累計経営者300人に取材
経営者の経営力を上げるメディア
IT投資・コンサルティングの経営者インタビュー
[PR]

株式会社Donuts

部分的な管理業務のシステム導入で フェーズにあわせた効率化は図れる

 クラウドサービスを利用している企業の率は、年々上昇している(上図参照)。これは近年、ノマドワークや在宅勤務といった多様な勤務形態の増加や労働管理に対する意識の高まり、セキュリティ面の強化といったバックオフィス環境の変化が要因になっていると考えられる。

 とくに、資本金が10億円以上の企業の7割以上が利用しているのが現状である(総務省調べ)。大手企業であれば、数億円規模の資金を使い、すべてのバックオフィスを一気にシステム化することも可能だ。

 一方、十分なリソースをもたない中小・ベンチャー企業は大手ほどシステム化が進んでいるとはいえない状況だ。予算もさることながら「もう少し売上や従業員が増えたら…」と考え、いつまでも導入にいたらないケースは多いのではないだろうか。そこで選択肢として考えられるのが、「部分的にシステムを導入していく」という発想である。

 バックオフィスのシステム化を行う際、いきなりすべてをシステム化する必要はない。会社の規模にあわせて、徐々に領域を拡大していくのも重要な経営戦略だ。これは「リスクを負わずにシステム化ができる」という点では、大手企業にもメリットがあるといえる。

 そこで以下に、部分的にバックオフィスのシステム導入を行った事例を紹介しよう。

※下記は経営者通信43号(2017年3月号)から抜粋し、記事は取材時のものです。

どのようなタイミングで企業は管理業務のシステム化を図っていくのか。ここでは、勤怠管理からシステムの導入を進めていったイマクリエの事例を紹介しよう。「新しい働き方を広めていくためにシステム導入は必須だった」という同社代表の鈴木氏に、詳細を聞いた。

「テレワーク」というワークスタイルを啓蒙していく

―勤怠管理のシステム化を図った理由を教えてください。

 時流にあわせた働き方を推進していくためです。

 当社では「新しい働き方で日本にアジアにイノベーションを起こす」というビジョンのもと、2014年から「テレワーク型コンタクトセンター」の運営を開始しました。これは、家にいながらテレワークをするスタイルで、コールセンターに毎日出勤する必要がありません。そうすることで、「地方にいながら」「子育てをしながら」など、それぞれのライフスタイルにあわせた働き方を実現しようという取り組みです。これが登録者に好評で、2016年の登録者数は約1000人。2017年は1万人を見込んでいます。

 テレワークで課題になるのは、勤怠管理。つまり何時から何時まで働いたかを把握することです。以前はメールやチャットで自己申告をしてもらってExcelでまとめていま したが、報告忘れがあったり集計が大変など、いろいろ問題がありました。そこでDonuts社が提供している『ジョブカンシリーズ』の勤怠管理を導入したのです。

―決め手はなんだったのですか。

 いちばんの決め手は、GPS打刻ができること。スマホで簡単に打刻ができるうえに、打刻した場所も把握できるため、離れていても管理がしやすくなりました。

 また、画面が見やすく操作しやすいため、ITリテラシーが高くない人でも簡単に利用できます。さらに、サポート体制も優れており、電話すればすぐに対応してくれるところも評価しました。

 じつは、ひとつ前に別のシステムを導入していたのですが、問い合わせするのに社労士を経由しなければならず、時間がかかっていました。なにより、使いづらいため現場で活用されていなかったのが問題でした。いまではスタッフの工数も減り、満足しています。

ワンストップで管理できるシステムに期待

―今後の活用方針を教えてください。

 現在は、『ジョブカンシリーズ』の勤怠管理だけでなく、採用管理も導入しています。いずれはこうした業務全体をワンストップで管理できればありがたいですね。たとえば 人事ひとつとっても採用、教育、評価など多岐にわたるので、それがすべてジョブカン内で連動すれば業務もかなりラクになりますから。

