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株式会社ラクス 取締役 クラウド事業本部長 井上 英輔

眠れるムダ「精算業務コスト」の 劇的削減に成功した企業が急増中

2年間で1.5倍増―。ネット調査によれば、経費精算業務のIT化を進める企業が急増していることがわかった。なぜ、同業務のIT化が急がれているのか。その理由や背景について、この調査を実施した、中小企業向けクラウド型経費精算システムのパイオニアである『楽楽精算』を提供するラクス取締役の井上氏に聞いた。

※下記は経営者通信34号(2015年1月号)から抜粋し、記事は取材時のものです。

紙や Excelでの経費精算には 膨大なマンパワーが必要

―なぜ、経費精算業務をIT化する企業が増えているのですか。

 経費精算業務の効率化が図れ、それにより、大幅なコスト削減と、生産性の向上が実現できるからです。  IT化投資より、紙やExcelを使って経費精算するほうが安上がりに感じるかもしれません。しかし、多くの経営者は見落としがちなのですが、そこには大変なムダが潜んでいます。従来のアナログな経費精算は、次のようなプロセスが欠かせません。まず営業担当などの社員は自分が使った交通機関の区間運賃を調べて、それを1件1件、所定の書式に記入し、上司に申請します。上司は申請内容を確認して経理に回し、経理担当は誤りがないか、定期区間が控除されているかなどをチェック。その後、勘定科目への仕訳、会計ソフトへの入力などを手作業で行います。  このように、アナログな経費精算方式は、定型的なデータ入力や確認など大量の人力が必要。しかし、ここにIT投資を行って経費精算システムを導入すれば、マンパワーを極小化できるので、業務の効率化や時間短縮化が図れます。そのため、経費精算業務のIT化投資を行う企業が急増しているのです。

コスト削減効果を 自ら確かめたシステム

―実際にどの程度、コスト削減できるのですか。

 当社の経験を紹介しましょう。当社でも以前は手作業で経費精算業務を行っていました。そのため、会社が成長していくなかで経費精算業務の作業量が増大。経理部門の人員増が検討課題に上っていました。  しかし、IT企業として培ってきた技術力を活用すれば効率化できるのではないか。そう考え、経費精算システムを自社開発して導入しました。すると、作業量が劇的に軽減し、人件費換算で年間200万円超のコストが削減できました。  この社内システムが、現在、当社が提供しているクラウド型経費精算システム『楽楽精算』の原型です。社員数が300名規模に成長した際のコスト削減効果は年間500万円超に達しました。導入企業からも同様の声が多く寄せられています。

―導入事例を教えてください。

 ある成長ベンチャーでは毎月4日間かかっていた経費精算業務を数時間に短縮できたそうです。 全国展開する小売企業では、店舗ごとに行っていた経費精算業務を本社で集中管理できるようになったため、大幅な業務効率化が図れるようになったそうです。また「月初に必ず発生していた経理残業がなくなった」という声も届いています。  さらに、コスト削減という“守り”だけではなく、生産性向上・組織活性化という“攻め”の効果も期待できます。

本業集中で組織が活性化 誤申請を防ぐ効用も大きい

―なぜ、経費精算システムを導入すると生産性の向上や組織活性化を促進できるのですか。

らです。たとえば、営業スタッフは申請作業の時間短縮で営業活動の時間をより確保でき、管理職は承認作業の負担軽減で、本来の職務である戦略立案に集中できます。  また、誤申請を防ぐ効用もあります。人間に依存するアナログ方式では、誤申請が起きる可能性をゼロにできません。システム化により、ミスを最小限にとどめることができます。

―コスト削減や生産性向上に悩む経営者へのメッセージを聞かせてください。

 経費精算のIT化は、社員を単純作業から解放し、会社の成長力向上につながります。『楽楽精算』は自社サーバが不要なクラウド型システム。便利な無料のお試しもあります。また、当社では請求業務を効率化するWEB帳票発行システム『楽楽明細』も提供しています。これからも中小・ベンチャー企業の成長に貢献するさまざまなクラウドサービスを開発していきたいですね。

井上 英輔(いのうえ ひでゆき)プロフィール

1972年、大阪府生まれ。1996年に大阪大学法学部を卒業し、日本電信電話株式会社(NTT)に入社。法人営業および企画業務を経験した後、2003年に株式会社ラクスへ入社。当時、主力事業ではなかったクラウド事業の収益性と成長性を確信し、投資の拡大を社内に働きかけて同社のメール共有管理システム「メールディーラー」を主力事業へと育てる。2005年に取締役、2011年にクラウド事業本部長に就任。同社が提供するクラウド事業全般を率いる。

株式会社ラクス 

設立 2000年11月
資本金 1億4,985万円
売上高 28億500万円(2014年3月期)
従業員数 300名 (2014年4月1日現在)
事業内容 クラウドサービスの開発と販売、IT技術者の派遣
URL http://www.rakus.co.jp/
お問い合わせ電話番号 03-6675-3631(受付時間 平日9:30~18:00)
お問い合わせメールアドレス rakurakuseisan@rakus.co.jp
お問い合わせURL http://www.rakurakuseisan.jp/

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