【2024年最新】おすすめの名刺管理ソフト9選を徹底比較｜導入のメリットや選び方を紹介

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このように考えているかもしれません。

名刺管理ソフトとは、これまで手入力で管理していた名刺情報を自動でデータ化できるサービスです。

そのため、名刺管理を効率化したい方や蓄積したデータを営業に効果的に活用したい方にとっては、非常に心強いツールと言えるでしょう。

この記事では、「おすすめの名刺管理ソフトから特徴や注意点まで詳しく解説していきます。

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名刺管理ソフトとは

名刺管理ソフトは、これまで名刺入れなどで管理していた名刺やその情報をデータ化して管理できるソフトです。

写真を撮影するだけで自動的にデータを入力できたり、名刺1枚1枚を保管する必要もありません。

自動入力では時間の効率アップだけでなく入力ミスを防ぐ効果もあり、情報の信頼性も高まります。

ここ数年ではクラウド型のソフトも登場しているため、パソコンだけでなくスマホなどでも簡単に名刺管理が行えます。

営業先へ移動している間にスマホで相手の情報を確認したりも可能なため、移動時間の活用や営業のサポートにもなってくれるでしょう。

名刺の管理と検索、社内共有できる点が名刺管理ソフトの特徴です。

名刺管理ソフトを導入する目的

名刺管理ソフトを導入する目的は細かく見ると会社ごとに異なりますが、主に挙げられる目的は以下の通りです。

この項目では、上記について1つずつ詳しく解説していきます。

業務効率化

名刺管理ソフトでは名刺情報の入力や管理、検索の利便性の面から業務の効率化が図れます。

ソフトを導入するとスマホなどで名刺を撮影するだけで、情報のデータ化が完了します。

これまでのような手入力では時間がかかるだけでなく、入力ミスによる情報の精度の低さも問題でした。

しかし、自動でデータ化できるため情報の質も上げることができます。

また名刺をケースなどで管理するのではなく、ソフト上で管理することで無駄なスペースを省けます。

さらに、データ化した情報は名前や会社名、役職などで検索ができる為必要な情報が瞬時に手に入る点も特徴です。

このように単に情報が自動化するだけでなく、管理と運用の視点からも業務の効率化が図れると言えるでしょう。

見込み顧客の獲得

名刺管理ソフトでは情報の入力だけでなく、過去の営業履歴なども紐づけて管理できます。

名前や会社名などで相手を検索して、これまでに誰が営業をしてどういう反応であったかが確認できます。

そのため、前任の営業担当者の人脈や情報を活かして見込み客を絞り、効果的なアプローチが可能となります。

また、ソフトの中にはアンケート機能が搭載されているものもあります。

アンケートで「興味がある」や、「詳細が知りたい」と答えた営業先に対してだけ、メールや電話での営業を行えます。

なので見込み客を絞りながら無駄な営業を省き、高い成約率が期待できるでしょう。

見込み顧客の育成

名刺管理ソフトの中には、自社が持っている情報を分析してメルマガを送る機能もあります。

定期的にメルマガで自社のサービス情報を共有し、イベントやセミナーの参加案内などを送ることで見込み客の育成が可能です。

また、過去のメルマガに記載してあるURLのクリック率やメールの開封率なども分析できるため、より関心度の高い見込み客だけをピックアップできます。

効率良く見込み客をリストアップして育成することで、無駄なコストをかけずに効果的な営業が行えるでしょう。

名刺管理ソフトの機能一覧

