【最新版】おすすめの無料グループウェア10選！比較ポイントや機能について紹介！

この記事を読んでいる人は、

と考えているのではないでしょうか。

この記事では、グループウェアについて、無料で使えるサービスや比較ポイント、機能、メリットなどについてお伝えしていきます。

グループウェアとは

グループウェアとは、組織の人々のコミュニケーションを良好にするように促すことで、業務を効率化することができるサービスのことを指します。

組織で働く場合、自分1人で完結してしまう業務はほとんどなく、ほぼすべての業務が他の人と連絡を取り合いながら進める仕事です。

上司から部下への業務の依頼や、業務量の調整、業務のスケジュール管理など、連携する内容は様々です。

グループウェアを使うことで、担当している業務の情報やスケジュールの管理をWebサービスやアプリなどで行うことができるようになります。

日々の業務や必要なデータなどを可視化することができ、対話のコミュニケーションもチャットなどで気軽に行うことが可能です。

グループウェアを使うことで、組織内の人々のコミュニケーションを円滑にすることができます。

グループウェアの主な機能

グループウェアの主な機能は下記3つです。

コミュニケーション活性化機能

グループウェアの最も特徴的な機能は、コミュニケーションを活性化する多種多様な機能です。

グループウェアでは、コミュニケーションを活性化するために、Webメールやチャット、掲示板など、様々な機能を使用することができます。

Webメールやチャット機能を使うことで、Webブラウザ上で簡単にやり取りを行うことが可能です。

PCだけでなくスマートフォンでも使うことができるサービスも増えてきており、どこでもサービスを利用することができるようになってきています。

特にチャットの場合、特定のプロジェクトや相手とのやり取りをいつでもどこでも確認することができるため、業務の流れやメンバーの意見などを確認しやすくなります。

担当プロジェクトごとのグループチャットを作成することも簡単にできるため、プロジェクトの管理も容易になるでしょう。

また、社内SNS機能や掲示板機能を用いることで、会社全体に共有したい情報が容易に拡散することができるようになります。

社員同士のカジュアルなコミュニケーションが社内SNSを用いることで促進されるため、社員同士の関係性向上にも繋がります。

情報共有機能

グループウェアを使用することで、情報共有のための機能を使うことが可能です。

グループウェアには、情報を共有するための情報共有機能があります。

ファイルや議事録、プロジェクト内容などをグループウェア上で管理し、共有することが可能です。

例えば、ファイル管理機能を使うことで、プロジェクトごとの資料や議事録のドキュメントなどのファイルを整理し、保存することができます。

保存したファイルはいつでも確認することが可能です。

また、アクセス権限のあるサービスであれば、指定のメンバーのみファイルを確認できるように設定することもできます。

グループウェアを使うことで、プロジェクトの情報やデータ、メンバーの情報など、様々な情報を共有することができるようになるのです。

業務効率化機能

グループウェアを使うことで、業務を効率化できる機能が使えるようになります。

グループウェアでは、交通費や休暇申請、経費精算などの各種申請を簡略化することができる機能を使うことが可能です。

今までは紙やエクセルなどで申請していた業務を簡略化することができるため、各種申請業務を効率化することができるでしょう。

グループウェアの導入方法

グループウェアの導入方法は、大きく下記2つに分かれます。

オンプレミス型

オンプレミス型では、グループウェアを使用する企業でグループウェアのソフトウェアを運用する導入方法です。

自社で全て管理するため、グループウェアの機能の拡張や既存のシステムとの連携などが行いやすくなります。

しかし、自社でグループウェアを運用するために、自社サーバーが必要になるなど、導入にかかる時間やコストが大きくなってしまいます。

クラウド型

クラウド型では、インターネット上で提供されているグループウェアを使用する導入方法です。

インターネット上で使用することとができるため、導入に必要な時間を抑えることができます。

また、運用もサービス提供会社が行うため、システムの運用・保守をする必要がありません。

インターネット上で使用可能であるため、クラウド型のグループウェアサービスは近年注目されるようになってきています。

グループウェアの導入メリット

グループウェアの導入メリットは下記5つです。

社内の情報共有ツールになる

グループウェアを導入することで、社内の情報共有を促進することが可能です。

社内の情報の連携方法は体系化されていない企業も多く、口頭中心で情報共有を行っている場合、情報の抜け漏れの発生や、そもそも忘れられてしまうことも多くなります。

情報共有における人的ミスを減らすことは、業務を効率化するうえで非常に重要です。グループウェアを活用し、社内の情報共有を円滑に、かつ履歴を残しながら実施していくことができるでしょう。

