SFAの基本機能を詳しく紹介!導入のメリットデメリット・導入事例まで徹底解説

SFA 機能

SFAとは?
SFA/CRMの違いは?

このような悩みや疑問を持つ方に、この記事はおすすめです。

SFAは自社の売上アップのための営業目的として導入されることが多かったツールですが、最近は営業分析のツールやナレッジの共有として使われることも多いです。

日本では営業支援システムなどと解釈されており、自社の売上を拡大させる目的があります。

この記事では、SFAの基本情報や機能、導入のメリット、SFA導入時の注意点、SFAの導入事例、SFA/CRMの違いなどについて詳しく紹介していきます。

「SFA 機能」をざっくり言うと
  • SFAには「売上向上」「営業活動の管理」「ノウハウを蓄積して標準化する」などの目的がある
  • SFAを導入後は分析してから初めて効果が得られる
  • 代表的なSFAの機能は「顧客情報管理機能」「案件管理機能」「商談管理機能」
  • SFAを導入すれば常に最適な営業戦略を立てられる
  • SFAの導入には事前の情報収集が必須

目次

SFAとは?基本情報と目的

SFAとは

まずはじめに、SFAの基本情報と目的について説明していきます。

そもそも、SFAは「Sales Force Automation(セールス・フォース・オートメーション)」の略語で、日本では”営業支援システム”などと呼ばれています。

具体的には、企業の営業部門の情報管理や業務プロセスを自動化することで、営業活動を管理するための情報データを蓄積・分析できるシステムです。

がんばって営業活動をしている割に思ったほど成果が上がらない…
営業活動の状況を担当者しか把握できていない

このような悩みを解決してくれるのが、SFAです。

実際に、SFA導入を検討していても社内で運用体制が整っていない企業や、SFAの入力負荷や業務負荷に懸念を抱いていることを理由に、なかなか前向きに導入へと進めていない企業は多いです。

SFAツールの国内シェア率は低い

XenoBrainの公開した統計によれば、SFAなどのツール含むセールステック市場の2022年時点での国内市場規模は4,265億円となっています。

2023年以降はSFAの市場シェアが加速すると言われていますが、まだまだ導入まで進められていない企業が多いのが現状です。

SFAを導入すれば、自社の営業部門の現状やインターネット上で一元管理されるので、業務プロセスやノウハウを共有しやすくなります。

また、属人化の課題を解決する手段としても、SFA導入を前向きに検討している企業は増えつつあります。

SFAの導入目的

SFAの導入にあたり、目的の明確化は必須です。

SFA導入の代表的な目的は、以下3つが挙げられます。

SFA導入の目的
  • 売上向上
  • 営業活動の管理
  • ノウハウを蓄積して標準化する

売上向上

SFA導入の最大の目的は、売上の向上です。

SFAを導入すれば顧客情報や営業活動などがデータとして蓄積されるので、今まで見過ごしてきた課題や問題点も把握しやすくなります。

ただし、SFAを導入したからといって直接売上が上がるというツールではないので、勘違いしないようにしてください。

営業活動の管理

SFAでは、日々の営業活動のプロセスを最適化できます。

従来の営業活動管理では、各従業員が一人ひとりExcelなどに打ち込んで提出するのが一般的でしたが、情報が分散してしまうため顧客からの問い合わせ対応が上手く回せていない企業も多いと思います。

SFAを導入すれば、蓄積されたデータは担当者が不在でもすぐに確認できるので、顧客満足度向上にも期待できるでしょう。

ノウハウを蓄積して標準化する

SFAは個人それぞれが持つ知識やノウハウ、経験を蓄積・分析してナレッジとして共有できます。

これにより、営業成績の良い従業員のパターンをチーム全体に共有すれば、組織としてもスキルの底上げができるでしょう。

逆に、失敗経験を積み重ねれば案件の取りこぼしも減り、最大限の売上確保に期待できるようになるのです。

SFAの機能

SFAの機能

SFAには多くの機能が搭載されています。

SFAシステムによっても搭載されている機能は異なりますが、ここでは代表的な機能を厳選して紹介していきます。

顧客情報管理機能

顧客情報管理では、取引先の顧客情報(マスターデータ)を集約して管理できます。

会社に紐づける形で担当者情報や商談の案件管理、タスク管理、活動履歴なども登録可能で、どのツールも一元管理しやすいようにシンプルな設計になっていることが多いです。

顧客情報管理機能を使えば、「その会社に対してどのようなやり取りをしてきたのか」、「次にどのようなアプローチをすべきなのか」など、顧客に関わるさまざまな情報を瞬時に把握できます。

