こんな疑問やお悩みありませんか？
シンプルで、誰でも使えるタイムカードは多くの企業で使われていますが、正しく運用できているかと聞かれると自信がない…という方は多いのではないでしょうか。
この記事では、タイムカードのメリット・デメリット、正しい使い方、おすすめの勤怠管理方法について徹底解説します。
タイムカードの導入を考えている人や、タイムカードの正しい使い方が知りたい方は最後まで読んでみてください。
- タイムカードの正しい使い方は労働基準法を理解すれば解決する
- タイムカードを押し忘れに気付いたらすぐに担当者に報告
- 残業時間を15分単位で切り捨てるのはNG
- 勤怠管理システムはタイムカードのデメリットを解消できる
- おすすめの勤怠管理システムはfreee勤怠管理Plus
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目次
タイムカードとは？
タイムカードはタイムレコーダーとセットで使われる勤怠管理ツールで、出退勤の時刻を打刻して労働時間の把握、給与計算をします。
手書きする出勤簿に代わるものとして1番に上がってくるのがタイムカードではないでしょうか。
タイムカードの基本的な知識があれば正しい運用ができ、タイムカードの目的である労働時間管理も正確にできます。
タイムカードの使い方
タイムカードは出勤か退勤のボタンを押してからタイムレコーダーに差し込んで時間を打刻します。
カードには表と裏があり、表は1日～15日まで、裏は16日～31日までを打刻します。
タイムカードの仕組み
タイムカードを正しく運用するためには仕組みと運用方法を理解することが大切です。
正しく運用できれば労務リスクや従業員とのトラブルを未然に防げるでしょう。
タイムカードはタイムレコーダーとセットで使う
タイムカードは紙のカードなので、タイムカードだけあっても使えません。
必ずタイムカードに時間を印字するタイムレコーダーが必要です。
タイムレコーダーには、アナログなもの、デジタルなもの、多機能なものなど種類がたくさんあるので用途と価格に見合ったものを選びましょう。
タイムカードはひと月分で使用する枚数は常に持っておくと安心です。
タイムカードに印字された時間で給与が計算される
タイムカードを使う理由は、タイムカードに印字された時間をもとに給与を計算するためです。
出勤時刻と退勤時刻から休憩時間を差し引いた時間を労働時間として給与を計算します。
タイムカードはパートやアルバイトなど時間給の人だけだと思っている方もいるようですが、そうではありません。
月給の人であっても残業時間の計算に使いますので、どんな給与形態であってもタイムカードの打刻時間が必要であり、給与に影響すると覚えておきましょう。
5年間の保存が義務付けられている
タイムカードは労働時間を把握して給与を計算するために使いますが、使い終わったらすぐに捨てていいものではありません。
労働基準法で、労働時間を管理するための書類は5年間の保存が義務付けられていて、違反すると罰金が課せられることがあります。
そのため、5年分のタイムカードを保管する場所が必要です。
タイムカードの導入を検討している場合は保管場所があるかも念頭に入れておくとよいでしょう。
タイムカードが必要な理由
タイムカードが必要な理由は、従業員の労働時間を正確に把握するためです。
出勤簿に手書きで時間を書き込んだり、〇をつけるといった管理方法もありますが正確性の面でタイムカードに劣ります。
不正を防止し、より客観的に労働時間を把握、管理するためにタイムカードはとても有効なツールです。
タイムカードを使うメリット
効率的な勤怠管理ができるタイムカードには4つのメリットがあります。
さっそくみていきましょう。
コストを抑えられる
タイムカードにかかる費用は「タイムレコーダー」「タイムカード」「インクカセット」の費用だけです。
タイムレコーダーは1つだけでいいので、1度買ってしまえば壊れない限り使い続けられます。
タイムカードとインクカセットは消耗品なのでランニングコストです。
タイムカード：100枚で1,000円～2,000円
