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人事・労務の経営者インタビュー
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株式会社J.Forceアウトソーシング 代表取締役 川西 康太

委託で実現させる経営資源の最適化「コロナ不況」にも負けない組織へ

「コロナ禍」で多くの経営者が業績悪化に苦しんでいるなか、「ヒト・モノ・カネ」という経営リソースの配分の見直しを目的に、総務・経理業務を委託するアウトソーシングのニーズが高まっているという。これまで、300社以上の業務委託を受けてきたJ.Forceアウトソーシング代表の川西氏は、「アウトソーシングの効果をさらに高める方法がある」と話す。どのような方法で、それを実現できるのか。総務・経理業務におけるアウトソーシングの状況を含め、詳細を同氏に聞いた。

※下記は経営者通信55号(2020年10月号)から抜粋し、記事は取材時のものです。

難局を乗り切るために、高まる「選択と集中」の意識

―「コロナ禍」において経営者からはどんな声が聞かれますか。

 多くのメディアで報じられているように、経済が短期間のうちに大きく落ち込んだため、「業績を改善したいが、どうすればいいのかわからない」といった声が多く聞かれます。そういったなか、当社へ総務・経理業務のアウトソーシングを依頼する経営者が大幅に増えています。

―それはなぜでしょう。

 これまでになく厳しい経営環境であることから、経営リソースを最適化することによって、「選択と集中」を図る意識が、経営者の間で高まっているのだと思います。

 総務・経理業務といった間接部門をアウトソーシングすることで、これまで業務に携わっていた社員の人件費を削減できます。もしくは、それらの業務のためにかかっていた時間が短縮されます。アウトソーシングによって生まれたこれらの経営リソースを、会社が持続的に発展していくために必要なコア業務に集中できるのです。

―たとえばどのような業務ですか。

 人材の採用や教育、人事評価制度の確立といった「人材育成」のほかに、経営戦略の立案などの業務ですね。また、製造業であれば製造ラインの強化に関する業務。売上に直接かかわる営業部の場合は新規事業の推進や、既存顧客への手厚いサポートなど「重要ではあるものの、なかなか手の回せなかった業務」といった内容も考えられます。

必ず潜む「ムリやムダ」まずはその改善から

―経営者がアウトソーシングするうえで注意することはなんでしょう。

 私がこれまで数多くの中小企業の現場を見てきて、現在も実務に携わっているなかで言えることは、「いまの業務のまま依頼してはいけない」ということです。なぜなら、業務にあるムダな部分を放置したままアウトソーシングしてしまえば、本来は依頼しなくてもいい業務工程までもが組み込まれ、想定以上にコストがかかってしまうからです。さらに、本来は依頼すべき業務なのに、たとえば「何段階もの稟議が必要」といった独自ルールが残ったままだと、アウトソーシング先がその業務に対応できないことも。そうなると、その業務は依頼できず、引き続き社内で行わなければなりません。結果として、経営者が求める「経営リソースの最適化」を実現できないのです。

―どのようにして進めていけばいいのでしょうか。

 適切にアウトソーシングできるよう、「いかに業務フローを最適化するか」について検討するために、まずは専門家や第三者によるコンサルティングを受けることをおススメします。そのうえで、アウトソーシングを実行するべきでしょう。

 当社はこれまで、中小企業を中心に、社員数5名から3,000名までさまざまな規模の300社以上の委託業務を、全国各地で手がけてきました。その経験から、「どのような企業でも、業務に『ムリやムダ』は必ず存在する」と考えています。そのため、当社ではまず、アウトソーシングを依頼していただいた企業の現在の業務内容を徹底的に洗い出し、ムリやムダのない業務フローに再構築していく取り組みを行っています。その効率化された業務を当社が引き受けることによって、依頼企業のアウトソーシング効果は最大限高められるのです。

業務量は確実に削減可能。まずは現場ヒアリングを徹底

―具体的にどのように取り組んでいるのでしょう。

 まずは、勤怠管理、労務管理、月次会計処理、請求業務など、単純な業務から複雑な業務まですべての業務内容と業務フローを担当者から詳細にヒアリングします。その際に、「どこに時間がかかっているか」「だれがどのくらいの割合でこの業務に携わっているか」「社内ルールはどうなっているか」などを具体的に把握して、ムダな業務フローがないかを一つひとつチェックします。それとあわせて、現在使っている基幹システムやソフトウェア、ツールについても、たとえば、「顧客情報を1度入力すればすべてのシステムに連携できているか」といった互換性をはじめ、効率的な使われ方がしているかもすべてチェックします。