名刺管理ソフトを導入する前に、多くのソフトに搭載されている機能を確認しておきましょう。

主な機能一覧は以下の通りです。

この項目では、上記を1つずつ詳しく解説していきます。

名刺の取り込み機能

名刺管理ソフトでは、スマホやスキャナーで名刺を撮影することで、自動で情報のデータ化が可能です。

データ入力が自動化することで入力の手間が省けます。

また、手入力ではどうしても入力ミスが発生してしまいますが、自動読み込みであればその心配もありません。

そのため、安心して蓄積されたデータを活用できます。

取り込み方には2種類あるため、それぞれご紹介します。

OCR機能で取り込む

OCRとは手書きされた文字などを文字データに変換することを表しています。

そのため、OCR機能が搭載された名刺管理ソフトでは名刺などが撮影された画像を元に、記載されている文字をデータ化できます。

名刺の情報を簡単にデータ化できるため、業務効率を上げるために非常に重要となる機能です。

一方で、文字が滲んでいたり読み取りにくい文字があった場合は、正確にデータ化されない可能性があるため、読み込み前後でしっかりと確認すると良いでしょう。

ベンダー側のオペレータ側が取り込む

名刺管理ソフトの中には、専属のオペレーターに情報を入力してもらうオプションがあります。

オペレーターが1つ1つ確認しながら、手動で丁寧に入力してくれるため集積したデータを安心して運用できます。

OCR機能では上手く読み込めなかった部分もしっかりと入力してくれるため、制度の高いデータ入力を求める場合におすすめです。

一方で、あくまでオペレーターが手入力で行うため、入力完了までにある程度時間がかかる点には注意が必要です。

マルチデバイス対応・検索機能

名刺管理ソフトでは多くの場合、パソコンだけでなくスマホやタブレットなど複数のデバイスにも対応しています。

そのため、出先や移動中であっても手軽に取引先の情報を獲得できます。

社内や部署とリアルタイムで情報共有できるため、営業のバッティングを防ぎ、精度の高いアプローチが行えます。

また、名前や会社名などで簡単に取引先の情報が検索できる点も特徴の1つです。

これまでは個人で名刺を管理して、毎回手作業で情報を探す必要がありましたが、検索機能を活用すればかなり効率良く必要な情報が見つかります。

データの入力だけでなく、運用面においても効率化が図れるでしょう。

名寄せ機能

会社を運営していくうえで、取引先と名刺交換することは日常茶飯事です。

しかし、取引相手の役職などが変わる度に新しい名刺を渡されるため、最新の情報がどれなのか分からなくなってしまうケースもあります。

こういったケースは、名刺管理ソフトの名寄せ機能を活用すれば簡単に解決できます。

名寄せ機能とは、入力された名刺情報がすでに登録されていないかを自動で確認してくれるものです。

確認するだけでなく、過去の情報と新しい情報を統合してくれるため、常に最新の状態を保ってくれます。

なので、名寄せ機能を活用すれば同じ相手からの複数枚の名刺に悩まされることは無くなります。

名刺管理ソフト導入のメリット

名刺管理ソフトを導入すると、主に以下のようなメリットがあります。

この項目では、上記について詳しく解説していきます。

手入力の手間が省ける名刺情報

名刺管理ソフトでは、スマホやスキャナーで名刺を読み込むだけで自動的にデータ化できます。

これまでは受け取った名刺を1つずつ手入力する必要がありました。

ですが、ソフトを導入すれば自動で入力できるため、一気に業務効率が上がります。

また人力で時間効率を気にしながら作業していると、どうしても入力ミスが発生してしまいますが、自動であればその心配もありません。

