就業管理とは？勤怠管理との違いや必要性、具体的な業務内容を簡単に解説！

適正な就業管理を行うことは、企業として重要です。

近年、社会的課題となっている長時間労働や過労死の問題解決に向けて、国や企業は働き方改革に取り組んでいます。

また、働き方も多様化していることから、就業管理に対する関心も高まっていると言えるでしょう。

この記事では、就業管理の目的や勤怠管理の違い、重要性と必要性について説明していきます。

さらに、就業管理を行ううえで抑えるべきポイントや就業管理を行う方法についても紹介します。

ぜひ参考にしてください。

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そもそも就業管理とは

そもそも就業管理とは、どういう内容で目的があるのか、そして就業管理を行うことはどのような重要性が持つのか理解しましょう。

就業管理とは従業員の就業状況を管理すること

就業管理とは、従業員の就業状況を管理することです。

企業は従業員に健康的な労働環境を整える義務があり、出退勤や休日・休暇などの就業状況を管理する必要があります。

そして、法令に基づいて各企業が設定した就業規則に沿って、従業員の労働衛生を守ることが就業管理の目的です。

また、2019年からは「改正後の労働基準法」が施行されています。

時間外労働の上限規制や同一労働同一賃金、公正な待遇の確保など、多くの対応を企業に求めています。

1人1人の生産性を向上させ、従業員の健康を守るためにも、企業は就業管理に真剣に取り組むべきと言えるでしょう。

就業管理の重要性

2023年の4月から改正された労働基準法が施行され、時間外労働を月60時間超したときの割増率が50%以上に引き上げになります。

また、就業管理に関連する法改正は毎年のように行われています。

この状況を見るだけでも就業管理が重要視され、適正な就業管理を企業に求めていることがわかるでしょう。

その理由としては、法律を遵守せずに長時間労働や残業代の未払いなどの就業管理ができていない「ブラック企業」が多いことが挙げられます。

担当者がしっかり労働基準法などを理解しておらず、適正に就業管理を行っているつもりでも実際は違反していたケースもあります。

これらは訴訟問題に直結する法令違反にもかかわらず、問題に発展していないことから企業の就業管理がぞんざいになっているのです。

そのため、従業員の労働状況を管理し、従業員に配慮した労働環境になっているかを管理する就業管理の重要性は高いです。

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就業管理と勤怠管理の違い

就業管理と勤怠管理はよく似ており、一緒に使われることも多い言葉です。

それぞれの意味や使い方はほぼ同じで大きな違いはありませんが、細かく分けると以下のようになります。

• 就業管理：法令や就業規則に沿って従業員の労働状況を包括的に管理する
• 勤怠管理：従業員の労働時間を管理する

就業管理では、従業員の労働状況を包括的に管理するのに対して、勤怠管理は労働時間を中心に管理しています。

そのため、就業管理の中に勤怠管理が含まれると理解すれば良いでしょう。

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就業管理を行う必要性

就業管理を行っている企業は多いですが、その必要性までを理解できていない企業も少なくありません。

そのため、就業管理を行う必要性について紹介します。

従業員の体調管理するため

就業管理を行うことで従業員の健康状態を把握し、体調管理ができます。

従業員の出勤状況や労働時間を見たときに以下のような場合であれば、何らかの問題を抱えながら労働している可能性があります。

• 時間外労働(残業時間)が多い
• 休日出勤が連続している(休みが取れていない)
• 体調不良が原因の欠勤や早退がある

近年では、長時間労働による過労死や過酷な労働環境が原因の健康被害などが問題になることも多いです。

