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株式会社エスティワークス 代表取締役 特定社会保険労務士 佐藤 貴則

労働時間をコントロールして未払い残業代を解消せよ

厚生労働省の資料によると、2011年度の未払い残業代の支払い平均額は1社あたり1,133万円。1社単独の最高支払額は26億8,844万円にのぼる。資金繰りに余裕のない中小・ベンチャー企業にとって残業代の未払いは非常に大きなリスクである。特定社会保険労務士であるエスティワークス代表の佐藤氏は「企業規模の大小にかかわらず、正確な勤怠管理が欠かせない」と断言する。経営者が留意すべきポイントについて、同氏に詳しく聞いた。

※下記は経営者通信26号(2013年8月号)から抜粋し、記事は取材時のものです。

―中小・ベンチャー企業がもっとも注意すべき労務問題を教えてください。

佐藤:未払い残業代ですね。なぜなら、多額の支出が発生する労務問題だからです。紛争などで表面化していなくても、リスクを抱えている企業は多い。対策をとっていると思っていても、実際は未整備なケースもあります。

たとえば、年俸制を採用している企業には「みなし残業代が年俸に含まれているので、残業代を支払わなくてもよい」と考えている経営者もいますが、大間違い。年俸制でも残業代は必要です。

―残業代の未払いを放置しておくと、どのようなリスクにつながりますか。

佐藤:未払いが認定されると、過去2年にさかのぼって全従業員に支払わなければなりません。運転資金に余裕がない場合、経営に直接影響が出てしまうでしょう。さらに株式上場にも支障をきたします。5年ほど前から、証券取引所の上場審査が厳格化。当社にも、証券会社や監査法人を経由した相談が増えています。上場準備中に残業代の未払いが発覚すると、上場が延期されるケースがあるからです。

―そういったリスクを回避するには、どうすればいいのでしょう。

佐藤:まずはトップの意識を変えなければいけません。自身が寝食を惜しんで会社を大きくしてきた成功体験があるため、残業への意識が低い経営者もいます。しかし、「人を雇う」とは、従業員と労働契約を結ぶこと。未払いは労働観の問題ではなく、コンプライアンスの問題です。また、大手企業とは違い労務担当者の手がまわらず、未払いかどうか把握できていない場合も。対策として、中間管理職に部下の労働時間を把握させるべきです。そのうえで、正確な勤怠管理を行ってください。労働法は実態主義なので、裁判では物的証拠が求められます。したがって、就業規則や賃金規程の整備だけでは不十分。全従業員の労働時間を正確に記録し、管理する必要があります。

―しかし、勤怠を正確に管理するには手間がかかりますよね。

佐藤:使いやすいシステムを導入すれば、タイムカードよりも手間は削減されます。そのうえで運用を工夫すれば、生産性の向上にもつながります。

これまで私は「社労士の視点から推奨できる勤怠管理システムはないか」とたくさんの相談を受けてきました。さまざまなシステムを検討したのですが、太鼓判を押せるものはなかった。それならば、自分で開発するしかないと判断。基幹システムの開発で20年以上の実績をもつエイ・エヌ・エスさんと共同で「勤怠グリッパー」を開発したのです。

―他のシステムとの違いはなんですか。

佐藤:最大の違いは、社会保険労務士が企画・立案していることです。現場の業務を理解しているので、まずユーザーインターフェースが使いやすい。また、既存のシステムは「法令に準拠した労働時間の集計」にとどまっていますが、私たちのコンセプトは「労働時間のコントロール」。根本的な設計思想が違います。具体的には、事前に設定された労働時間を超過するとアラートが出る機能、在社時間と勤務時間の乖離をチェックする機能など、未払い残業代対策が随所にほどこされています。さらに、毎年改正がある労働法制にも対応。もし労働基準監督署に資料の提出を求められても、必要なデータがすべてそろっています。

―最後に、経営者へのアドバイスをお願いします。

佐藤:中小・ベンチャー企業にとって、未払い残業代は財務リスクです。管理部門まかせにせず、経営者が積極的に関与してください。問題が発覚してから後の祭りにならないよう、改めて自社の労務管理体制を見直してほしいですね。

新任の役職者たちが部下の労働時間を正確に把握

当社は上場準備中で、成長期から発展期に向かう段階にあります。従業員数が100名を超え、拠点も5ヵ所に増えたことで、勤怠を一元管理する体制が必要に。そこで昨年5月に導入したのです。このシステムを選んだ理由は、複数の勤務体系を柔軟に管理できるから。当社にはネット型リユース事業をはじめ3つの事業部があり、それぞれ勤務時間や出勤日など勤務体系が異なります。また、繁忙期が異なるため、業務ごとに柔軟にシフトを組む必要があります。そこで計9タイプにカスタマイズして、人材配置を最適化。「勤怠グリッパー」の承認機能や一覧表示機能の活用で、シフトを組みやすくなりました。

