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ヴェルク株式会社 代表取締役 田向 祐介

見積書・請求書作成を効率化しながら経営に必要な数字をつかむ方法

「バックオフィス業務のために起業したのではない」。案件や売上見こみの管理、見積書・請求書の発行など、本業以外の仕事にかかるコストに悩む中小・ベンチャー企業の経営者は多いだろう。今回は、その課題を解決したというヴェルク代表の田向氏を取材。経営者としてのバックオフィス業務経験から、劇的な業務効率化と経営状態の把握を両立する方法を確立した同氏に、経営者がより本業に集中するための方法を聞いた。

※下記は経営者通信34号(2015年1月号)から抜粋し、記事は取材時のものです。

バックオフィス業務の負担はベンチャー経営者の共通課題

―忙しい月末の原因となる、案件管理や請求書発行などのバックオフィス業務を効率化する方法を教えてください。

 まず業務の“型”を見つけ、それを効率よく回すことです。ベンチャー企業の経営者は現場で実績を出して起業するケースが多く、バックオフィス業務が得意な人は少ない。しかし設立からしばらくは、経営者が自らバックオフィス業務を担うことも多いんです。私自身も最初の数ヵ月は手探りでその業務を把握し、大半の企業と同じようにエクセルで業務の基本をつくり、回していました。

―エクセルでは不十分だったのですか。

 効率化に限界がありました。もともと当社では、エクセルで見こみから受注までの案件一覧を作成し、そこに個別の見積書・請求書をリンクさせて管理していました。しかし、一覧とファイルをリンクさせているとはいえ、すべての情報の連動は難しく、どうしても二重管理になってしまう。またセキュリティのため、各ファイルにパスワードをかけていたので、たとえば20枚の請求書を印刷するためにはパスワードを20回入力する必要がありました。そのうえ売上分析もエクセルで作成していたので、案件の増加にしたがって入力や出力の負担が重くなり、バックオフィス業務の効率化が急務となったのです。  業務システムの導入も検討してみたのですが、なかなか納得いくものに出会えない。「じゃあ、作ってみよう」と、「board」を開発したんです。  そして私と同じような課題をもつ受託型ビジネスの経営者も多いと考え、β版をリリース。経営者の意見を聞き、私自身も使いながら改良を重ねました。

―経営者の視点で新しい業務システムを開発したわけですね。導入後の効果を教えてください。

 劇的に業務が効率化され、忙しい月末の時間をより本業にあてられるようになりました。「board」は、私たちのような受託型ビジネスの業務にあわせた実装で、極限まで業務を自動化しています。たとえば一年間の保守契約の場合、従来は年間計12枚の請求書を毎月末に入力・作成する必要がありましたが、「board」では1回の案件・見積もり登録で12枚の請求書を自動生成できます。  さらに月末には、その月に発行する請求書の一括出力が可能です。ファイルを一つひとつ開く必要がなく、ワンクリックでその月の請求書を送付状つきで出力できるので、見落としを防ぎながらムダな時間を削減できます。「board」に切り替え、月末業務だけで従来の7割の時間を削減できたというユーザーもいらっしゃいました。セキュリティ会社と連携してテスト・運用しているので、安心して利用できます。

売上を何度も更新・確認するストレスからの解放

―なぜ一般的な見積書・請求書発行システムを使わなかったのですか。

 既存サービスをいくつか試したとき、業務とのズレを痛感したからです。一般的なサービスでは書類作成業務のみが抜き出され、汎用化されていました。  しかし本来、書類の作成業務は案件業務全体の一部。そこだけを自動化しても業務全体の効率化は難しいと感じたのです。「board」では、顧客ごとに支払い条件や振込手数料を選択・登録できたり、案件ごとに「一括請求・分割請求・毎月請求」が選択・登録できるなど、実際の業務に則した情報で業務を自動化できます。また、見積もり案件の受注確度を「高・中・低」の3段階で選択でき、売上目標と損益分岐点をセットで自動的にグラフ化します。  やはり私たち経営者が気になるのは売上とキャッシュフロー。以前はエクセルで何度も手動で予測をシミュレーションしていましたが、「board」は見積書のデータから自動で計算し、グラフと表で数字を表示するので、いつでも最新の売上見こみを確認できるんです。時間的コストの削減とともに、心理的なストレスから解放された効果も大きいですね。

経営判断の数字把握は最重要

―中小・ベンチャー企業の経営者へアドバイスをお願いします。

 請求書などの書類作成や確認も重要な業務ですが、経営者は売上の集計・分析、キャッシュフロー予測までを考えなければなりません。書類作成業務だけを効率化して、重要な数字の把握が煩雑なままでは本末転倒です。経営数値の計算や分析まで、数字まわりの業務全体を効率化し、より本業に集中できる時間を増やしてください。

田向 祐介(たむかい ゆうすけ)プロフィール

1979年、千葉県生まれ。米テキサスクリスチャン大学ビジネス学部を卒業後、2004年にフューチャーシステムコンサルティング株式会社(現:フューチャーアーキテクト株式会社)に入社。開発者・プロジェクトリーダーとして経験を積んだ後、2008年にサイテック株式会社へ入社し、システム開発のスキルを磨く。2010年にヴェルク株式会社を設立し、代表取締役に就任。2014年8月、クラウド型業務システム「board」をリリース。登録企業数は600社を超えている。

ヴェルク株式会社

設立 2010年12月
資本金 700万円
従業員数 6名(2014年11月現在)
事業内容 Webシステム開発、アプリ開発、システム関連のコンサルティング、自社サービスの開発など
URL http://www.velc.co.jp/
お問い合わせURL https://the-board.jp/

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