さらに、すでに登録している名刺情報と同じものを読み取った場合、自動で判別して情報を統合してくれる名寄せ機能もあります。

なので、ソフトを活用すれば手持ちの名刺を全て管理して、常に最新の情報に保つことができます。

入力の手間を省きながら、管理の面でも効果が期待できるでしょう。

連絡先の検索が迅速化される

名刺管理ソフトでは情報を入力するだけでなく、優秀な検索機能があるため営業の効率化が期待できます。

蓄積した名刺データに対して名前や電話番号などで検索が可能。

パソコンだけでなくスマホでも利用できるソフトが多いため、移動中などを活用して取引先の情報を素早く確認できます。

また、ソフトによっては名刺をテゴリ（ラベル）を作成して管理できるため、より求めている情報が得やすくなります。

ただ名刺データを蓄積していくだけでなく、営業にも活用しやすい点も大きな魅力と言えるでしょう。

個々の担当者が持つ人脈が可視化され、他部署でも活用が可能になる

名刺管理ソフトに入力したデータは、社内で共有できます。

また、社員が退職や休職している場合でも人脈が可視化されていれば、スムーズに営業が行えます。

過去の営業担当の営業履歴も確認できるため、1度も面識がない取引先でも効果的にアプローチできます。

退職の場合は引継ぎも楽になるため、業務効率アップにも繋がるでしょう。

見込み客へのアプローチが迅速化される

名刺管理ソフトでは入力した情報が簡単に共有できるため、すでに営業した取引先に再度営業をしてしまうような事故を防ぐことができます。

また名寄せ機能により常に情報が最新に保てるため、効果的な営業が行えます。

さらに、取引先との過去の営業履歴を確認することで、新サービスなどの営業方法をブラッシュアップできるため、成約率アップも期待できます。

蓄積されたデータの検索も簡単なので、社員が手軽に情報にアクセスできる点も魅力と言えるでしょう。

ターゲットの選定、継続的アプローチを自動化できる

名刺管理ソフトの中には集積したデータを元に、メルマガ発行やダイレクトメールなどが可能なソフトもあります。

メールの一斉送信はもちろん、特定の条件を決めて当てはまる相手にだけ送信することも可能なため、高い開封率と成約率が期待できます。

また、一斉メールと分かると反応率は下がる傾向にありますが、メール本文には指定の会社名や名前を表示されることもできます。

そのため、一斉メール感が薄まるため反応率の高いメール送信が可能となります。

このように受け取った名刺を管理するだけでなく、こちらから定期的にアプローチすることで取引先の育成や教育も可能となります。

オンラインでの名刺交換が可能に

名刺管理ソフトでは、自分の名刺を登録したURLを送ることでオンライン上の名刺交換が可能です。

ここ数年、在宅ワークやテレワークが広がっているため、オンライン上で簡単に名刺交換が行えるのは大きなメリットです。

ビデオ通話アプリのチャット欄から、名刺データの入ったリンクを送信するだけで簡単に名刺交換できます。

テレワーク同士で中々交換ができなかった相手とも、気軽に名刺交換できる点も嬉しい所です。

お互いに名刺交換や管理の手間が省けるので円滑な営業やミーティングが行えるでしょう。

名刺管理ソフトの選定ポイント

現在、多くの会社が名刺管理ソフトやソフトを提供しています。

導入効果を得るためにも、サービスを選定する際は以下のポイントに気を付けましょう。

この項目では、上記のポイントについて詳しく解説します。

法人向けか個人向けか

名刺管理ソフトを選定するうえで、そのソフトが法人向けか個人向けかという点は重要です。

法人向けと個人向けサービスでは得意としている機能が違うため、何となく選んでしまうと自社の導入目的とかみ合わない可能性があります。