また、導入の際は社会保険労務士による初期設定サポートがあるので、勤務体系に即した適切な内容に設計できます。事前に専門家に相談しているので、労務リスクの面でも安心ですね。導入してみて、とくに役立っているのは新任の役職者たちです。部下の労働時間を正確に把握することで生産性に対する意識が高まり、業務を的確に指示できるようになりました。ベンチャー企業の場合、長時間労働を前提としている組織もありますが、それでは継続的な成長は難しいでしょう。次の成長ステージを目指す企業にとって、非常に有効なシステムだと思います。

クロス集計機能を活用して部門長に改善点を知らせる

導入は昨年12月です。従来使用していた勤怠管理システムは柔軟性が低く、雇用形態、勤務場所をはじめ勤務形態が異なる事業所などには、その都度カスタマイズが必要でした。一方、「勤怠グリッパー」は標準機能でそれらに対応可能。ランニングコストも従来の2分の1に削減できます。そして、勤怠以外での追加カスタマイズもお願いしました。内容は経費精算と交通費申請を処理できるようにしたことです。従来のシステムと比較すると、外部からのアクセスが可能になったうえ、社内の承認スピードも速くなり、業務効率化につながっています。

また、当社には3つの拠点があり、それぞれ36協定が異なりますが、システムで複数管理できるのでスムーズに対応できています。さらに、管理部門の責任者である私にとっては、クロス集計機能がとても役立っています。たとえば、勤怠に関するさまざまなデータを分析して、改善すべき点などを各部門長に毎月フィードバックしています。集計機能をうまく使うことで、これから現場主導による労務管理意識のさらなる向上につながればと考えています。

社労士のノウハウが初期設定高いコストパフォーマンス

以前はタイムカードを使用していましたが、社員が30人を超えた頃から手作業の負担が重くなるように。そこで、インターフェースが使いやすくて低コストのシステムを探し、昨年9月に導入しました。他社のシステムの場合、カスタマイズをするたびに費用がかかります。一方、「勤怠グリッパー」は36協定の管理など、社会保険労務士のノウハウが初期設定に活かされています。1~2年前のデータを抽出する際にもサーバーを移行せずにすむため、システム会社に依頼する必要がありません。コストパフォーマンスは高いですよ。

また、前日の残業時間がすぐにわかるので、残業時間が多かった社員に対して「今日は何時まで仕事をする予定ですか?」と声がけをしています。残業が1週間続くような社員がいた場合は、所属チームのマネージャーに連絡。チーム内で話しあって業務を分担し、特定の社員に仕事が集中しないように気をつけています。もともと当社には企画やデザインなどクリエイティブ職が多く、業務を時間で区切ることが難しいため、労働時間を意識しにくかったんです。しかし、タイムカードと違って、システムは各社員の手元に定量的なデータが残ります。いまでは「限られた労働時間内に最大限のパフォーマンスを出そう」という姿勢がチームに浸透しましたね。

残業時間を毎週集計して労務課がマネージャーに報告

以前は当社独自のシステムを使用していましたが、サーバー上の問題でエラーが出てデータの整合性がとれず、労働時間を正確に管理できないことがありました。この課題を解決するため、2011年11月に導入。決め手は、システム上で残業の申請ができることでした。それまでは紙ベースで申請をしていたので、データ管理が不十分だったんです。導入後は36協定を遵守するため、人事労務課が全従業員の残業時間を週単位と月単位で抽出。週間残業時間が協定を超えそうな従業員については、所属部署のチーフマネージャーに連絡して、労働時間を調整してもらっています。

また、月間残業時間の多い従業員については、労務課がチーフマネージャーと本人を個別に面談。残業時間が多い理由をヒアリングしたうえで、改善策を話しあっています。面談時には労働環境をチェックするシートに記入してもらい、あとでチーフマネージャーにフィードバック。部下の状態がわかるので、互いの意識のギャップを解消する効果も生まれていますね。

 導入によって、マネージャーの意識も変わりましたよ。「部下の労働時間を把握したいので、管理者権限を付与してほしい」という要望が各部署から出たんです。この要望を受けて、現在カスタマイズを進めています。

佐藤 貴則(さとう たかのり)プロフィール

厚生労働省の資料によると、2011年度の未払い残業代の支払い平均額は1社あたり1,133万円。1社単独の最高支払額は26億8,844万円にのぼる。資金繰りに余裕のない中小・ベンチャー企業にとって残業代の未払いは非常に大きなリスクである。特定社会保険労務士であるエスティワークス代表の佐藤氏は「企業規模の大小にかかわらず、正確な勤怠管理が欠かせない」と断言する。経営者が留意すべきポイントについて、同氏に詳しく聞いた。

株式会社エスティワークス

設立2007年1月
資本金500万円
売上高7,000万円(2013年12月期見込み)
従業員数5名
事業内容就業規則・社内規定の整備、残業代・過剰労働時間対策、労働基準監督署監査対策、問題社員対策、解雇問題に対する適正対処の指導、労務監査
URLhttp://www.st-works.com/

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