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株式会社ユニバーサル・デベロップメント 代表取締役 黒澤 宏亮

経理業務を劇的にスリム化する方法

不況の現在、多くの企業が業務効率化を進め、コスト削減に取り組んでいる。しかし、経理業務は効率化が進んでいない領域だ。中でも入金確認の業務は、ほとんどの企業でシステム化されていない。経理担当者の地道な手作業に頼り、膨大な時間を費やしているのが実情だ。ユニバーサル・デベロップメントはその問題点に着目し、入金確認のシステム化を実現。経理業務のコスト削減をサポートしている。今回は代表の黒澤氏に話を聞いた。

※下記は経営者通信6号(2010年5月号)から抜粋し、記事は取材時のものです。

―御社は経理業務を効率化するシステムを提供しています。なぜ経理業務の問題点に着目したのですか?

黒澤:経理の分野は、ITによる効率化が進んでいないからです。基本的に中小企業の経理業務は単純作業です。この単純作業はできるだけシステム化して、効率化すべきです。たとえば、経理担当者が総務や労務を兼任している企業の場合。経理業務を大幅に効率化できれば、他の管理業務に人材リソースを費やすことができます。  そもそも経理業務の大半は、3つの作業に集約されます。1つ目は、会計ソフトへのデータ入力。これは経理担当者の手作業が必要なため、ITによる効率化は難しい。2つ目は、請求書の発行。これはITによる効率化が可能です。基幹業務システムを導入すれば、営業マンが入力した請求データが自動的に請求書に反映されるからです。そして3つ目が、入金確認。この入金確認(売掛金の照合・※消し込み)がシステム化されていない企業が多い。企業規模の大小を問わず、ここに多くの問題点が潜んでいるんです。

―入金確認には、どのような問題点があるのですか?

黒澤:主な問題点は3つあります。1つ目は、ムダな人件費が発生すること。入金確認の業務は、月初など特定の時期に集中的に発生します。そのため経理担当者の残業が多くなり、残業費がかさんでしまうんです。  2つ目は、ヒューマンエラーの危険性が高いこと。入金確認は経理担当者の目視確認に頼っており、非常にアナログな手法です。まず自社の請求データをプリントアウトして、次に会社の預金通帳を拡大コピーします。そして、この2種類の紙を左右に並べて、上の項目から順番に確認していくんです。この手法では入金の確認漏れを防ぎきれません。実際、月次の数字が合わないことが後で発覚し、何度も入金確認をやり直すこともあります。  3つ目は、未回収債権の発見が遅れること。経理担当者の残業を抑制しようとすると、入金確認に日数がかかります。すると、本来の入金日から20日後に未入金が発覚したりするんです。そして未回収債権の発見が遅れるほど、貸し倒れの危険性が高まります。

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