リアルタイムで情報共有できる

グループウェアを使うことで、リアルタイムで情報共有できるようになります。

口頭や書類などで情報共有をしている場合、相手との日程調整や書類作成に時間がかかってしまうため、情報の連携に時間がかかってしまいます。

ビジネスにおいて情報は重要な経営資源であり、情報共有の遅れが会社の利益低下に直結することもあるでしょう。

グループウェアを使うことで、情報をリアルタイムで共有することができるようになります。

伝えたい情報を即時相手に伝えることができるようになるため、業務を効率化することが可能です。

社内外から情報にアクセスできる

グループウェア上で情報のやり取りをすることができるため、社内外から必要な情報にアクセスすることが可能です。

新型コロナウイルスの影響もあり、テレワークで働く機会も増えてきています。

従来であれば会社に行かなければ確認できなかった情報にも、グループウェアを使うことでどこからでもアクセスすることができるようになりました。

業務を1つのツールで管理できる

グループウェアを使うことで、業務を1つのツールで管理することが可能です。

企業や組織によっては、業務に関する情報を部署やプロジェクトごとに好きなツールを使って管理している場合があります。

社内で複数のツールを使っていることになり、異なる部署のメンバーや引継ぎの際に、ツールの扱い方が分からず業務が滞ってしまう可能性が出てきます。

グループウェアを使って業務を管理することで、社内のあらゆる業務を1つのツール上で管理することができるようになるでしょう。

1つのツールを使うことで、業務や情報の管理方法が統一化され、業務の効率化に繋がっていきます。

ペーパーレス化

グループウェアを使うことで、今まで書類などを使っていた申請や情報共有を無くし、ペーパーレス化を促進することが可能です。

また、グループウェアを使うことで紙の使用量が減り、会社のコストを減らすこともできます。

業務を効率化することで、コストの削減も期待できます。

グループウェアの比較ポイント

グループウェアの比較ポイントは下記7つです。

導入目的を明確にする

グループウェアの導入の際に最も重要なことは、グループウェアを導入する目的を明確にしておくことです。

グループウェアにはコミュニケーション活性化機能や情報共有機能など、目的に応じた様々な機能が多くあります。

グループウェアの導入目的に合った機能を使うことができるグループウェアサービスを導入することで、業務効率化が期待できるでしょう。

逆に、ただグループウェアを導入しただけでは、全く効果が得られない可能性があります。

「なんとなく周りの企業がグループウェアを導入しているから、自分の会社でも導入しよう」といった曖昧な理由で導入してしまわないよう、注意してください。

グループウェアの導入を検討する際には、導入する目的を明確にするようにしましょう。

使いたい機能が使えるかの確認

グループウェアを導入する際には、使いたい機能が使えるかどうか、確認しておくようにしましょう。

グループウェアには様々な機能がありますが、サービスによって使用できる機能は変わります。

自社で使用予定の機能が検討しているグループウェアで使えるかどうか、しっかりと確認するようにしましょう。

「社内のコミュニケーションを促進したい」と考えているにも関わらず、チャット機能やWebメール機能を使うことができないグループウェアを選んでしまった場合、目的の効果を得ることは難しいくなります。