個人向けのソフトでは、主に名刺の読み込みや管理を中心にソフトが組まれています。

一方で管理している情報を社内で一元管理する点には向いておらず、名刺管理ソフトと親和性の高いSFAなどのソフトと、連携できないケースがあるので注意しましょう。

法人向けのソフトでは名刺管理はもちろん、過去の営業記録やメルマガの配信機能、社内での情報共有機能などが充実しています。

そのため組織であっても、効果的に名刺情報を活用できます。

ですが、法人向けソフトの全てが当てはまる訳ではなく、導入料金が割高な点にも注意が必要です。

ソフトの性質を理解して、自社に合ったソフトを導入しましょう。

名刺データ化の精度が高いか

名刺管理ソフトを選定する際、スマホやスキャナによる自動読み込みの精度にも注目しましょう。

自動での読み込みは格段に業務効率が上がりますが、場合によっては正常に読み込めないこともあります。

また、その精度はサービスによって異なるため、無料お試し期間を活用して事前に確認しておくと良いでしょう。

一方で、ソフトの中にはオペレーターが名刺情報をデータ化してくれるオプションもあります。

1枚1枚丁寧に確認しながら入力してくれるため、精度を求めるのであればオペレーター入力のオプションを検討するのも良いです。

自動に比べてデータ化の速度は遅くなりますが、正確さは増します。

自社で求めるデータ入力の精度に合わせて、サービスを検討しましょう。

トータルの料金が妥当かどうか

名刺管理ソフトは搭載機能と料金のバランスも重要です。

いくら機能が充実していても、使用しないのであれば意味がありません。

そのため、まずは自社で必要な機能をピックアップしてから、その機能が搭載されたサービスを比較検討すると効率的でしょう。

名刺管理ソフトの提供会社に問い合わせてサービスを検討する場合、オプション機能も付けてしまい、当初の予定よりも同入稿ストが高額なってしまうケースも良くあります。

なので、オプションを付ける場合は本当に自社にとって必要なのかを、じっくりと検討してから決めると良いでしょう。

一方で、ソフトがクラウド型なのかオンプレミス型なのかなど、導入形態によっても料金の傾向は変わります。

名刺管理ソフトを導入する際は、導入コストや毎月に必要となるコスト、オプションの必要性などを踏まえて総合的に判断しましょう。

おすすめ名刺管理ソフトの比較表

経費精算ソフトは多くの企業が提供していますが、効果的にソフトを活用するためにも自社に合ったサービスを選ぶ必要があります。

名刺管理ソフトの中でもおすすめなサービスを以下の一覧表にまとめましたので、まずはサービスを比較してみましょう。

【法人向け】

【個人向け】

上記の中でも、ホットプロファイルは法人企業におすすめです。

名刺のデータ入力や管理はもちろん、会社ごとへのカスタマイズ性やセキュリティレベルも高いため、安心して活用できます。

機能と費用のバランスが良く30日間の無料お試し期間もあるため、コストをかけずに部分的に導入できる点も魅力です。

法人向けサービスで迷っている方は、まずはホットプロファイルから試してみると良いでしょう。

おすすめの名刺管理ソフト9選を徹底比較

この項目では、おすすめの名刺管理ソフトについて詳しく解説していきます。

ご紹介するソフトは以下の通りです。

ホットプロファイル

出典：https://www.hammock.jp/hpr/landing/202010cm.html?gclid=CjwKCAiAyPyQBhB6EiwAFUuakrLRjN3ulqKnsTQ9ThoEl3QriNNxmUVtuWCLYVXEBNTc51cTMRrVYBoCUuEQAvD_BwE