―なぜそこまで細かく調べるのでしょうか。

 私たちは、アウトソーシングを引き受ける前に、「既存業務量の50%削減は確実にできる」という信念で、その土台となるヒアリング業務に注力しているからです。そのうえで、把握した内容をもとに、各業務の最適な業務フローを当社がまず考案して、担当者に「このフローで支障なく業務を遂行できるか」といった確認を行います。さらに、新たなシステムの導入により効率化が進むようであれば、クラウドシステムの活用など、「お客さまに適した、かつ、コストを極力かけない方法」でそれが実現できないかを積極的に検討していくのです。実際に、当社ではこれまで、すべてのお客さまで業務フローの効率化のみならず、もとの業務量自体まで削減できました。必ずしも最新システムの導入が、すべての会社にとって良いわけではないのです。「アナログとデジタルを、どのように調和させて運用していくか」という視点こそが、もっとも重要だと考えています。

業務フロー改善を積み重ねて、全体の費用対効果を高める

―たとえば、どのような見直しによって業務が削減できるのですか。

 たとえば、多くの中小企業が社員の経費精算を現金で行っているケースが多いのですが、現金の用意や現金出納帳の管理などで多くの手間と時間を取られています。それらの業務を、経費精算や会計システム、給与計算システムと連動できるクラウドシステムを活用し、給与と同時の振込精算に変更することで、作業工程は大幅に削減することができます。これはほんの一例に過ぎませんが、こういった「小さな積み重ね」と「ムダに対する意識の改革」が全体の業務フローの改善につながり、結果としてアウトソーシングの効果を最大限引き出すこととなり、大きなメリットを経営者に提供できるのです。

―導入した経営者からは、どのような声が寄せられていますか。

 「スキルの高い人を雇うよりも経費を抑えることができた」というコスト削減効果はもちろんのこと、「総務・経理業務担当者を、より付加価値の高い仕事に専念させられるようになった」という、コア業務を強化できたことの効果を実感する経営者は多くいます。そのほか、「日頃の運用に対するアドバイスや業務の悩みに、親身になって相談に乗ってくれる」という声もいただきますね。これは、業務フローを見直して再構築していくことは当然のこととして、当社がもっとも大切にしているポリシーのひとつである「継続的な運用改善」の賜物だと考えています。

サービス提供後も、運用改善をつねに意識

―どういったことでしょう。

 私は、「アウトソーシング後も継続的に運用を改善していく検討を行わなければ、効果は維持できない」と考えており、そのためのフォローを徹底しているのです。たとえば、商売の仕方や所属している社員、取引先の状況や業界の変化、ITの進化など、さまざまな要因で会社は変化します。今回の「コロナ禍」もそのひとつです。つまり、半年前や1年前はそれがベストであっても、「いまもそれはベストか」と検証するのは、当たり前のことではないでしょうか。

 そういった考えがあるため、国内外を問わず最新のクラウドサービスが誕生した場合には、アウトソーシングの効果をさらに高める業務フローが再構築できないかを、つねに検討しています。そのための情報収集も、日頃から注力して行うようにしています。

―「アウトソーシングを活用して、経営リソースを最適化したい」と考えている経営者にアドバイスをお願いします。

 アウトソーシングの際に、「業務フローを見直す」ことの重要性を忘れないでほしいです。最新のシステムやツールの導入で、さまざまな課題を解決できる場面もあるかと思いますが、そこには必ず「人」が介在します。「誰がどのように、どんな目的で運用するか」「誰に責任があるのか」といった視点を大切にして導入しなければ、数年後には「難解かつ非効率な業務フローやルール」ができあがってしまいます。

 当社には、業務効率化のシステム運用に詳しい若い人材がそろい、社労士、税理士といった専門家も多数在籍しています。なにより、「私たちは、依頼してきた企業の総務部と経理部の社員なのだ」という強い責任感をもって業務にあたっています。総務・経理業務のアウトソーシングを検討しているのであれば、ぜひ当社にお問い合わせください。

業務フローを最適化してこそ、アウトソーシングの効果を最大化できる

川西 康太(かわにし こうた)プロフィール

1987年、香川県生まれ。2013年、株式会社J.Forceアウトソーシングを設立、代表取締役に就任。

株式会社J.Forceアウトソーシング

設立 2013年2月
事業内容 総務・経理アウトソーシング業務
URL https://jpn-force.jp/
お問い合わせ 087-887-4094 (平日9:00~18:00)

support@jpn-force.jp
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