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イージーソフト株式会社 代表取締役 山本 覇利努

企業成長の加速を可能にする経費精算システムの条件

〝カイゼン〟を世界共通語にしたトヨタ生産方式。その基本要素は、コスト増を招き企業成長をはばむ「ムダ」の徹底排除だ。しかし、IT技術の進展を背景に多くの企業で業務改善が進む一方、いまだに払拭されないムダも存在する。その代表例は経費精算業務だ。そこで国内初の経費精算システム『eKeihi』を開発、この分野のパイオニアであるイージーソフト代表の山本氏に、企業成長の加速につながる経費精算システムの見きわめ方などを指南してもらった。

※下記は経営者通信35号(2015年2月号)から抜粋し、記事は取材時のものです。

自社に適したシステムを選ぶ

―経費精算システムの導入メリットを教えてください。

 非効率でムダが多い手作業を抜本的に改善できるため、さまざまなプラス効果があります。システムを導入せず手作業で経費精算業務を行っている場合、時間がかかるうえ、抜け漏れ・誤記入などのヒューマンエラーが起きがちで、大量の紙も消費します。  また、面倒な申請書の作成は日中ではなく時間外にやるビジネスパーソンは珍しくありませんが、経費精算という収益を生まない業務をこなすための残業代も発生します

―そうしたマイナス面を解消できるのですね。

 そうです。手作業の大部分を省略できるためスピードが飛躍的に向上。業務負荷が軽減され、本業の時間を増やせます。電子承認により、ペーパーレスも簡単に実現します。  さらに、経理システムとの連携による月次決算のすばやい算出で経営の機動力が高まるほか、不正改ざん防止・会計ソフト連携などにより高い透明性を確保。内部統制の強化にもなります。

―導入する際の注意点はありますか。

 経理実務の時流を取り入れ、自社に適したシステムを導入すべき。そうしないと、カスタマイズ料金がかかったり、十分にシステムを活かせないなどのリスクが大きいからです。  チェックポイントは4点あります。まず「自社の経費精算ルールに対応できるか」。経費精算業務における属人的で非効率なやり方はシステム化で改善すべきですが、営業車のガソリン単価の設定など、その会社の経費処理の根幹にかかわる社内ルールは温存すべき。しかし、多くの経費精算システムはコストをかけてカスタマイズしなければ、標準機能にない独自ルールをシステム化できません。一方、設定変更の種類が豊富にあるシステムなら、そのリスクを低減できます。「交通系ICカードと連携しているか」という点も大切なチェックポイントです。

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