ホットプロファイルは、株式会社ハンモックが提供する名刺管理ソフトで初期費用が0円、月額料金は30,000円～となっています。

導入会社の課題に合わせて自由にプランニングが可能で、データ項目なども自由にカスタマイズできます。

API連携機能もあるため、質の高い情報も取得しやすく、法人向けツールなのでセキュリティ面にも強い点が魅力です。

30日間の無料お試し期間があるので、まずは気軽に試してみると良いでしょう。

導入事例

1900年に創業した印刷業界の老舗である凸版印刷会社は、これまで個人で名刺を管理していたため、管理や必要な情報の検索など有効活用ができていませんでした。

しかし、ホットプロファイルを導入することで名刺管理に必要な時間や手間が、大幅に減少したと実感しているようです。

今まで出来なかった情報の共有やセキュリティ強化が一気に解消。

ホットプロファイルの選定ポイントは、料金と機能のバランスと語っています。

【ホットプロファイルの基本情報】

アルテマブルー

出典：https://ultimablue.jp/index.html

アルテマブルーは、キヤノンエスキースシステム株式会社が提供する名刺管理ソフトで初期費用は0円、月額料金は2,500円～となっています。

アルテマブルーは専門的な知識がなくてもすぐに使いこなせる操作性が魅力なので、社内での浸透もしやすい傾向にあります。

使いやすいだけでなく、取得したデータから人脈マップや営業の日報作成、メールの一斉送信など営業に有利なツールが豊富にあります。

セキュリティ面にも強いため、法人向けツールとしておすすめです。

14日間の無料お試し期間があるため、まずは部分的に導入してみると良いでしょう。

導入事例

アソビュー株式会社はインターネットサービスを提供する会社で、他社の名刺管理ソフトを導入してこれまで運営していました。

しかし、他社ソフトは多機能過ぎて、中々使いこなせず上手く業務の効率化が出来ていませんでした。

一方で、アルテマブルーは操作性が高くデータ読み込みの精度も高かったため、本格的に導入。

これまで以上にデータが運用しやすくなり、業務の効率アップを体感しているとの事です。

【アルテマブルーの基本情報】

Sansan Eight（エイト）

出典：https://materials.8card.net/for-company/

EightはSansan株式会社が提供する名刺管理ソフトで、初期費用と月額料金共に0円のツールです。

AIによる自動入力とオペレーターの手動入力を掛け合わせた、高精度のデータ読み込みが可能で、オンライン名刺交換によ対応しています。

無料ツールながら保存容量は無制限で、これまで6,000件以上の導入実績を誇っています。

無料で利用できる気軽さから、個人向けツールとしてもおすすめです。

また、Sansan株式会社はEight以外にもSansanという名刺管理アプリを提供しています。

こちらは組織で使用する際に便利なツールが揃っているため、法人向けツールとなっています。

業態に合わせtえ、適切なツールを選択しましょう。

導入事例

株式会社坪井利三郎商店は明治35年に創業した老舗で、瓦文化を継承し続けている会社です。

名刺についてはこれまでアナログで管理しており、データ化も視野に入れていましたが不安感もあり中々実装までは至りませんでした。

しかし、Eightを導入することで、名刺情報の共有が簡単になり、電話帳ともリンクするため掛け直し作業も便利に。

データの管理だけでなく、情報をしっかりと運用できるよう改善されたとのことです。

【Sansan Eight（エイト）の基本情報】

myBridge Knowledge Suite

出典：https://jp.mybridge.com/home

myBridge Knowledge SuiteはLINE株式会社が提供する名刺管理ソフトで、初期費用と月額料金ともに0円となっています。

データの読み込みはスマホで撮影するだけで自動化でき、蓄積したデータもキーワードを入力するだけで簡単に検索できます。

またデータのダウンロードやエクスポートができ、LINEのトークで情報の共有も可能になっています。

1日で入力できる名刺の枚数制限などもなくオンライン名刺交換にも対応しているため、コストをかけずに名刺の管理業務を効率化できます。

導入事例

myBridge Knowledge Suiteは無料ツールなため、個人で導入する方も多いです。

会社員の男性は、今まで名刺管理をアナログで行っており、連絡先などはスマホに手入力で1枚1枚行っていました。

ですが、myBridge Knowledge Suiteを導入することで情報管理が簡単になり、撮影するだけで情報がデータ化されるため、スマホに手入力する手間が省けました。

また、操作性の高さも評価しておりGoogle連絡帳との連携機能、ツール内の広告の少なさなどから大変満足しているようです。

読み取り精度も高いため、無料で名刺管理をしたい方におすすめなツールと言えるでしょう。

【myBridge Knowledge Suiteの基本情報】

Wantedly People

出典：https://people.wantedly.com/

Wantedly Peopleはウォンテッドリー株式会社が提供する名刺管理ソフトで、初期費用や月額料金が共に0円となっています。

完全無料なツールながら、最大10枚の名刺を同時に撮影で取り込み可能で、登録した相手がプロフィールを変更すると通知してくれる機能もあります。

そのため、常に最新の情報を保有できる点が魅力です。

また、セキュリティレベルが高く通信も暗号化して行われるため、情報漏えいの心配もありません。

導入事例

Wantedly Peopleは無料ツールということもあり、個人で利用している方が多いです。

とある住宅メーカーで働く20代女性は、これまで名刺をケースで管理していましたが、Wantedly Peopleを導入してデータ化。

営業する際には車の中で相手の情報を確認したり、予定していなかった取引先もその場ですぐに検索して営業できるようになったとのことです。

データ管理ならではの検索機能をフル活用でき、仕事の効率化を体感しているそうです。

【Wantedly Peopleの基本情報】

連絡とれるくん

出典：https://lp.phoneappli.net/papeople_b?utm_source=google&utm_medium=cpc&utm_campaign=google_koyu&gclid=CjwKCAiAyPyQBhB6EiwAFUuakj09vMYlhdqRSF0Q86mkCRG9qdfmts6bzonopsJ_vic8RetLx89zpxoCfiMQAvD_BwE