インクカセット：1,500円～2,000円
インクはすぐになくなることはないので、毎月の費用はタイムカード代だけです。
勤怠システムの導入費用やランニングコストと比べると安いので手軽に導入できるのも納得ですよね。
分単位で正しく計算できる
労働時間は賃金支払いの5原則の1つである「賃金全額払いの原則」により、1分単位で記録し、給与計算しなければなりません。
タイムカードを使えば1分単位で正確な時間を把握できるので、法律にそった給与計算ができます。
誰でも使いやすい
タイムカードはとてもシンプルな仕組みなので、誰でも簡単に使えます。
登録に時間や手間がかからないのですぐに使い始められる、従業員教育の手間も少なくてすみます。
残業の申請手続きや、承認作業なども紙ベースになるのでパソコンやシステムが苦手な人にとっては使いやすいでしょう。
運用方法がわかりやすい
タイムカードは出退勤の時刻を打刻して、労働時間を集計するだけなので特別な知識やスキルは必要ありません。
給与締め日がすぎたら回収して翌月分のタイムカードを用意し、給与計算が終わったら保管すればいいだけなのでシンプルに運用できます。
タイムカードを使うデメリットと注意点
タイムカードはコストが安く、運用や操作が手軽というメリットがある一方で、デメリットもあります。
企業規模が大きくなればなるほどデメリットが業務上の課題となってくる傾向があるようです。
では、どのようなデメリットがあるのか見ていきましょう。
労働時間の集計が手間
タイムカードを使っている場合、労働時間の集計作業に時間と手間がかかります。
タイムカードの運用自体はシンプルで誰でもできるのですが、タイムカードをもとに給与を計算するとなると大変です。
電卓を使ってひと月分の労働時間を集計していくのでミスが出やすく、ダブルチェックが欠かせません。
従業員数が増えるほど作業が大変になるので、導入するときは集計業務にどのくらいの時間がかかるかを想定しておきましょう。
不正がおこる可能性がある
タイムカードはカードをタイムレコーダーに通すだけで打刻ができてしまうので、第三者が不正に打刻することが簡単にできてしまいます。
たとえば、遅刻しそうという理由で仲のいい従業員が代わりに打刻したらタイムカード上ではその人は時間通りに出勤したことになります。
また、仕事が終わったにもかかわらずタイムカードを打刻する時間を遅らせて残業代を多くもらおうと考える従業員もいるかもしれません。
タイムカードは誰でも使える反面、不正打刻が簡単にできてしまうのです。
不正を防ぐためには、従業員教育の徹底と、タイムレコーダーを人目に付く場所に置くなど工夫しましょう。
タイムレコーダーとカードの置き場所がいる
タイムレコーダーを置くためにはある程度のスペースが必要です。
また、タイムカードを保管するためにカードホルダーを使う場合はその場所も確保しなければなりません。
さらに、使い終わったタイムカードは5年間保存しなければならないので、保管場所も必要です。
タイムカードを導入するときは十分なスペースがあるか確認してからにしましょう。
打刻モレ、ミスの修正が大変
打刻モレやミスが発覚したらすぐに担当者に報告して指示をもらいましょう。
裏と表を間違えたり、出勤ボタンと退勤ボタンを押し間違ったりなど、人がすることなのでミスをゼロにはできません。
大事なのはミスが起こらない工夫や、ミスが起きた時の対処の仕方です。
ミスがあったときにすぐ気づいてすぐ修正するのが基本です。
気付かないままだったり、報告が遅れて給与計算時にミスが発覚すると給与計算業務がいったんストップしてしまいます。
そうなるとミスをした本人も当時の状況や打刻すべき時間を覚えていなかったりなど正確な労働時間の管理ができません。
打刻ミスがあったときの対応を周知徹底すると同時に、そもそもミスが出ないように声かけをするようにしましょう。
打刻ミスの発見を早くするために、タイムカードの片面が打刻し終わったらいったんチェックを入れるなど、チェックの回数を増やすのも得策です。
法改正に対応した残業管理、有給管理がしにくい
タイムカードはその月の労働時間の把握しかできないので、過去の労働時間はパソコンや別のシステムが必要になり、把握するのに時間がかかります。
