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イージーソフト株式会社 代表取締役 山本 覇利努

企業成長の加速を可能にする経費精算システムの条件

❝カイゼン❞を世界共通語にしたトヨタ生産方式。その基本要素は、コスト増を招き企業成長をはばむ「ムダ」の徹底排除だ。しかし、IT技術の進展を背景に多くの企業で業務改善が進む一方、いまだに払拭されないムダも存在する。その代表例は経費精算業務だ。そこで国内初の経費精算システム『eKeihi』を開発、この分野のパイオニアであるイージーソフト代表の山本氏に、企業成長の加速につながる経費精算システムの見きわめ方などを指南してもらった。

※下記は経営者通信35号(2015年2月号)から抜粋し、記事は取材時のものです。

自社に適したシステムを選ぶ

―経費精算システムの導入メリットを教えてください。

 非効率でムダが多い手作業を抜本的に改善できるため、さまざまなプラス効果があります。システムを導入せず手作業で経費精算業務を行っている場合、時間がかかるうえ、抜け漏れ・誤記入などのヒューマンエラーが起きがちで、大量の紙も消費します。

 また、面倒な申請書の作成は日中ではなく時間外にやるビジネスパーソンは珍しくありませんが、経費精算という収益を生まない業務をこなすための残業代も発生します

―そうしたマイナス面を解消できるのですね。

 そうです。手作業の大部分を省略できるためスピードが飛躍的に向上。業務負荷が軽減され、本業の時間を増やせます。電子承認により、ペーパーレスも簡単に実現します。

 さらに、経理システムとの連携による月次決算のすばやい算出で経営の機動力が高まるほか、不正改ざん防止・会計ソフト連携などにより高い透明性を確保。内部統制の強化にもなります。

―導入する際の注意点はありますか。

 経理実務の時流を取り入れ、自社に適したシステムを導入すべき。そうしないと、カスタマイズ料金がかかったり、十分にシステムを活かせないなどのリスクが大きいからです。

 チェックポイントは4点あります。まず「自社の経費精算ルールに対応できるか」。経費精算業務における属人的で非効率なやり方はシステム化で改善すべきですが、営業車のガソリン単価の設定など、その会社の経費処理の根幹にかかわる社内ルールは温存すべき。しかし、多くの経費精算システムはコストをかけてカスタマイズしなければ、標準機能にない独自ルールをシステム化できません。一方、設定変更の種類が豊富にあるシステムなら、そのリスクを低減できます。「交通系ICカードと連携しているか」という点も大切なチェックポイントです。

経理実務への造詣の深さ

―その理由を聞かせてください。

 オプションの場合が多いのですが、交通系ICカードの読み込み機能を導入すれば経費精算業務のさらなる時間圧縮が可能だからです。しかし、首都圏やその近郊しかカバーされていないケースが多く、その場合、対応エリア外の交通経費を精算するための手作業が残ってしまいます。しかし、少数ですが全国対応のシステムもあります。地方出張や日帰り出張が頻繁にある会社では全国対応で交通系ICカードと連携しているシステムの導入がおススメです。

 さらに「電子帳簿保存に対応しているか」という点の確認は今後、欠かせなくなるでしょう。

―電子帳簿保存とは、どういうことなのですか。

 3万円未満の領収書、並びに請求書はスキャナーで読み取って電子保存すれば元本を破棄できるという法制度に基づいた経理実務のことで、年内にも3万円以上についても認められるよう規制緩和される運びです。しかし、要件が厳しく、既存の経費精算システムのほとんどはこれに対応できていません。高い技術力で法規制の壁を乗り越え、対応を実現しているのはごく一部です。

 最後に「開発・提供会社は経理実務に通じているか」を確認してください。簿記検定などの資格取得者がいれば、導入企業の実務担当者と円滑にコミュニケーションが図れるほか、実務上のきめ細かいアドバイスも提供できます。

―業務改善に悩む経営者にアドバイスをお願いします。

 経費精算システムのメリットを最大化するには、経理実務に造詣があり、完成度の高さを追求している開発・提供会社から導入するのが近道でしょう。ちなみに当社は国内初の経費精算システム『eKeihi』を開発したパイオニアで、導入企業は1200社超、ユーザー数は34万を突破しました。設定項目が1000以上あるほか、全国対応で交通系ICカードとの連携を実現。電子帳簿保存を可能にした唯一のシステムである点などが支持されています。

 今後も『eKeihi』の完成度を上げ、多くの経営者を悩ませている業務改善に貢献したいですね。

山本 覇利努(やまもと はりど)プロフィール

1969年、パキスタン生まれ。1989年に来日。1998年にイージーソフト株式会社を創業し、国内初のWebベース経費精算システム『eKeihi』を開発。大企業を中心に導入が進み、導入企業数1,200社超、ユーザー数34万超のヒット商品に育てた。

イージーソフト株式会社

設立2000年7月
資本金1億円
事業内容経費精算システム『eKeihi』の開発販売事業
URLhttp://www.ezsoft.co.jp/
お問い合わせ電話番号042-750-2704(受付時間 平日 9:00~12:00、13:00~17:00)
お問い合わせURLhttp://www.ezsoft.co.jp/ekeihi/

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