連絡とれるくんは株式会社Phone Appliが提供している名刺管理ソフトで、初期費用は50,000円、月額料金は300円～となっています。

クラウド型のサービスなため、パソコンだけでなくスマホやタブレットなど、マルチデバイスに対応しています。

名刺管理だけでなくWeb電話帳や着信表示機能なども搭載されており、営業に便利なツールが豊富に搭載されています。

着信表示機能とは個人の電話帳には無い相手からの着信も、連絡とれるくんに登録されている相手なら名前を表示してくれる機能です。

そのため、突然の連絡でも取引先に迷惑をかけるリスクを減らせるでしょう。

初期費用などコストはかかりますが、セキュリティ面も含めて安心できるサービスとなっています。

導入事例

金剛株式会社は様々な施設の備品などを製造している会社ですが、取引先の情報管理に問題を抱えていました。

様々な名刺管理ソフトを検討しましたが、社内で活用していたSalesforceと親和性の高い連絡とれるくんを導入。

すると、これまで時間のかかっていたデータ入力や必要な情報の呼び出しがスムーズに行えるようになりました。

また、社内電話帳も扱いやすくなり会社全体の情報が可視化したため、業務効率の向上を実感したとのことです。

【連絡とれるくんの基本情報】

CAMCARD BUSINESS

出典：https://www.camcard.jp/business/

CAMCARD BUSINESSはワウテック株式会社が提供する名刺管理ソフトで、初期費用が0円、月額料金が1,700円～となっています。

スマホなどによるデータ読み込み制度は90％以上で、細かい部分はオペレーターが補正してくれます。

また、簡易的なSFAツールも使用できるためこれまでの商談記録やタスク管理も行えます。

国内で1,000社以上の導入実績がある点からも、高機能なツールが揃っていることが伺えます。

オンライン名刺交換にも対応しているため、テレワークや在宅ワーカーでも活用できます。

10日間の無料お試し期間があるため、まずは気軽に試してみると良いでしょう。

導入事例

株式会社サカイ引越センターは、言わずと知れた引っ越し業界の大手です。

これまでは名刺をアナログ管理していて、常にファイルを持ち歩いていました。

また名刺の情報共有も基本的には口頭で行っていたため、情報の伝達ミスや効率が悪いという課題がありました。

しかし、CAMCARD BUSINESSを導入してからは、当然名刺の入ったファイルを持ち歩くこともなくなり、情報共有もデータでスムーズに行えるように改善。

CAMCARD BUSINESSの導入で、営業の質や業務の効率化を実感しているようですね。

【CAMCARD BUSINESSの基本情報】

名刺de商売繁盛

出典：https://www.nekonet.co.jp/lp/meishi-hanjyo03/?ysd_lis070g&gclid=CjwKCAiAyPyQBhB6EiwAFUuakrNad6ls524l_e-ofDLzsEHlnsi8Ub2LCgduMlAUx3vmYzmZCL7OURoC-v8QAvD_BwE