 当社は、テレワークを通じて新しい働き方をどれだけ広げられるかが使命だと考えています。その根幹となる管理のシステム化を、これからも推し進めていきたいですね。

前ページでは、イマクリエの事例を紹介した。それをサポートしたのが、『ジョブカンシリーズ』を提供しているDonutsだ。同社の勤怠管理システムは大手企業から中小、ベンチャーを含めて約1万5000社に導入されており、サポート領域も勤怠管理にとどまらず、拡大している。『ジョブカンシリーズ』を手がけるキーパーソン4名に、開発のきっかけやシステムの特徴、ビジョンなどを聞いた。

Excel管理では非効率自社用にシステムを開発

―『ジョブカンシリーズ』を開発した経緯を教えてください。

石山:もともとは、自社のアルバイトの勤怠管理をするために開発を始めたサービスです。創業してから3年くらいは勤怠管理をExcelで行っていましたが、従業員増加にともない管理が煩雑になってきたため、システムで勤怠管理をすることを決めました。本来はそこで他社の勤怠管理システムの導入を検討すると思いますが、我々は開発を得意とする人材が集まったITベンチャーなので「自分たちでやれるところは自分たちで開発して効率化しよう」という話になり、勤怠管理システムの開発をすることになりました。

 完成したシステムを試してみた結果、「とても使いやすい」と社内で評価を得られました。そして、周りの会社にも同じニーズがあるのを知り、「社外にも通用するのでは」と考え、汎用化したシステムをリリースしたのです。

―開発にあたってのコンセプトはなんだったのですか。

倉知:「見やすい」「使いやすい」「高機能」です。当時、販売されていた勤怠管理システムは、それぞれ便利な機能を搭載しつつも、ユーザー目線だと使いづらかったり、画面が見づらい、という課題もあると感じました。

 ITベンチャーの当社なら、Webサービス、ITサービスという観点で、ユーザーにとって本当に使いやすいものを開発できると考えたのです。そこで、「操作性」「視認性」にこだわりつつ、顧客へのヒアリングを繰り返して機能も徐々に増やしていきました。

 それが評価され、勤怠管理の導入が約1万5000社にまで増えたのだと自負しています。

 この開発プロセスは、シリーズ全体に共通する特徴だといえるでしょう。

―『ジョブカンシリーズ』ならではの強みはなんでしょう。

石山:現在は勤怠管理のほか、申請・承認・経理業務を管理する「ワークフロー」と「経費精算」、そして「採用管理」をシステム化しているのですが、一つひとつが高機能かつ使いやすいつくりになっています。たとえばグループウェアは、ひとつのシステムですべてを機能的に動かせるのが強みですが、細部まで企業の状況にフィットしない側面もあります。『ジョブカンシリーズ』は、領域ごとに深掘りした開発ができるので、より細分化された顧客ニーズに応えられるのです。

 また、それぞれが独立して導入できるぶん、「まずは勤怠管理から導入しよう」と小さく始めることが可能です。そこから徐々に領域を拡大できるため、コスト削減はもちろん、会社のフェーズにあった効率化が図れます。

―ほかに強みはありますか。

柿沼:サポート窓口をすべて内製化している点です。領域ごとに専門部隊が対応するので、より的確なサポートを実現しています。また、サポートと開発、営業の距離が近く、営業やサポートのヒアリング結果をすぐ開発に活かすなど、スピーディな対応が可能です。

久野:メールや電話だけでなく、チャットでもサポートしています。お客さまのなかには、電話が苦手な方もいるでしょう。とはいえ、メールだと対応が遅くなる場合もありえます。そのような場合に、チャットで即応対するのです。メール以外のサポートは有料のケースが多いなか、『ジョブカンシリーズ』のサポートはすべて無料です。