使いたい機能が使用予定のグループウェアで使えるのかどうか、事前にしっかりと確認しておくようにしましょう。

コストが予算範囲内か

グループウェアごとに発生するコストが異なるため、コスト面での比較も重要になります。

現在、世の中には様々なグループウェアが存在しています。

それぞれのグループウェアごとに特徴やそれに伴い価格が異なるため、コスト面でグループウェアを比較することも重要です。

グループウェアは一定の機能やユーザー数までは無料で使用することができるサービスも多くなっています。

「同じ機能やユーザー数なら、無料のグループウェアもあるのではないか」と考え、様々なグループウェアを比較検討することが重要です。

目的の機能を使うことができるグループウェアを比較する場合、コスト面で比較し、より安い費用で利用できるグループウェアがないか確認するようにしましょう。

ユーザー数の制限

使用を検討しているグループウェアのユーザー数の制限について、把握しておくことは重要です。

グループウェアによっては使用できるユーザー数に制限があります。

グループウェアを導入したにも関わらず、会社の全員が使うことができなければ、業務に支障をきたしてしまうでしょう。

また、ユーザー数によって使える機能が変化する場合や、ユーザー数の増加に伴いコストが増加する場合もあります。

グループウェア導入の予算に伴い、ユーザー数の条件も満たせるグループウェアを選択する必要があるのです。

スマートフォン対応

使う予定のグループウェアがスマートフォンでも使うことができるかどうかを確認しておく必要があります。

グループウェアは、近年のテレワークの普及などで、社内外で利用できるサービスが多くなってきています。

特に社外でも気軽に使うことができる点が大きなメリットとなっており、PCだけでなくスマートフォンで気軽に利用できるグループウェアはとても便利です。

グループウェアによっては、セキュリティの関係や導入方法の違いから、スマートフォンではりようできないものがあります。

また、スマートフォンに対応したUIが用意されておらず、スマートフォンでは使うことができないグループウェアもあります。

クラウド型のグループウェアは、Webブラウザからログインして使うことができるサービスが多いです。

そのため、多くのグループウェアがスマートフォンからでも利用できるサービスとなっています。

グループウェアがスマートフォンでも利用できるのかどうか、事前に確認することはとても大切なのです。

セキュリティ対策

グループウェアのセキュリティ対策が十分にされているかどうか、しっかりと確認するようにしましょう。

グループウェアは社内の情報を扱うため、セキュリティ対策が甘い場合、社外に情報が漏洩してしまう可能性があります。

グループウェアのセキュリティを十分なものにし、不必要な場所に情報が流出しない、また情報の改ざんがされないように対策が必要となります。

特にクラウド型のグループウェアの場合、グループウェアを運用しているのはグループウェアの開発企業です。

セキュリティ対策がどの程度されているのか、情報漏洩の危険性がないかどうか、念入りに確認する必要があります。

万が一に備え、グループウェアのセキュリティ対策の確認をおろそかにしないようにしてください。

オンプレミス型とクラウド型の確認

導入しようとしているグループウェアが、オンプレミス型かクラウド型かどうか、確認するようにしましょう。

既に述べたように、グループウェアの導入方法はオンプレミス型とクラウド型の2種類に分かれます。

それぞれ特徴が異なるため、自社に合う導入方法かどうか、確認する必要があります。

細かい部分までカスタマイズすることや、自社でセキュリティ対策をしたいなどの理由があるのであれば、オンプレミス型のグループウェアを選ぶべきです。

一方、グループウェアの運用は外部に任せたいなどの理由がある場合、クラウド型のグループウェアを選ぶ方がニーズを満たしています。