名刺de商売繁盛はヤマトシステム開発株式会社が提供するサービスで、初期費用が0円、月額料金が30,000円となっています。

サービスによっては使用ユーザー数によって月額料金は変動しますが、本サービスではユーザー数に関係なく月額30,000円です。

個人で情報をデータ化するだけでなく部署ごとの連携にも強く、営業効率のアップが期待できます。

また、セキュリティ面に力を入れているため、情報漏えいのリスクを心配せずにサービスを利用できます。

スマホなどを活用した自動読み取り機能や情報の共有、情報のタグ付け機能に加え日報や商談内容なども手軽に閲覧できるようになります。

14日間の無料トライアルがあるため、まずは特定の部署で試験導入してみてはいかがでしょうか。

導入事例

機械製造業のとある会社は800名ほどの会社規模を持っており、これまで個人で管理していた名刺情報を共有するために名刺de商売繁盛を導入。

会社全体で取引先の情報を共有できるようになり、営業の質や効率が一気に向上しました。

導入の決め手となったのは、やはりユーザー数によって月額料金が変動しない点であったそうです。

毎月かかるコストが確定しているのは、経理の面からも嬉しい所ですね。

【名刺de商売繁盛の基本情報】

SkyDesk Cards R

出典：https://ittools.smrj.go.jp/app/skydesk.php

SkyDesk Cards Rは富士ゼロックス株式会社が提供しているサービスで、初期費用が0円、月額料金は3,150円～となっています。

クラウド型のサービスなので移動中や出先でも、スマホで簡単に情報を確認でき、営業担当者同士での情報共有も円滑に行えます。

また、専用アプリを活用することで名刺情報だけでなく、相手に関するメモやファイルなども確認できる点が魅力です。

基本プランではデータ管理の上限がありますが、100,000枚の名刺情報まで登録できるため余程のことが無い限り問題ないでしょう。

質の高い法人向け名刺管理ソフトを検討している方には、最適なツールと言えるでしょう。

導入事例

株式会社久米設計は建築設計や工事監督などを行っている会社です。

これまでは事業プロジェクトと顧客情報を個別に管理しており、中々スムーズに必要な情報を参照できずにいました。

しかし、SkyDesk Cards Rの導入によりそれらの情報を一元管理できるようになり、業務の効率化に成功しています。

法人向けサービスなため、名刺管理ソフトだけでなく様々なシステムとの連携や営業に役立つツールが豊富な点もSkyDesk Cards Rの魅力と言えるでしょう。

【SkyDesk Cards Rの基本情報】

名刺管理ソフトを導入する上での注意点

名刺管理ソフトを導入するには、以下のポイントに注意が必要です。

この項目では、これらのポイントについて詳しく解説していきます。

操作が煩雑で、ツールの利用が浸透しない

名刺管理ソフトはパソコンやスマホなどを活用して、データの入力や管理を行います。

一方で、特に高齢の社員は新ソフトの導入にはすぐに馴染めず、ツールが中々浸透しないケースが考えられます。

高齢の社員でなくても、名刺管理ソフトが多機能なあまりパソコンやスマホなどに苦手意識がある社員では使いこなすまでに時間がかかることもあります。

なので、ツールをできるだけスムーズに浸透させるためにも、導入前のマニュアル作成や定期的に使い方を教えるようなサポート体制を用意しておくと良いです。

これまでの名刺管理方法の方が使いやすいと感じる社員も現れる可能性があるため、ソフトを活用するメリットを丁寧に教えるのも重要でしょう。

一気に導入すると社内からの反発が

名刺管理ソフトは社内で浸透すると効果を発揮しますが、新ソフトの導入に対して反発する社員が出る可能性があります。

これまでのやり方の方が利用しやすく、新ソフトの導入で逆に業務効率が下がってしまうと感じるケースもあるでしょう。

一気に会社全体でソフトを導入するとこういった問題が起きやすいため、まずは特定の部署などで試験的に導入すると良いです。

段階を踏みながら少しずつ導入を進めていき、社員にもソフトの重要性とメリット、そして会社としての目的を明確にさせていくと反発が少なくツールを浸透させられるでしょう。