 また、導入のハードルを下げるのにも注力しています。他社の場合、申込書をFAXしたり、導入規約申込書を記入するなどの手間がかかることがあります。当社の場合は、メールアドレスとパスワードさえ入力すれば、すぐに導入してお試しができるのです。

説明会に参加した企業の有料契約率はほぼ100%

―どんな企業に適しているでしょう。

石山:顧客は数名の企業から数万名まで幅広く、すべての企業が対象です。大手、中堅、中小はもちろん、スタートアップからの問い合わせも非常に多いため「ウチはまだ早い」という企業にもぜひ試してもらいたいと思います。

倉知:バックオフィスの効率化というのは、いずれぶつかる経営課題です。規模が大きくなると、やはり相対的に導入の手間がかかります。小規模の段階から効率化を図ったほうが、経営的にもメリットは大きいでしょう。

―今後のビジョンを教えてください。

石山:「『ジョブカンシリーズ』があれば、バックオフィス全体の効率化が図れる」と言われるくらいにサービスを拡充していくのが中期的な目標です。具体的にはまず、今春をメドに労務管理システムを新しくリリースする予定です。

 どのサービスも実際に使ってもらえれば、その利便性を感じてもらえるはずです。たとえば勤怠管理の説明会を開催した際、参加企業の有料契約率がほぼ100%という数字がそれを物語っています。初回は無料期間があるので、ぜひ試してもらいたいですね。

柿沼:システムは顧客へのヒアリングを重ね、日々バージョンアップを繰り返していますが、それによる追加料金などは発生しません。そのため、つねに時代にあった長く使えるサービスを提供し続けていくことができます。

 経営のムダや非効率を限りなくゼロにし、顧客が本業に集中できるサポートを行っていきたいですね。

株式会社イマクリエ

設立 2007年7月
資本金 1,000万円
従業員数 10名(うちテレワーク社員5名※在宅勤務登録者約1,000名)
事業内容 コールセンター事業、アウトソーシング事業、システム開発事業
URL http://www.imacrea.co.jp/

株式会社Donuts 

設立 2007年2月
資本金 7,777万円
売上高 82億円(2016年3月期)
従業員数 200名(正社員・契約社員、2016年11月末時点)
事業内容 法人向けクラウドサービス事業、Webサービス事業、ゲーム事業
URL https://www.donuts.ne.jp/
お問い合わせ電話番号 『ジョブカンシリーズ』に関するお問い合わせはコチラ 03-6300-0160(受付時間 平日10:00~12:00、13:00~17:00)
お問い合わせメールアドレス support@jobcan.jp

株式会社イマクリエ

設立 2007年7月
資本金 1,000万円
従業員数 10名(うちテレワーク社員5名※在宅勤務登録者約1,000名)
事業内容 コールセンター事業、アウトソーシング事業、システム開発事業
URL http://www.imacrea.co.jp/

※このサイトは取材先の企業から提供されているコンテンツを忠実に掲載しております。ユーザーは提供情報の真実性、合法性、安全性、適切性、有用性について弊社(イシン株式会社)は何ら保証しないことをご了承ください。自己の責任において就職、転職、投資、業務提携、受発注などを行ってください。くれぐれも慎重にご判断ください。

月間人気記事ランキング集計期間:6/24~7/23

  • 海外で活躍する経営者のインタビューサイト Japan Business Headline
  • 海外で活躍する日本企業を増やす総合情報サイト ヤッパン号
  • ベンチャー支援のプロフェッショナル
  • 注目の西日本ベンチャー100
  • INOUZTimes
  • THAI GOOD COMPANY 100

経営者通信メールマガジン

経営者通信注目の企業や、ビジネスニュースなど経営者のための情報をお知らせします。

ご登録はこちら

経営者通信

経営者通信
経営者に贈る、経営者の"経営力"を上げる情報誌

全国の経営者向けに発刊している情報誌です。

経営者通信への掲載・取材希望の方

経営者に直接アプローチできる雑誌、経営者通信に貴社の取材記事を掲載してみませんか?

pagetop