また、人間関係やハラスメントによって精神的に追い込まれてしまう従業員もいて、最悪の場合は自殺に至ることも考えられます。

これらの状況をいち早く知ることができ、問題を避けるためにも就業管理は必要です。

そして、問題に気づいたときは、面談などのサポートを通じて従業員の健康を守りましょう。

長期的には従業員が働きやすい労働環境を整備していくことが大切です。

正しく給与を払うため

給与計算には、従業員の労働時間、休憩時間はもちろん、遅刻早退、欠勤状況を把握しなければなりません。

割増率が変動する時間外労働(残業)や休日出勤などは、未払いや過払いといったトラブルに発展するケースもあります。

各種税金や保険料の計算にも正確な勤怠情報が必要です。

つまり、就業管理を適切に行わないと、給与計算ができずに正しい給与の支払いができません。

また、交通費などを従業員が不正に受け取るといった問題を避けることもできるため、就業管理は適正な賃金の支払いを行う役割も担っています。

なお、従業員の退職後も勤怠情報は少なくとも2年間は管理しておくと良いでしょう。

コンプライアンスを守るため

コンプライアンスを守り、健全な企業であり続けるためにも就業管理は必要です。

法定時間を遵守しない、ハラスメントが横行しているような問題のある労働環境では、トラブルが起こる可能性も高く従業員から訴訟されるリスクもあります。

また、このような労働環境では従業員のモチベーションが上がらずに退職者が増えて、世間からも悪い企業イメージを持たれてしまうでしょう。

特に企業規模が大きくなると、全てに配慮するのが難しく見えない部分で問題が起こることも考えられます。

それらを防ぐためにも、就業管理をしっかりと行い問題にはすぐに対応していくことが大切です。

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就業管理業務で抑えるべきポイント

就業管理業務を行ううえでは、「就業規則」「休日・休暇」「労働時間」の3点について抑える必要があります。

それぞれのポイントについて説明していくので参考にしてください。

就業規則

就業規則とは、会社が従業員の労働条件(給与規定、労働時間)や働くうえで守るべきルールをまとめた規則の総称のことです。

常時従業員を10人以上(アルバイト、パートも含む)雇用している場合は、就業規則の作成が義務付けられています。

なお、マナー違反や社内トラブルの防止につながることから、就業規則の内容は従業員に共有する必要があります。

そのため、就業規則の内容を従業員がしっかり理解できるように周知していくことが就業管理では大切です。

また、就業規則は定期的に見直し・修正を行うことで、時代や働き方にあった内容にすることも重要と言えます。

休日・休暇

休日は「法定休日」と「所定休日」の2種類があります。

• 法定休日：法律で義務付けられている最低でも週1日与えなければならない休日
• 所定休日：法定休日以外に与える休日

与える休日によって、従業員が時間外労働したときに支払う割増賃金の計算方法が異なります。

割増賃金を間違えてしまうと、正しい給与計算ができずに従業員からの信頼を失います。

また、2019年の労働基準法の改正で、10日以上の有給休暇が付与される従業員には年間5日の有給休暇の取得が義務化されました。

従業員が有給休暇を取得できない(させない)場合は、法令違反となり罰金が科されてしまいます。

このように休日・休暇に関する法律を正しく理解し、法律通りに管理を行うことが、就業管理には求められます。

労働時間

就業管理における労働時間の管理とは、労働時間が労働時間基準法に遵守しているかを確認することです。

労働基準法では労働時間は「1日に8時間以内、1週間に40時間以内」、時間外労働は「月45時間/年360時間まで」と定められています。

そのため、従業員がこの労働時間以上働いた場合は、時間外労働もしくは法律違反です。