多機能だと逆に困る場合も

名刺管理ソフトの中には情報のデータ化だけでなく、電話帳機能や他ソフトとの連携など様々な機能が搭載されたソフトがあります。

確かに多機能を全部使いこなせれば効率アップに繋がりますが、結局は使いこなせない機能が多く、操作性も複雑になり浸透までに時間がかかるケースもあります。

そのため、まずは自社が求める機能やクリアしたい最低限の課題を洗い出して、シンプルな機能が搭載されたサービスを選ぶと良いです。

そのうえで、事業の変化や従業員の増加にも対応できるようなカスタマイズ性のあるサービスを選べば、最初から多機能なソフトを選ぶ必要もありません。

しっかりと自社に必要な機能を見極めて、最適なソフトを導入しましょう。

名刺管理ソフトに関するよくある質問

名刺管理ソフトを検討している方の中には、以下のような疑問を持っている方が多いです。

この項目では、上記の疑問について詳しく答えていきます。

全ての利用が無料の名刺管理ソフトは大丈夫なのか

名刺管理ソフトには有料のものもあれば、無料で全ての機能が利用できるものもあります。

気を付けるべきポイントとしては、管理できる名刺の数の制限です。

全ての無料ソフトに当てはまる訳ではありませんが、機能自体の制限が無くても活用できる名刺枚数に制限があるケースが多いです。

規模の小さい個人運営などであれば問題ありませんが、多くの社員を抱える企業の場合には注意が必要です。

また、無料ソフトの場合は拡張や他ソフトとの連携など、カスタマイズ性があまり無いケースもあります。

加えて、有料ソフトに比べてセキュリティ面も弱い可能性があります。

そのため、無料ソフトを導入する場合は名刺の管理枚数やカスタマイズ性、そしてセキュリティ面の確認を必ず行うと良いでしょう。

名刺管理ソフトを部分的に導入する場合の費用負担はあるのか

名刺管理ソフトを効率良く浸透させるには、いきなり会社全体で導入するのではなく、一部の部署などから少しずつ広げていくのが良いです。

一方で、部分的に導入したとしてもサービスの費用は発生してしまいます。

そのため、まずは無料お試し期間のある製品の部分的な導入がおすすめです。

期間の長さはサービスによって異なりますが、コストをかけずに導入実験が行える点が魅力です。

無料期間中に解約したとしても違約金が発生しない場合がほとんどなため、安心してテストできるでしょう。

名刺管理ソフトの提供形態で損得が出るのか

名刺管理ソフトにはクラウド型とオンプレミス型という、2種類の導入形態があります。

結論から言うと、どちらかの提供形態の方が得であるというのは一概に言えません。

クラウド型とは、ネット上でデータを管理ソフトなので、ネット環境さえあればパソコンだけでなくスマホなどからも利用できるタイプです。

特に導入に必要な設備投資はないため、申し込み後すぐに利用できる点が特徴です。

また初期費用は無料もしくは低額な場合がほとんどで、月額料金を払うことでサービスを利用できます。

一方で、クラウド型はネット上にデータを管理するため、オンプレミス型に比べてセキュリティ面の対策が難しい傾向にあります。

利便性は非常に高い形態ですが、セキュリティは提供会社頼りになるため、予め理解しておきましょう。

オンプレミス型は、企業に合わせてソフトをカスタマイズして、自社のサーバーに対して導入する方法です。

そのため、自社に最適な形で導入でき、拡張性も高い傾向にあります。

また、サービス提供者側だけでなく、自社としてもセキュリティ対策ができるため、情報漏えいについても安心感を持ちながら運営できます。

一方で、自社に最適化したソフトを導入するため、初期費用が高額な場合が多いです。

サービスによっては利用できるのはパソコンのみのタイプもあるため、利便性の面にも注意が必要です。

どちらも良い面悪い面があるため、自社の目的や活用シーンに合わせて選択すると良いでしょう。

名刺管理ソフトの導入事例まとめ

ここまで様々な名刺管理ソフトをご紹介しましたが、大事な点は自社に合ったサービスを選ぶことです。

多機能なサービスであっても自社の解決したい目的に合っていないケースや、捜査が複雑過ぎて使いこなせないケースもあります。

そのため、まずは導入の目的を明確化させてからサービスを選ぶようにしましょう。

また、導入前後の社員へのサポートも重要です。

新ソフトが社内浸透するには時間がかかりますし、社員への精神的な負担にも繋がる可能性があります。

マニュアルやサポートチームの編成など、社員への配慮をしつつ業務の効率化が図れるようなサービスを検討すると良いです。

無料お試しが利用できるソフトも多数あるため、まずは特定の部署で試験導入してテストしてみると良いでしょう。