2019年の法改正によって、従業員の残業時間、有給休暇取得日数を正確に把握できる体制を求められていますがタイムカードでは対応できません。
有給休暇が何日あるのか、何日消化しているかはタイムカードに書き入れないからです。
労働時間の管理だけでなく有給休暇など法改正にタイムリーに対応したい場合は別のシステムが必要になることを覚えておきましょう。
タイムカードを正しく運用するための知識
タイムカードの運用方法を間違っている企業は少なくありません。
労働時間を管理するタイムカードは労働基準法にそってきちんと運用しなければ労務リスクがあがるので注意が必要です。
ここでは、タイムカードに関するよくある疑問や運用の間違いについて解説していきます。
タイムカードを押すタイミングはいつ？
タイムカードを押すタイミングは基本的に勤務開始時刻と勤務終了時刻です。
タイムカードは労働時間を把握するためのものなのでその人がどのくらい働いたのかが明確になるように押すことが原則だと覚えておきましょう。
そもそも、労働時間とは「労働者が使用者（会社）の指揮命令下にいる時間」のことです。
この定義とタイムカードの運用を照らし合わせると、タイムカードを押すタイミングは業務を開始する時刻です。
たとえば、9：00が勤務開始なのであれば、9：00少し前にタイムカードを押すのが一般的でしょう。
個人の都合で8：30に会社についても8：30が業務開始時刻になるわけではありません。
どのタイミングを業務開始時刻と定義するかは会社ごとに違うので、実態にあわせて就業規則などに明記しておくとよいでしょう。
タイムカードを押し忘れたら？
タイムカードを押し忘れた場合はすみやかに担当者に報告し、指示をもらいましょう。
押し忘れたときに一番やってはいけないことは自己判断で修正を加えることです。
タイムカードは不正を防止し、より客観的に労働時間を管理するためのものなので、
自分1人の判断での修正は不正を疑われるもとです。
タイムカードを押し忘れないことが大事ですが、もし押し忘れたときは担当者に報告し、指示をもらって対処するように周知しておきましょう。
残業の管理方法は？
業務開始時刻の前や、終時刻の後に打刻するような場合は「残業申請書」や「残業指示書」を活用しましょう。
残業申請書：残業しなければならない理由を書いて上司に承認をもらうための用紙
残業指示書：上司が部下に対して残業を指示する書類
この管理方法の場合、基本的には残業申請、残業指示がある場合のみ残業代が支払われます。
他の方法として、タイムカードを打刻した時間は1分単位ですべて労働時間として給与計算するというルールで運用している会社もあります。
会社がどのようなルールにするかによって変わってきます。
トラブルを避けるためには労働時間の定義付けと残業時間の計算方法を就業規則にさだめ、周知徹底しましょう。
タイムカードは15分単位で集計するの？
原則として労働時間は1分単位で計算することが義務付けられています。
15分に満たない時間を切り捨てることは労働基準法の「賃金全額払いの原則」に違反します。
しかし、必ず決まった時間にタイムカードを押すことはむずかしく、トイレに行っていたり、少し立ち話をした場合は労働時間とは言えません。
労働時間をどこまでにするのかも先ほど説明した残業申請書や残業指示書などを活用してきちんとルールを決めておきましょう。
もし、15分単位で労働時間を強制的に切り捨てている場合は早急にタイムカードと残業時間の管理方法を見直してください。
着替えの時間は労働時間に含まれる？
着替えの時間が労働時間に含まれるかどうかは会社によって違います。
「着替えてからが仕事の始まりなので、着替えの時間は労働時間に含まないし着替えの時間を考えて少し早めに出社するべきだ」という会社も多いようです。
業務上必要なユニフォームや制服へ着替える必要がある場合、着替えは「業務」とみなされ、労働時間に含まれます。
そのため、着替える前に打刻するのがタイムカードを押すタイミングです。