また、営業担当者の商談の内容も見える化できるので、社内メンバーの退職や異動にも備えられます。

案件管理機能

案件管理機能では、担当者や取引先企業、提案しているサービス、受注見込み件数、営業フェーズ、受注頻度などが確認できます。

案件の基本情報が可視化されることで、進捗状況を確認する手間も省けます。

口頭での説明がなくなるおかげで、スムーズに会議を進められたりなどの効率化にも期待できるでしょう。

商談管理機能

商談管理機能では、営業先への訪問日や面談日、実際の商談金額や受注見込み時期などのデータを集約して、取引先との商談進捗を可視化できます。

営業管理職は入力された情報によって月間、年間の売上見込みをリアルタイムで把握できるので、マネジメントも容易です。

個々の案件フェーズや提案中の商品、競合の状況などもデータも自動で反映されます。

外出先での営業活動機能

SFAでは、外出先での営業活動機能もよく使われます。

たとえば、以下のような機能が挙げられます。

外出先での営業活動機能
  • モバイル端末対応
  • ToDoリスト管理機能
  • ファイル共有機能
  • 申請や承認のワークフロー
  • ターゲットリスト表示
  • 付近の顧客を表示する地図機能

SFAは外出先でも便利に使える機能が充実しています。

スマホやタブレット端末と連携しておけば、いつでもどこでも顧客に電話をかけたり、メールを送ることもできます。

また、上司の承認も全てオンライン上で完結できるので、外出先からわざわざ帰社する手間もなくなります。

予言管理機能

予言管理とは予算と実績を管理することで、事前に設定した予算や売上目標と、現状の売り上げ見込みやかかった経費などの差異分析が可能です。

基本的には、目標達成のための軌道修正に用いられる機能で、担当営業、顧客、商品、部門別に売上予測を簡単に把握できるので、スピーディかつ確実な対策が可能になります。

行動管理機能

行動管理機能は、個人営業行動状況を管理して一人ひとりの生産性を向上させる機能です。

蓄積された情報から、個人のアポイント件数、新規訪問件数、継続訪問件数、受注数、クレーム数などが数値化できるので、それぞれの社員が抱える課題を明確にし、改善へとつなげられます。

スケジュール管理機能

社内やチームでスケジュール情報を共有することで、部下の活動状況の把握や上司の同行スケジュール調整なども簡単に行えます。

また、ToDoも共有・登録が自由にできるので、ネクストアクションが遅れている社員に対して的確な指示を出すことも可能です。

外部のカレンダーツールと連携できるSFAを導入すれば、さらに業務効率化や生産性向上に期待できます。

日報管理機能

SFAでは、日報管理をデジタル化することも可能です。

従来の紙やExcelを使った日報管理では、検索性や保存性が不足していました。

せっかく社員一人ひとりが蓄積してきた活動の記録や情報が全て消えてしまうという事態は絶対に避けたいですよね。

日報管理機能では、インターネットの検索窓のようにキーワードで検索をかければ合致する日報をすぐに見つけることができ、過去の振り返りや特定の情報のピックアップに役立ちます。

また、SFAなら外出先からも日報を入力できるので、上司へのタイムリーな報告も実現可能です。

スキマ時間を活用すれば、業務効率化を加速できることでしょう。

名刺管理機能

名刺管理機能では、名刺の取り込みで顧客情報の登録がスムーズになります。

専用のアプリがあるSFAでは名刺をスマホで簡単にスキャンするだけで、見込み客と会社、担当者のページに自動で登録されます。

重要なリード情報をその場で社内に共有でき、登録も簡単なので入力作業などの手間も削減できます。

特に、商談や展示会では一度に多くの名刺をもらう機会も多いです。

そんな時に、SFAがあるのとないのとでは大幅な作業効率に差がでます。

グラフ作成機能

グラフ作成機能では、蓄積された活動履歴や商談状況を自動で集約してグラフで表示できます。

インプットする情報は最小限、アウトプットは最大限にできるので、大切な時間を収益向上のためにも使えます。

直感的に理解しやすいグラフ表示ができるので、マネジメント層への報告の際も便利です。

システム連携機能

SFAには、管理領域を広げてビジネスをさらに効率化できる外部ツールの連携機能もあります。

例えば、日々の営業活動で使用しているメーラーやマップ、カレンダー、SRMとの連携をすれば、外部システムのデータを自動でSFAに取り込めるので、業務効率化に期待できます。

さらに、データが二重に登録されることもないので、作業コストが削減されてヒューマンエラーを防げるというメリットにもつながる便利な機能です。

SFA導入のメリット

SFA導入のメリット

SFAを導入すると、どのようなメリットがあるのでしょうか?

