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株式会社ユニバーサル・デベロップメント 代表取締役 黒澤 宏亮

経理業務を劇的にスリム化する方法

不況の現在、多くの企業が業務効率化を進め、コスト削減に取り組んでいる。しかし、経理業務は効率化が進んでいない領域だ。中でも入金確認の業務は、ほとんどの企業でシステム化されていない。経理担当者の地道な手作業に頼り、膨大な時間を費やしているのが実情だ。ユニバーサル・デベロップメントはその問題点に着目し、入金確認のシステム化を実現。経理業務のコスト削減をサポートしている。今回は代表の黒澤氏に話を聞いた。

※下記は経営者通信6号(2010年5月号)から抜粋し、記事は取材時のものです。

―御社は経理業務を効率化するシステムを提供しています。なぜ経理業務の問題点に着目したのですか?

黒澤:経理の分野は、ITによる効率化が進んでいないからです。基本的に中小企業の経理業務は単純作業です。この単純作業はできるだけシステム化して、効率化すべきです。たとえば、経理担当者が総務や労務を兼任している企業の場合。経理業務を大幅に効率化できれば、他の管理業務に人材リソースを費やすことができます。

 そもそも経理業務の大半は、3つの作業に集約されます。1つ目は、会計ソフトへのデータ入力。これは経理担当者の手作業が必要なため、ITによる効率化は難しい。2つ目は、請求書の発行。これはITによる効率化が可能です。基幹業務システムを導入すれば、営業マンが入力した請求データが自動的に請求書に反映されるからです。そして3つ目が、入金確認。この入金確認(売掛金の照合・※消し込み)がシステム化されていない企業が多い。企業規模の大小を問わず、ここに多くの問題点が潜んでいるんです。

―入金確認には、どのような問題点があるのですか?

黒澤:主な問題点は3つあります。1つ目は、ムダな人件費が発生すること。入金確認の業務は、月初など特定の時期に集中的に発生します。そのため経理担当者の残業が多くなり、残業費がかさんでしまうんです。

 2つ目は、ヒューマンエラーの危険性が高いこと。入金確認は経理担当者の目視確認に頼っており、非常にアナログな手法です。まず自社の請求データをプリントアウトして、次に会社の預金通帳を拡大コピーします。そして、この2種類の紙を左右に並べて、上の項目から順番に確認していくんです。この手法では入金の確認漏れを防ぎきれません。実際、月次の数字が合わないことが後で発覚し、何度も入金確認をやり直すこともあります。

 3つ目は、未回収債権の発見が遅れること。経理担当者の残業を抑制しようとすると、入金確認に日数がかかります。すると、本来の入金日から20日後に未入金が発覚したりするんです。そして未回収債権の発見が遅れるほど、貸し倒れの危険性が高まります。

問題点を解決するためには

―どうすれば、それらの問題点を解決できるのでしょうか?

黒澤:請求情報と入金情報をITシステムで自動照合することです。そうすれば、わずか数分で入金確認が終わります。これまで3名の経理担当者が丸5日間かかっていた業務量だとしても、わずか5分で終わるんです。人間のようなチェック漏れもありません。

―しかし自社でシステムを構築した場合、多額の費用が必要になりませんか?

黒澤:確かに独自システムを構築するためには、一千万円単位のシステム投資が必要になるでしょう。またパッケージソフトとしては、大手都市銀行さんが手頃な価格でシステムを提供しています。しかしデータ照合の精度が低く、使い勝手も悪い。会計ソフトの請求データを新たなシステムのフォーマットに合わせなければいけないんです。

 そのような状況だからこそ、当社が低価格で汎用性の高いシステムを提供しているわけです。当社のシステムを利用すれば、請求データのフォーマットを変更する必要はありません。他社の会計ソフトや基幹業務システムにも自動的に連動できます。もちろんデータの照合率は業界トップレベルです。

 また初期費用は5万円、月額費用は1.8万円~24万円の従量課金になっています。1ヵ月の請求件数が501~1000件の場合、月額費用は4.8万円。まだサービスのリリースから3ヵ月しか経っていませんが、おかげさまで導入企業は40社を超えています。

―入金には様々なパターンがあります。複雑な分割入金などの場合でも、システムで自動照合できるのですか?

黒澤:ええ。入金ルールをシステムに覚えさせれば、どのようなケースにも対応できます。むしろ複雑な入金ルールが多いほど、システム化は重要です。経理担当者の属人的な能力に頼ってしまうと、ミスの発覚が遅れるからです。また経理業務を引継ぐ際にも時間がかかります。クライアントごとに複雑な入金ルールがある企業や、1ヵ月の入金件数が100件以上ある企業は、経理業務のムダとリスクを抱えているはずです。当社のシステムには保守・メンテナンス費用は一切かかりませんので、お気軽に問い合わせて欲しいですね。

黒澤 宏亮(くろさわ こうすけ)プロフィール

1969年、神奈川県生まれ。1987年に日本大学三島高校を卒業後、株式会社スタジオシップに入社。1992年に有限会社ティースリーを設立。2005年に株式会社ユニバーサル・デベロップメントを設立し、代表取締役に就任。

株式会社ユニバーサル・デベロップメント

設立2005年4月
資本金2,250万円
事業内容売掛金管理消込ASPサービスなど
URLhttp://www.uni-dev.jp
お問い合わせ電話番号03-5733-4664

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