反対に、事務業務など特定の制服に着替える必要がない場合や、ジャンパーを着るだけなどの簡単な着替えの場合は業務とはみなさない場合もあります。
着替えの時間を業務とみなすかどうかは会社の制服や更衣室があるかなどの事情で変わってくるので、迷ったときは専門家に確認しましょう。
タイムカードを正しく運用するためには？
タイムカードを正しく運用するためには、労働基準法をきちんと理解して就業規則にルールを記載することが最初のステップです。
就業規則で定めたら、従業員に周知徹底してルール通りに運用します。
必要に応じて残業指示書や残業申請書などを使うのもよいでしょう。
そして、給与を計算する際も就業規則通りに行います。
タイムカードそのものはシンプルで誰でも扱い安いものですが、正しく運用し、正確に給与計算するのはそれなりに大変です。
そこで、最近ではタイムカードではなく勤怠管理システムを使って、労働時間の集計や残業時間を管理する企業が増えています。
タイムカードから勤怠管理システムへ
近年、タイムカードのデメリットや課題を解消するために勤怠管理システムを導入する企業が増えています。
勤怠管理システムは不正や打刻ミスを防ぎ、労働時間の集計や残業管理にかかる時間、労力を削減できる便利なシステムです。
ここからはタイムカードのデメリットや課題を解決できる勤怠管理システムについて紹介します。
システムの種類やタイムカードとの違いについて解説していきますので参考にしてください。
勤怠管理システムの種類
勤怠管理システムは大きく分けて3種類あります。
クラウド型
月額や年額で契約し、インターネット上で使うシステム
パッケージ型
サーバーとソフトウェアを購入し、自社で管理、運用するシステム
自社システム型
自社専用にサーバーの開発、構築したシステム
企業規模や解決したい課題、目的に合わせて選ぶのがポイントです。
パッケージ型、自社システム型は初期投資やランニングコストなど費用がかかるので、最初はクラウド型を利用するとよいでしょう。
タイムカードと勤怠管理システムの違いと比較
タイムカードと勤怠管理の違いを比較しています。
費用と課題を明確にしてから比較するとどちらを導入するか決めやすくなるでしょう。
| タイムカード | 勤怠管理システム | |
|---|---|---|
| コスト | ランニングコストはタイムカードのみ。 100枚1,000円～2,000円 | 初期費用、月額利用料が安くても300円～。 従業員が多いとそれなりのコストになる。 |
| 操作 | 簡単 | システム操作に慣れるまで時間がかかる |
| 労働時間の集計 | 時間と労力がかかり、ミスが出やすい | システム内で計算してくれるので効率的 |
| 残業管理 | 紙ベースの申請書を使って管理。 枚数が多いとタイムカードとの突き合わせが大変。 | システム内で申請と承認か完結する |
| 保管方法 | 段ボールなどに入れて保管するので場所をとる | データでパソコン内に保管できる |
おすすめの勤怠管理システム5選
タイムカードのデメリットを解消できるおすすめの勤怠管理システムを紹介します。
特徴をつかんで自社にピッタリの勤怠管理システムを導入しましょう。
freee勤怠管理Plus
出典：https://www.freee.co.jp/time-tracking-plus/
freee勤怠管理Plusは会計ソフトで有名なfreeシリーズの勤怠管理システムバージョンです。
位置情報が取得できるので、不正打刻の防止に役立つのが1番の特徴で、直行直帰が多い会社やテレワークを導入している企業におすすめです。
他のfreeシリーズのシステムと連携させることでより業務の効率化につながります。
勤怠管理、給与計算だけでなく、経理まで含めたバックオフィス業務全体を効率化したい企業は導入を検討するとよいでしょう。
| freee勤怠管理Plus | |
|---|---|
| おすすめの企業規模 | すべての規模に対応 |
| 特徴 | 位置情報を取得でき、直行直帰やテレワークに最適 スマホもパソコンも同じ画面でわかりやすい |
| 価格 | 月額300円/ID、初期費用なし |
| 無料トライアル | あり（30日間） |