おすすめの無料グループウェア10選の比較表

無料で使えるおすすめグループウェア10選

無料で使えるおすすめのグループウェアは下記10選です。

GRIDYグループウェア

出典：https://ksj.co.jp/knowledgesuite/free/

ナレッジスイート株式会社が提供するグループウェア「GRIDYグループウェア」は、豊富な機能を完全無料で利用することができます。

インターネット環境があればどこでも利用できることができるSaaSサービスで、23の機能を使用することが可能です。

登録から導入まで5分となっており、導入までのハードルも低くなっています。

主な機能

「GRIDYグループウェア」の主な機能は下記の通りです。

料金

GRIDYグループウェアの利用は無料で可能です。

初期費用と月額費用が共に無料で、ユーザー登録数の制限もありません。

業務効率化を無料で実施することができるでしょう。

GroupSession

出典：https://groupsession.jp/

日本トータルシステム株式会社が提供するグループウェア「GroupSession」は、無料でも豊富な機能を使うことができるサービスです。

無料プランはユーザー数無制限でずっと使うことができるため、長期的な導入にも対応しています。

無料プランでも十分業務効率化を目指すことができるでしょう。

主な機能

「GroupSession」の主な機能は下記の通りです。

料金

GroupSessionの基本利用料金は無料です。オプション機能を付けた場合、1ユーザーあたりの値段が300円～追加されていきます。

R-GROUP

出典：https://jp.r-group.com/

R-GROUP株式会社が提供するグループウェア「R-GROUP」は、完全無料でユーザー数無制限で利用できるサービスです。

日本で2,000社以上の導入実績を誇り、世界でも50,000社以上で利用されています。

追加費用なしでスマートフォンで利用することが可能であり、クラウド型のサービスのため、アプリのダウンロードなどの必要がありません。

主な機能

「R-GROUP」の主な機能は下記の通りです。

料金

R-GROUPの料金は無料です。

ユーザー制限もないため、無料で業務効率化を目指すことができるでしょう。

Stock

出典：https://www.stock-app.info/

株式会社Stockが提供するグループウェア「Stock」は、シンプルで使いやすいサービスです。

従来のグループウェアは多機能である分使いこなすことが難しい部分がありました。

Stockはシンプルで使いやすいサービスとなっており、グループウェアを導入したことのない企業でも使いやすくなっています。

情報のストックを効率的に行うことができるグループウェアとなっています。

主な機能

「Stock」の主な機能は下記の通りです。

料金

Stockは使用開始から30日間は無料トライアル期間として全ての機能を無料で使用することが可能です。

無料トライアル期間を過ぎた後も利用したい場合、無料プランや有料プランに入る必要があります。

iQube

出典：iqube.net

株式会社ガイアックスが提供するグループウェア「iQube」は、高いセキュリティで安心して利用することができるサービスです。

ログイン認証や暗号化通信、IPアドレス制限など、強固なセキュリティにより、ユーザーの信頼を獲得しています。

適切な情報共有やノウハウの蓄積を安全に行うことができるため、9,000社以上の企業に導入されています。

主な機能

「iQube」の主な機能は下記の通りです。

料金

iQubeは10人までは無料で全機能を使用することが可能です。

有料プランはテレワークプラン（330円/人）、スタンダードプラン（440円/人）、プレミアムプラン（770円/人）に分かれており、それぞれ使える機能の制限に違いがあります。

