事項を入力すれば良いだけです。

わざわざ書類を持って行く必要も無く、ワークフローをシステム上で自動的に管理してくれます。

ワークフローシステムのメリット

実際に、ワークフローシステムを導入した時のメリットをご紹介します。

主にアナログ(紙)でのワークフローと比較したメリットについて触れているので、イメージしやすい内容になっております。

業務の効率化

何と言っても最大の特徴は、業務を効率化出来る点です。

ワークフローシステムでは、申請や承認、決済を社員各自のPCやスマートフォンなどで実行できます。

そのため場所や時間を制限されにくく、自分の空き時間を使って効率的な作業を行うことが可能です。

また承認者視点で見ると、自分のタイミングで承認処理を行うことができるのが、業務効率に繋がります。

紙での申請の場合、書類を出された時に、今やっている作業を中断して書類の内容確認等をする必要があります。

承認者の負担を減らせるのも、ワークフローシステムのメリットです。

意思決定時間の短縮

申請から承認までのプロセスを見える化することで、意思決定をスピーディーに行う事が可能です。

申請者は紙に書くこと無く、手軽な処理を実施するだけで、あとはワークフローが自動で次の承認者・決裁者にリレーしてくれます。

紙での申請の場合、全ての承認者から承認を得るだけで、1週間以上かかることもあります。

しかし、ワークフローシステムを利用すれば、承認を得る時間を大幅に短縮することが可能です。

厳密な社内ルールが設定可能

紙で曖昧に管理しないため、厳密な内部統制を整えることができます。

会社で決めたルールや規定に則った業務フローを踏むことができるというのがメリットです。

システム管理によって、社内のワークフローが見える化されるため、適切なフローを踏んでいない申請の予防ができます。

また、ワークフローシステムは申請・承認とも本人にしか利用することができません。

そのため本人以外が勝手に承認したり、必要な確認をスキップしてしまうことを防ぐことも可能です。

紙での管理の場合、アクセス管理などを制限することはできません。

紛失してしまうと重大な情報漏洩に繋がってしまいます。

昨今、企業の情報漏洩に対する世間の目は厳しく、企業の信頼を失墜させるケースに繋がりかねません。

重大なミスを予防する意味として、ワークフローシステムは求められています。

さらに、ワークフローシステムを利用すると、変更履歴が残るという点も大切になります。

申請書の承認履歴は、監査法人への内部統制用の資料として活用できるので、非常に便利です。

ペーパーレス化を実現/データ管理が可能

ワークフローシステムを導入すると申請書類を電子化でき、ペーパーレス化に繋がります。

紙で申請する場合、下記のような業務が発生します。

しかし、ワークフローシステムではシステム上で一元管理できるので、余計な手間をかけることがありません。

PCやスマートフォンなどでワークフローシステムにアクセスし、いつでもどこでも申請処理や承認をすることができます。

わざわざ印鑑をもらいに、出社することもありません。

また、システム上でデータを管理することで、紛失する心配もないです。

ワークフローシステムを利用し、ペーパーレス化を推進していくことで、煩わしい紙での管理から脱却することができます。

ワークフローシステムのデメリット

ワークフローシステムを導入することのメリットをご紹介しましたが、本章では逆にワークフローシステムのデメリットをご紹介します。

システムを導入/運用していくためのコスト

ワークフローシステムとして導入し運用していくと、当然ですが費用が掛かります。

ワークフローシステムを使っていく上で、費用面が大きな足かせとなってしまうケースがあります。

しかし、単純に費用が安いシステムを選んでも良いことはありません。

費用が安いということは、機能が足りていなかったり、まともなサポートが受けられなかったりすることがあります。

導入/運用費ばかりに着目するのではなく、システム導入後にどれくらいの人件費が浮くのかなどにも着目しましょう。

自社に合ったシステムを選ぶことが一番大切です。

操作を覚えるのに時間がかかる

ワークフローシステムを導入しても、使いこなさないと意味がないです。

普段からPCやスマートフォン上のシステム操作に慣れている人には問題ありません。

しかし、システム操作に不慣れで、操作を覚えるのに時間がかかる人も一定数います。

操作が分からないとフラストレーションが溜まり、導入前のアナログなやり方に戻ってしまう可能性があります。

システム操作に不慣れな人にも考慮し、直感的な操作ができるシステムを導入するようにしましょう。

社内ルールや業務フローとの整合性の問題

システムを導入すると、自社の業務に適していないなどの問題が発生する可能性があります。

システムで管理しやすいように、社内ルールや実際の業務フローを臨機応変に変えていくことが必要です。

例えば部長からの承認が必要な業務フローがあったとします。

通常なら問題はありませんが、部長が長期休暇となった場合、別の承認ルートを設けておく必要があります。

紙でのワークフローだと、代わりの人が印鑑を押しても次のフローに進むことができますが、システム管理は厳重です。

あらゆるケースのフローを設けておく必要があります。

ワークフローの作成ステップ

実際にワークフローを作成していく流れをご紹介します。

作業ステップは下記のとおりです。

業務内容や目的の整理

最優先で確認すべきことは、ワークフローを作成する目的をはっきりさせておくことです。

下記のような様々な目的が考えられます。

各目的によって、発生する業務内容やレベル感は異なります。

ワークフローの目的を明確にするためには、現在社内でどのような業務を行っているのかを整理することが必要です。

ワークフローに必要な人とタスクの整理

誰が行っている作業なのか、どのような権限を持っている人(役職)の作業なのかが見えてきたら、今度はもっと細かく整理しましょう。

人や権限に紐づいたタスクを漏らすことなく洗い出すことが重要です。

すぐにできるものではないので、ゆっくり時間をかけて行いましょう。

実際の業務を時系列順に並べる

タスクを洗い出し終えたら、最後に時系列順に並べましょう。

業務の開始から終了までにどのような業務が発生するのかを整理しておく必要があります。

文章で時系列順に並べてもイメージが掴み辛いので、図式化していくことが大切です。

必要に応じてヒアリングも行いながら、ワークフローに反映していきましょう。

まとめ｜ワークフローとは

こちらではワークフローの詳細や、ワークフローシステムのメリットなどをお伝えしました。

業務をする上で、ワークフローを明確に定めておくことは重要です。

何か一つでも承認漏れが発生すると、複雑化してしまい余計な時間がかかってしまいます。

ワークフローシステムを利用すれば、ワークフローを効率良く構築し、業務効率が各段にUPします。

ワークフローをシステム化したいと考えている方は、ぜひワークフローシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。