つまり、従業員の労働時間をしっかりと把握して安全に働かせることが求められます。

また、変形労働制(時期に合わせて労働時間を調整できる制度)を採用している企業では、時間外労働の基準が週や月によって変動します。

この場合は、制度が正しく運用されているかを確認することで、就業管理していく必要があります。

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就業管理を行う方法

企業規模や従業員数などによって、各社それぞれの方法で就業管理を行っています。

そのため、就業管理を行う代表的な方法を3つ紹介します。

タイムカード

タイムカードによる就業管理は、従業員自身で出退勤時にタイムレコーダーを使って打刻する方法です。

タイムレコーダーによって労働時間が自動的に集計され、比較的安価に導入できる点がメリットです。

打刻作業も非常に簡単なので、誰にとっても使いやすくその日の内から導入もできます。

ただし、他人による不正な打刻や、打刻忘れおよび打刻ミスの対応が大変なので、従業員が多いと負担とリスクが大きいと言えます。

また、打刻するには出社が必要になるため、近年増えているテレワークとの相性が悪い点もデメリットです。

関連記事：タイムカードがない会社での勤怠管理とは？

エクセル

エクセルで勤怠管理表を作成して、就業管理を行っている企業も多いです。

Microsoft officeを導入している場合は、費用は発生せずインターネットから無料のテンプレートも簡単に入手できます。

エクセルには計算式や関数が入力されているので、集計と計算が正確かつ速くできるのが特徴です。

ただし、手作業で行うことから、入力ミスや意図的な改ざん、データの消失などのリスクがデメリットです。

また、法改正がある度にエクセルの更新が必要で、計算式や関数が間違っているとトラブルに発展する可能性もあります。

そのため、管理者は入力が正しく行われているか確認しなければなりません。

就業管理システム

就業管理システムとは、従業員の勤怠(就業)状況を管理するシステムを指し、現在はインターネット上で管理するクラウド型が一般的です。

法改正時の自動対応や正確な就業時間の把握など、業務負担の軽減につながるさまざまなメリットがあることから、多くの企業が導入しています。

また、外部サービスとも連携が可能で、打刻の方法もスマホ、パソコン、アプリなど豊富です。

ただし、基本的に月額で費用が発生し、システムをうまく使いこなせないと負担が増すだけなので導入には注意が必要です。

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おすすめの就業管理システム10選

就業管理におすすめのシステム10選を紹介します。

利用料金や特徴についてまとめてあるので、参考にしてみてください。

それぞれの就業管理システムについて詳しく見ていきましょう。

freee 人事労務

出典：https://www.freee.co.jp/hr/

freee 人事労務は、freee 株式会社が提供している就業管理システムです。

サポート体制が充実しているのがシステムの特徴です。

初心者でも簡単に使えるような設計で、システムの全機能をまとめたマニュアルやシステムの習熟コンテンツなどが用意されています。

また、導入アドバイザリーやサポートデスクがいるため、不明点は気軽に相談できるので、安心して利用できるでしょう。

さらに、システムの導入することでペーパーレス化の実現を目指し、労務の人的な「ミスをゼロ」というコンセプトを掲げています。

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KING OF TIME

出典：https://www.kingoftime.jp/

KING OF TIMEは、株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供している就業管理システムです。