ここでは、SFA導入のメリットを紹介します。

常に最適な営業戦略を立てられる

SFA導入によって日々の営業活動が可視化されれば、顧客情報や営業の進捗などがリアルタイムで把握できるようになります。

これを営業マネージャーが定期的にチェックしていれば、常に的確なアドバイスができるでしょう。

また、個人の営業成績やチーム単位での売上予測などもできるので、蓄積されたデータを見ながら常に的確なチーム編成や優先順位の変更などが叶い、戦略的に目標達成を実現しやすくなります。

データを分析しやすい

SFA導入で日々の営業活動の状況がリアルタイムで可視化できれば、それらのデータを活用してさまざまな分析に活用できます。

例えば、今必要なデータをグラフや表などの見やすい形で比較すれば、的確かつタイムリーな営業判断や経営戦略も可能であるでしょう。

SFAで集めた情報はただ閲覧するものではなく、情報を正しく使うことで的確な販売予測や無駄のない生産計画の構築にも期待できます。

レポート作成が一瞬

定期的な営業報告や会議にはレポートが必須になるでしょう。

そんな時に、SFAがあれば必要な常用やデータをすぐにレポートとして出力できます。

SFAではレポート作成時に入力ミスがないようにアラート機能が搭載されているものもあるので、正確性も担保されます。

マネジメント層の的確な評価ができる

SFAを導入して日々の営業活動が可視化されるということは、マネジメントの中身も見えやすくなります。

実際に、売上に直結していない業務は多く、適切な評価に難攻している企業も多いと思います。

SFAを導入すれば、マネジメント層のモチベーションアップにも期待できるでしょう。

SFAとCRMの違い

SFAとCRMの違い

SFAとよくCRMが比較されますが、それぞれで役割が異なります。

ここでは、SFAとCRMの役割の違いについて詳しく解説していきます。

CRMとは

CRMとは、「Customer Relationship Management」の略で顧客関係管理のことを指します。

CRMは顧客と良好な関係を築いて継続していくための施策の意味合いを持ち、今後の労働人口の減少や技術の革新により営業活動ができないという悩みに先手を打って対応するのが、CRMツールです。

CRMの主な機能

CRMの主な機能
  • 名刺
  • 人脈管理
  • 商品情報管理
  • リードナーチャリング

CRMでは主に顧客との情報管理が中心で、顧客の氏名や所属企業、部署などのさまざまな情報を一元管理することで、それぞれに適切なアクションを打つ土台を築きます。

CRM導入の際は、導入後に失敗しないためにも導入体制を設備して、導入の目的を明確にすることが大事です。

また、現在社内でどのような問題が起きているのか、課題や求める成果によっても適したCRMツールは異なります。

そのため、まずは導入の目的を明確にすることも大事です。

CRM導入のメリット

CRM導入のメリット
  • 依存していた顧客管理を一元化できる
  • 部署間の情報共有がスムーズ
  • 顧客満足度を向上できる
  • 業務を効率化できる
  • 新しい戦略の根拠となる