ジンジャー(jinjer)勤怠
出典：https://hcm-jinjer.com/kintai/
ジンジャー(jinjer)勤怠は使いやすさにこだわって作られた勤怠管理システムです。
従業員だけでなく、管理者にとってもシンプルで使いやすい勤怠管理システムを探している企業におすすめです。
従業員情報を人事データベースで一元管理できるのでバックオフィス業務全体を効率化したい場合は検討してみるとよいでしょう。
| ジンジャー(jinjer)勤怠 | |
|---|---|
| おすすめの企業規模 | すべての規模に対応 |
| 特徴 | 管理者にとってもシンプルで使いやすい 働き方関連法案、電子帳簿保存への対応 |
| 価格 | 1人につき400円/月 |
| 無料トライアル | あり（1ヵ月） |
KING OF TIME
出典：https://www.kingoftime.jp/
KING OF TIMEは最も豊富な打刻手段が使える勤怠管理システムです。
月々の料金は従業員数ではなく、打刻した人の人数で計算されるため、無駄なコストをかけたくない企業におすすめです。
シンプルでわかりやすい画面構成なので、パソコンを触る機会が少ない人でも抵抗なく操作できるでしょう。
データセンターが複数拠点にあるので、震災などの災害時でも安心して使えます。
| KING OF TIME | |
|---|---|
| おすすめの企業規模 | 中小企業 |
| 特徴 | 人数のカウントは、従業員の数ではなく、その月に打刻をした人数を利用人数としてカウント |
| 価格 | 導入料金は、従業員1人につき月々300円 |
| 無料トライアル | あり（30日間） |
ジョブカン勤怠管理
出典：https://jobcan.ne.jp/
ジョブカン勤怠管理シリーズ累計15万社を誇る勤怠管理システムです。
必要な機能のみを選んで利用できるので、不足している機能のみを補いたい場合に向いています。
また、労働時間管理や給与計算が複雑な、変形労働時間制、裁量労働時間制、フレックスにも対応した設定や運用ができるのも選ばれるポイントになっています。
シフト作成機能もあるので、シフト制を導入している企業は検討してみるといいでしょう。
| ジョブカン勤怠管理 | |
|---|---|
| おすすめの企業規模 | すべての規模に対応 |
| 特徴 | シンプルでわかりやすい |
| 価格 | 利用する機能とユーザー数によって異なる月額200円/ID～ 初期費用なし |
| 無料トライアル | あり（30日間） |
Touch On Time
出典：https://www.kintaisystem.com/
Touch On Timeは導入企業数が42,000社、ユーザー数は245万人以上、継続率は99.7％を誇る勤怠システムです。
シェアNO.1の圧倒的な実績と働き方改革に対応した仕組みになっています。
初期費用は無料で、運用にかかる料金は1人あたり月額300円のみ、最低利用人数や最低契約期間といった制限がありません。
勤怠管理システムを初めて導入する企業に特におすすめです。
労働時間は自動集計で、データは給与システムと連携させられるので、勤怠管理、給与計算にかかる時間と労力を大幅に削減できるでしょう。
| Touch On Time | |
|---|---|
| おすすめの企業規模 | 中小企業 |
| 特徴 | パソコン不要で利用できる |
| 価格 | 従業員1人につき月々300円、初期費用なし |
| 無料トライアル | あり（30日間） |
タイムカードのまとめ
タイムカードで労働時間を管理する方法は、コストが安く、簡単に使えるメリットがあります。
しかし、タイムカードの保管場所、不正対策が必要だったり、労働時間の集計に時間と労力がかかりミスがでやすいデメリットがあることも無視できません。
労働時間管理を効率的に行いながらミスや不正を防ぐには勤怠管理システムの導入がおすすめです。
今まで1度も勤怠管理システムを使ったことがない場合は、シンプルで比較的コストが安い安いシステムから試してみてはいかがでしょうか。