就業管理における機能に絞ったシステムになっており、シンプルで使いやすいのが特徴です。

さらに、これまでに4万社以上、約250万人が利用しており、市場シェアNO.1を誇ります。

飲食業、医療業、サービス業など業界・業種を問わず、さまざまな企業から選ばれています。

また、全ての機能を一律300円で利用可能で、初期費用もかからないため、コストメリットも大きいです。

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AKASHI

出典：https://ak4.jp/

AKASHIは、ソニービズネットワークス株式会社が提供している就業管理システムです。

ITreviewカテゴリーレポート勤怠管理システム部門/(中堅企業)で、満足度と使いやすさでNo.1に選ばれている実績があります。

また、あらゆる企業規模や業種の就業管理に対応できるシステムの自由度の高さとフレキシブルさが特徴です。

システムの導入で業務効率と経営改善を目指しており、公式HPでは動画での製品紹介も行っています。

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ジョブカン勤怠管理

出典：https://jobcan.ne.jp/

ジョブカン勤怠管理は、株式会社 DONUTSが提供している就業管理システムです。

累計15万社の導入実績を持っており、多くの企業が利用している業界NO.1のシステムです。

また、「出勤管理」「シフト管理」「休暇・申請管理」「工数管理」の機能を自由に組み合わせられます。

そのため、使いやすいようにカスタマイズできるだけでなく、不要なコストが発生しないのが魅力です。

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スマレジ・タイムカード

出典：https://timecard.smaregi.jp/

スマレジ・タイムカードは、株式会社スマレジが提供している就業管理システムです。

30名までなら無料で利用できるため、小規模企業にとってはおすすめです。

無料トライアルでは全機能が可能で、期間も60日間と他社と比較しても長いためじっくり検討できる点も魅力と言えます。

また、位置情報(GPS)や顔写真による出退勤管理が行えるので、従業員の不正な打刻を防ぐこともできます。

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タッチオンタイム

出典：https://www.kintaisystem.com/

タッチオンタイムは、株式会社デジジャパンが提供している就業管理システムです。

サービス提供歴が10年を超えており、これまでのノウハウをもとにした質の高さが特徴です。

導入および運用サポートを無料で行っており、サービス継続率が99.7％、サポート満足94%と圧倒的な実績を出しています。

そのため、システムの導入に心配がある場合やしっかりとしたサポート体制のもと運用を進めていきたい人におすすめです。

また、約80％の企業が選んでいる「タッチオンタイムレコーダー」を独自開発しており、その手軽さから人気NO.1になっています。

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Kincone

出典：https://www.kincone.com/

kinconeは、株式会社ソウルウェアが提供している就業管理システムです。

スマホがあればすぐに利用できることから、導入コストを最小限に抑えられるのが特徴です。

GoogleカレンダーやChatworkなどのさまざまな外部サービスと連携可能なので、相乗効果も期待できます。

また、ICカードで出退勤時間をタッチすることで、勤怠情報に加えて交通費も同時に読み取れるため、担当者の業務負担が軽減されます。

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マネーフォワードクラウド勤怠

出典：https://biz.moneyforward.com/

マネーフォワードクラウド勤怠は、株式会社マネーフォワードが提供している就業管理システムです。

残業時間の確認や有給取得期限の見落とし防止など、働き方改革をサポートする設計になっています。

どのページもわかりやすいデザインになっているので、使いやすさも好評です。

また、サポートサイトで簡単な設定から高度な使い方まで詳しく説明されているため、初心者でも安心して利用できます。

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CLOUZA

出典：https://clouza.jp/

CLOUZAは、アマノビジネスソリューションズ株式会社が提供している就業管理システムです。

1名あたりの月額費用が200円と他社と比べると安価なので、少人数の就業管理におすすめです。

また、就業管理に必要な機能をだけ搭載しているので、初めて導入する場合でもわかりやすい仕様になっています。

シンプルにシステムが作られていることから、機能が多すぎて扱いづらいと悩む心配もありません。

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TimeBiz

出典：https://www.asj.ad.jp/

TimeBizは、株式会社ASJが提供している就業管理システムです。

定額料金で200名まで利用でき、利用人数が多ければ多いほど割安になる料金体系が特徴です。

上限の200名で利用すると月額料金が1名あたり72円と格安なので、社員数の多い中規模から大規模の企業におすすめと言えます。

また、業務に合わせて各機能をカスタマイズすることで、オーダーメイドの自社だけのシステムができます。

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就業管理とは｜まとめ

今回は、就業管理の目的や勤怠管理の違い、重要性と必要性を中心に説明してきました。

就業管理は従業員の健康問題や労務トラブルを避ける重要な業務です。

また、適正な就業管理を行うには、法律の理解から質の高い管理能力など知識とスキルが求められます。

近年では、コロナウイルスの影響もあり、働き方も多様になってきていることから、時代に合わせた就業管理をしなければなりません。

長時間労働やハラスメントの問題は企業として改善すべき内容であり、労働環境に対する世間の目も厳しくなっています。

従業員に配慮した労働環のもと、適正な就業管理を行っていきましょう。

ここまでお読みいただきありがとうございました。

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