CRMは、使い方次第でいろいろな分析やアプローチが可能になります。

CRMを導入すれば既存顧客の傾向を把握しやすくなるので、顧客満足度の向上にもつながります。

サポート業務の大幅な負担軽減・効率化が見込めるので、これまで以上に迅速な顧客対応が叶います。

SFAとMAの違い

SFAとMAの違い

次に、SFAとMAの違いについて解説していきます。

MAとは

MAとは、Marketing Automationの略でマーケティング活動を自動化するためのツールです。

Webを活用してユーザーにとって有益な情報を提供することで、リードの獲得にも期待できます。

営業活動において、商談に繋がる見込み客を継続して獲得することは非常に重要です。

継続的な見込み客を獲得、コミュニケーションを継続化するためにも、MAツールが必須とも言えるでしょう。

MAの機能

MAの機能
  • リード管理
  • メールマーケティング
  • スコアリング
  • アクセス解析

MAは基本的に集客や販売促進、顧客管理などの一連のマーケティングプロセスの自動化を実現するものです。

リード管理機能では集めたリードを自動的に管理して、それぞれ分類することでより効果的なマーケティング施策を実行できます。

マールマーケティングは、獲得したリードに対してメール配信を用いてアプローチし、効果検証をするものです。

スコアリングは、顧客の温度感を点数で評価することでWebサイトへのアクセス数や頻度、メールの開封率、テレアポの反応を元に点数化するものです。

点数が把握できれば、獲得できそうな顧客に対しての営業効率が良くなります。

アクセス解析は、ユーザーの行動パターンを知るために重要な機能です。

「どのページからアクセスしてきたのか」「CVポイントはどこなのか」などを把握できます。

MA導入のメリット

MA導入のメリット
  • 高度な分析が容易に行える
  • ヒューマンエラーを減らせる
  • 質の高い商談が可能

MAを導入すれば、顧客データの一元管理はもちろん、有望な顧客リストも一目で分かるので、高度な分析ができるようになります。

また、MAを導入すれば自動で情報を収集・管理するだけでなく、「直近3ヶ月にアプローチしていない方にのみメールを送る」などと限定的にアプローチすることも可能です。

さらに、マーケティング活動により購買意欲の高まった見込み客に対して、架電や個別でのメール送信など、優先してアプローチすることもできるようになります。

SFA導入時の注意点

SFA導入時の注意点

ここからは、SFA導入時の注意点を紹介します。

導入後に失敗しないように、必ず注意点を把握しておきましょう。

社内でSFAの価値を共有する

SFA導入後は基本的に担当者がそれぞれ入力作業を行う必要があるので、担当者の賛同を得ることは非常に重要です。

便利なシステムだと思い導入をしても、入力に時間がかかり、業務効率が悪くなる可能性も考えられます。

そのため、導入しても結果的に活用されないケースもあるのです。

このような事態を回避するためにも、まずは担当者にSFA導入を賛同してもらうことが大事です。

データ分析スキルがないと上手く使いこなせないこともある

SFAはただツールを導入すれば自動的に効果が得られるわけではありません。

SFAツールを用いてデータを収集し、営業活動を”見える化”するためのツールだという認識を持っておくことが大事です。

そのため、導入後に成果に繋げるためには集められたデータを分析して、さまざま試行を実施していくことをしっかり頭に入れておきましょう。

ツールの導入が目的になってしまう

SFAを導入して、データ入力やKPI設定をして満足してしまう人もいます。

システムの定着を促すためには、日常的なSFAへの情報入力が欠かせません。

ですが、ただ入力して終わりでは意味がないので、SFAを導入した目的を忘れないようにしてください。

SFA導入時に失敗しない選び方

失敗しない選び方

次に、SFA導入時に失敗しない選び方を紹介します。

価格と機能のバランスが良い製品を選ぶ

SFAツール選びでは、どうしても便利な機能に目がいきがちですが、初めてSFAを導入するなら必要最低限の機能のみがあれば十分です。

SFAの費用相場は初期費用で数万円~数十万円、月額費用が0円から18,000円(1ユーザーあたり)が相場になっています。

SFA選びで失敗したくないなら、価格と機能のバランスが良い製品を選ぶようにしてください。

機能だけでなく使い勝手も大事

SFAシステムは機能面も非常に重要なポイントですが、実際の使い勝手の良さも非常に重要なポイントです。

使い勝手の良さは実際にシステムを触ってみないと分からない部分がほとんどです。

そのため、導入を決める前に必ず無料体験などで試してみてから契約してください。

実際に使用するデモ画面を担当者に直接触ってもらうのが一番良いでしょう。

サポートが充実しているか

SFAシステムでは、サポートのない場合も多いですが、初めてシステムを導入するならベンダーサポートが必須と言えるでしょう。

例えば、導入前のアドバイスや導入後の定着、支援、ノウハウの提供など、さまざま面でサポートしてくれる製品であれば、安心して導入できますよね。