enclo

出典：https://www.enclo.biz/enclo/

メインソリューション株式会社が提供するグループウェア「enclo」は、グループ単位のデータ管理やコミュニケーション促進を目指すことができるサービスです。

使いやすいUIでチャットを用いてグループの人同士がやり取りをしやすくなり、コミュニケーションの活性化が期待できます。

また、クラウド型のサービスのため、インターネット環境とデバイスさえあれば使うことができるグループウェアです。

主な機能

「enclo」の主な機能は下記の通りです。

料金

encloには無料プランがあり、1グループ5名まで、ストレージ容量は300MB/人などの制限があります。

他には有料プランでマイプラン（350円/人）、ビジネスプラン（2,000円/人）があります。

e-Broad Office

出典：https://gw.e-broad.jp/

イーブロードコミュニケーションズ株式会社が提供するグループウェア「e-Broad Office」は、無料で様々な機能を使うことができるサービスです。

スケジュール管理や伝言メモなど、様々な機能をユーザー登録することで無料で使用できるようになります。

また、一部の機能はモバイル端末でも使用することが可能です。

主な機能

「e-Broad Office」の主な機能は下記の通りです。

料金

e-Broad Officeの料金は無料です。

無料で様々な機能を使うことができるため、コストを抑えながら業務効率化を目指すことができるでしょう。

サークルスクエア

出典：https://www.c-sqr.net/

「サークルスクエア」は、開発されてから20年が経ち、60万ユーザー以上に利用されているグループウェアです。

チームやグループごとに様々な情報を管理することができるよう、豊富な機能が用意されています。

また、コミュニケーション活性化のために、チャットや掲示板、ブログなど、様々な機能が用意されています。

主な機能

「サークルスクエア」の主な機能は下記の通りです。

料金

サークルスクエアには無料プランがあります。

無料プランの場合、ユーザー数制限はなく、機能に制限がついています。

有料プランの場合、ライトプラン（770円/人）、ベーシックプラン（1,430円/人）、プレミアムプラン（1,980円/人）があり、プランごとに制限の内容が異なっています。

Zoho Connect

出典：https://www.zoho.com/jp/connect/

ゾーホージャパン株式会社が提供するグループウェア「Zoho Connect」は、従業員間で気軽に情報を共有することができるグループウェアです。

情報を共有しやすく、SNSとして利用し、社内のコミュニケーションを活性化することができます。

スマートフォンで使えるアプリも開発されているため、使い勝手の良いサービスとなっています。

主な機能

「Zoho Connect」の主な機能は下記の通りです。

料金

Zoho Connectは15日～30日間の無料トライアル期間があります。無料トライアルで使い勝手が良いと感じた場合、有料プランへ移行することを検討してみてください。

Chat&Messenger

出典：https://chat-messenger.com/

株式会社Chat&Messengerが提供するグループウェア「Chat&Messenger」は、無料で十分な機能を使うことができるサービスです。

ビジネスチャットやWeb会議、スケジュール共有などの機能を無料で使うことができ、業務の効率化を目指すことができます。

また、オンプレミスにもクラウドにも対応しているため、ニーズに合わせた導入が可能です。

主な機能

「Chat&Messenger」の主な機能は下記の通りです。

料金

Chat&Messengerはビジネスチャット、Web会議、スケジュール共有などの機能が使える無料プランが用意されています。

無料プランに機能を追加する場合、各種有料プランに申し込む必要があります。

無料グループウェアを使用する際の注意点

無料グループウェアを使用する際には、下記点に注意が必要です。

機能やデータの容量、人数などに制限がある

無料で使えるグループウェアには、機能やデータの容量、人数に制限がある場合が多いです。

それだけでなく、機関以外にも様々な制限が設けられています。

有料プランでしか使えない機能や人数制限があるため、使い勝手が悪いグループウェアも多いです。

無料のグループウェアでは満足のいく効果が得られない場合もあります。

その場合はコストを考えつつ、有料プランへの移行も1つの選択肢として考えてみてください。

サポートの質が悪いことがある

無料のグループウェアの場合、サービス提供先のサポートを受けることができない場合があるため、注意が必要です。

無料のグループウェアはそもそもメールやチャットでのサポートをしていない場合も多くなっています。

そのため、グループウェアの使い方について分からないことがあった場合、サービスのヘルプページ等で解決方法を探さなければなりません。

無料のグループウェアを利用する場合は、サポートをどの程度受けることができるのか、事前に確認する必要があるでしょう。

セキュリティが甘い可能性がある

無料のグループウェアの中には、セキュリティが甘いサービスがあります。セキュリティ対策が万全にされているかどうか、サービス利用前に確認しておくようにしてください。

実際に利用した企業の口コミや、グループウェアの提供企業の実績、信頼性から、セキュリティ対策の度合いを判断するようにしましょう。

グループウェア無料おすすめ10選のまとめ

今回の記事では、グループウェアについて、無料で使えるサービスや比較ポイント、機能、メリットなどについてお伝えしてきました。

自社の目的に合ったグループウェアを導入することで、コミュニケーションの活性化や情報共有の促進が期待できます。

業務を効率化し、余計な時間のロスやコストを削減することができるため、グループウェアは様々な企業に取り入れられてきています。

グループウェアには無料で使うことができるサービスも多いです。

今回紹介した無料グループウェアを使用する際の注意点に気を付けつつ、グループウェアの導入を検討してみてください。