企業ごとにカスタマイズが可能か

SFAは基本的に導入後は自社の形態に合わせてカスタイマイズが必要になります。

そのため、カスタマイズ性に優れている製品を選ぶようにしましょう。

カスタマイズ性を確認するには、実際にデモ画面を操作してみることが大事です。

気になった部分は自社仕様に自由に変えられるかどうかも確認すると良いでしょう。

どこまで連携できるか

SFAシステムでは、日々多くのデータがどんどん蓄積されていきます。

他のCRMやMAなどと連携ができれば、活用の幅が広がります。

現在他のシステムを導入していない企業でも、これから導入する予定が少しでもあるのであれば、連携がどこまで可能かを確認しておきましょう。

SFA導入の失敗・成功事例

SFA導入の失敗・成功事例

次に、SFA導入の失敗・成功事例をそれぞれ紹介します。

失敗事例①営業担当者がSFAを上手く活用できない

SFAを導入すると、これまでには無かった新たな手間がかかります。

例えば、今まで紙やExcelで作業していたものが、いきなりデジタル化になると業務フローは大きく変わってしまいます。

従業員によってはこれに対応できずに、業務負担が大きくなってしまう可能性もあります。

導入時は特にトラブルや不都合が起こりがちなので、マニュアルを準備したり、システムに関する理解をしてもらうところから始めることをおすすめします。

また、SFAを使いこなすにはある程度のIT知識が必要不可欠です。

仮にIT知識のある従業員がいない場合は、必ずサポートが充実している会社の製品を選ぶようにしてください。

失敗事例②データを入力しても営業効率が変わらない

SFAを導入してみたけど、実際はデータがデジタル化されるだけで、営業効率が何も変わらないということも多いです。

これは、SFAシステムを正しく理解しておらず、必要な情報収集ができていないためだと考えられます。

SFAをただ導入するだけでは、営業効率は何も変わりません。

集められたデータをどのように活かしていくかが重要です。

そのため、まずは自社が抱えている問題を明確にして、その問題に集められたデータをどのように活かしていくのか、日々分析していくことが大事なのです。

成功事例①株式会社ヒトカラメディア|案件の進捗状況と契約確度の二軸のパラメーターがある

株式会社ヒトカラメディアは「数ヵ月先の売上見込を可視化していきたい」という導入の背景があり、SFA導入を決めたようです。

システム選びでは、直感的で使いやすいUIを求めており、システム構築の展開スピードや意見を汲み取ってもらえるところへの期待感があったと話しています。

SFA導入後は、営業メンバーとの案件進捗のためのミーティング内で、現状把握と次回アクションの計画を立てるために活用し、年間売上・月間売上見込みの可視化、CSVを使った細かい分析に活かしているようです。

参考:Senses|お客様事例

成功事例②株式会社ベネフィットワン|若手育成、部署間連携に成功し、受注件数は3.6倍

株式会社ベネフィットワンは、組織力を高めるために営業部員の日々の営業活動を可視化し効率化を図ることと、部署間連携を図りクロスセルを進めたいという2つの課題を解決するために、SFAの導入を決めたようです。

SFAシステム選びでは、「導入後のカスタマイズの柔軟性」と「導入後のフォロー体制」に注目し、カスタマイズに関しては、各社に大きな差異はなく、どのシステムを導入しても問題がないという結論に至ったようです。

SFA導入後はトップ営業のノウハウを共有でき、タイムライン機能で若手営業部員が飛躍的に成長したと話しています。

参考:eセールスマネージャー|導入事例

「SFA 機能」のQ&A

「SFA 機能」のQ&A

最後に、SFAの機能に関するよくある質問にまとめて回答していきます。

次のような質問に回答していきますので、参考にしてください。

セールスフォースSFAの特徴は?

セールスフォースSFAは、顧客管理ができるSRMと営業管理のできるSFAが一元化しているのが特徴です。

業種や規模に関わらず利用できる顧客管理システムで、多くの企業に選ばれています。

SFAの主な機能は?

SFAの主な機能には、以下のようなものが挙げられます。

SFAの主な機能
  • 顧客情報管理機能
  • 案件管理機能
  • 商談管理機能
  • 外出先での営業活動機能
  • 予言管理機能
  • 行動管理機能
  • スケジュール管理機能
  • 日報管理機能
  • 名刺管理機能
  • グラフ作成機能
  • システム連携機能

SFAの導入目的は?

SFAの主な導入目的は、営業プロセスや商談の進捗管理、営業の生産性向上から、企業全体の売上を拡大させることです。

「SFA 機能」まとめ

「SFA 機能」まとめ

この記事ではSFAの基本情報や機能、導入のメリット、SFA導入時の注意点、SFAの導入事例、SFA/CRMの違いなどについて詳しく紹介してきました。

SFAを導入したら、まずは営業に関する情報を入力、管理して営業の効率化や属人化を防ぎましょう。

また、導入後に失敗する例も少なからず存在するので、導入後に失敗しないためにも、まずは情報収集から始めることを意識しましょう!